Передача полномочий директора и главбуха на время их отпуска | Журнал «Главная книга» | № 10 за 2017 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 12 мая 2017 г.

Содержание журнала № 10 за 2017 г.
ОТПУСК
М.Г. Суховская,
старший юрист
Все нуждаются в отдыхе, и руководитель с главным бухгалтером не исключение. Очевидно, что в их отсутствие работа компании не должна останавливаться. Конечно, когда у начальства есть официальные заместители, то все просто. А если их нет? Тогда надо грамотно оформить передачу полномочий. И совмещение должностей — самый оптимальный вариант для этого.

Передача полномочий директора и главбуха на время их отпуска

Заместители, ваш выход!

Если у вас в штатном расписании есть должности заместителя руководителя и заместителя главного бухгалтера, то это сильно упрощает дело. Ведь, как правило, временное исполнение обязанностей начальства (на время болезни, командировок, отпуска и т. д.) изначально прописано в трудовых договорах с заместителями либо в их должностных инструкциях. В этом случае полномочия руководителя или главбуха переходят к их замам автоматически, ничего дополнительно делать не нужно.

Приказ о возложении на заместителя обязанностей отсутствующего начальника потребуется, только если у него несколько замов по разным вопросам (например, зам по кадрам, зам по договорной работе, зам по финансам и т. п.), а замещать будет только один из них.

По мнению Минздравсоцразвития, когда заместитель подменяет своего руководителя в рамках трудового договора, доплата за эту работу ему не полагаетсяПисьмо Минздравсоцразвития от 12.03.2012 № 22-2-897. Но это вовсе не означает, что ее нельзя установить, — все на усмотрение работодателя. С налоговой точки зрения удобнее всего оформить такую доплату в виде премии.

Оформляем совмещение должностей

Внимание

Сведения о совмещении не нужно вносить ни в трудовую книжку замещающего работника, ни в его личную карточку, ни в табель учета рабочего времени.

Если же у вас в штате нет заместителей либо эти должности вакантны, то обязанности руководителя или главного бухгалтера во время их отпуска может исполнять другой работник. Тогда самый оптимальный вариант — оформить совмещение (его еще иногда называют замещением). Ведь в этом случае замещающий сотрудник, согласившийся на дополнительную работу, будет выполнять ее в течение рабочего дня наряду со своими основными обязанностями. И за это ему положена доплатаст. 60.2 ТК РФ.

Вот три шага к грамотному оформлению совмещения.

Шаг 1. Заключаем дополнительное соглашение к трудовому договорустатьи 60.2, 151 ТК РФ. Приведем его примерный образец. Полужирным шрифтом выделены моменты, которые обязательно надо прописать в соглашении.

Дополнительное соглашение к трудовому договору
№ 14-ТД от 03.02.2014

г. Москва

5 июня 2017 г.

Общество с ограниченной ответственностью «Соната», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Б.В. Фомина, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Н.П. Красина, занимающая должность старшего бухгалтера, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем.

1. На время нахождения главного бухгалтера Р.М. Туржановой в ежегодном оплачиваемом отпуске Работнику в период с 9 по 27 июня включительноЗамещающий работник вправе до истечения срока совмещения отказаться от выполнения дополнительной работы. Работодатель также может досрочно отменить совмещение. Каждая из сторон — и работник, и работодатель — обязана письменно предупредить об этом другую сторону не позднее чем за 3 рабочих дняст. 60.2 ТК РФ наряду с работой, определенной трудовым договором, поручается исполнение всех обязанностей Р.М. Туржановой согласно ее должностной инструкции, с которой Работник ознакомлен до подписания настоящего соглашения.

2. На период с 9 по 27 июня включительно Работнику передается право подписи финансовых документов.

3. Работнику устанавливается доплата за совмещение в размере 50% оклада по должности главного бухгалтера.В Трудовом кодексе нет каких-либо предельных размеров доплаты за совмещение. Она устанавливается с учетом объема поручаемой дополнительной работыст. 151 ТК РФ:
или в твердой сумме;
или в процентах от полного оклада (тарифной ставки) по основной или замещаемой должности.

Подписи Сторон

Работодатель:   Работник:
 
Б.В. Фомин
 
 
Н.П. Красина

Шаг 2. Издаем приказ о совмещении и знакомим с ним работника под роспись. В приказе должны быть отражены все те обязательные моменты, что и в допсоглашении.

Шаг 3. Рассчитываем размер доплаты за совмещение.

Допустим, период совмещения — с 9 по 27 июня 2017 г., размер доплаты — 50% от зарплаты главного бухгалтера, чей оклад составляет 70 000 руб.

1. Определяем размер доплаты за месяц: 70 000 руб. х 50% = 35 000 руб.

2. Рассчитываем размер доплаты за июнь, в котором 21 рабочий день. На период с 9 по 27 июня приходится 12 рабочих дней. Таким образом, размер доплаты за совмещение работы главбуха и старшего бухгалтера составит 20 000 руб. (35 000 руб. / 21 д. х 12 дн.).

Учтите, что доплата за совмещение — это часть зарплаты. Поэтому суммы доплат учитываются в расходах на оплату трудап. 3 ч. 1 ст. 255 НК РФ; ст. 151 ТК РФ, облагаются НДФЛ и страховыми взносамист. 210, п. 1 ст. 420 НК РФ, в том числе взносами «на травматизм»ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

Неудачные варианты «отпускной» передачи полномочий

Есть и другие способы оформить передачу «начальственных» полномочий, но у них есть определенные недостатки.

Внутреннее совместительство. Неудобно тем, что предполагает занятость сотрудника лишь в свободное от его основной работы время — по общему правилу не более 4 часов в деньстатьи 60.1, 284 ТК РФ. То есть, например, коммерческий директор в течение рабочего дня (8 часов) должен выполнять свои основные должностные обязанности, а после его окончания (к примеру, с 18.00 до 22.00 часов) — работать за руководителя. Кроме того, при совместительстве надо обязательно заключать отдельный трудовой договорст. 282 ТК РФ.

Временный перевод. В этом случае замещающий сотрудник на основании допсоглашения к трудовому договору и приказа должен быть полностью освобожден от своей основной работы и в течение рабочего дня выполнять только обязанности отсутствующего работника. При этом он получает оклад по выполняемой работест. 72.2 ТК РФ. Таким образом, участок работы замещающего сотрудника будет «оголен» и придется искать другого человека, который бы выполнял работу этого сотрудника.

Внимание

Работник, совмещающий свои обязанности и обязанности руководителя или главного бухгалтера, при подписании за них документов не имеет права просто ставить свою подпись напротив ф. и. о. руководства.

Обычно делают так. Под реквизитом «Руководитель организации» или «Главный бухгалтер организации» такой работник дополнительно пишет «За руководителя (или главного бухгалтера) организации» и указывает свои фамилию, инициалы и должность.

О чем еще надо позаботиться

Если в период отпуска директора замещающему сотруднику придется представлять интересы фирмы в госорганах либо заключать договоры, то руководителю следует выдать ему доверенность, прописав в ней необходимый перечень полномочийп. 4 ст. 185.1 ГК РФ.

При представлении документов в банк на бумаге имеет смысл оформить на работников, замещающих начальство, временные банковские карточкип. 7.13 Инструкции ЦБ от 30.05.2014 № 153-И. Но в организациях, где стоит система наподобие «Клиент-Банк», «заместителям» обычно передают на время все необходимое для подписи электронных документов в системе (в частности, ключи электронной подписи руководителя и главного бухгалтера).

О последствиях передачи своей электронной подписи другим сотрудникам мы подробно писали:

2015, № 21, с. 18

В принципе, в Законе об электронной подписи нет прямого запрета на передачу и использование другим лицом ключа ЭП, принадлежащего руководителю или главному бухгалтеруп. 1 ст. 10 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Но надо понимать, что, когда вы доверяете свою электронную подпись другим людям, вы доверяете им управление всеми денежными средствами на расчетном счете компании. А это самостоятельные риски.

Совет

Обычно главный бухгалтер уходит в отпуск только после сдачи отчетности в ИФНС и внебюджетные фонды. Но в жизни бывает всякое. Если вы отчитываетесь через Интернет, инспекторы могут прислать требование о представлении пояснений или уточненной декларации. Поэтому на всякий случай имеет смысл выдать сотруднику, замещающему главного бухгалтера, полную инструкцию о том, как пользоваться программой, с помощью которой отсылаются отчеты в инспекцию, Пенсионный фонд и Фонд социального страхования через Интернет. Подробнее об этом написано на с. 86.

* * *

И в заключение еще один совет уходящему в отпуск руководству. Не поленитесь набросать памятку подменяющему вас сотруднику со сроками платежей по текущим договорам, запишите телефоны клиентов, партнеров и заказчиков, которые могут пригодиться. Тем самым вы сведете к минимуму количество поводов, по которым вас могут побеспокоить в отпуске.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Отпуска»:

2018 г.

2017 г.

2016 г.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.23%
октябрь 2018 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

18 781

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.5%

История

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

ОПРОС
Сколько обычно проходит времени от подачи вами заявления о зачете налоговой переплаты до принятия ИФНС решения?
Не более 10 рабочих дней
От 10 рабочих дней до месяца
От 1 до 2 месяцев
От 2 до 3 месяцев
Более 3 месяцев
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Зимний конгресс ТАКСКОМПодписка на ГК
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ