Новости Тренинги Типовые ситуации Калькуляторы Формы
Журнал Вебинары Календарь Консультации Форум Тесты
Добавить в «Нужное»
1 читатель оценили статью

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 23 июля 2018 г.

Содержание журнала № 15 за 2018 г.
ОСН УСН ЕСХН ЕНВД
И.В. Кравченко,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
Порой работодателю необходимо направить работника в однодневную командировку, например к контрагенту, находящемуся относительно недалеко. Как правильно оформить и оплатить такую поездку?

Однодневные командировки: оформление и оплата

Какая командировка однодневной не считается

Приведем пару распространенных ситуаций, когда командировка не признается однодневной.

Ситуация 1. Работник отбывает в командировку на поезде, отправляющемся в 23.55 текущего дня. Обратно он возвращается на самолете, прилетающем в 16.15 следующего дня.

В этой ситуации днем выезда в командировку будет считаться дата отправления поезда, а днем приезда — дата прилета в место постоянной работып. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Следовательно, командировка будет длиться 2 дня, а не 1.

Ситуация 2. Сотрудник, направленный в однодневную командировку, из-за непредвиденной задержки в выполнении задания остался ночевать в гостинице, согласовав это с руководителем. Вернулся обратно только на следующий день.

Однодневная командировка предполагает возвращение работника к месту постоянного жительства в тот же день. Этого не случилось, и однодневная командировка стала двухдневной.

То же самое может произойти, например, когда рейс был задержан или отменен, из-за чего вернуться обратно сотрудник смог только на следующий день или еще позднее.

Оформление командировки на 1 день

Однодневные командировки оформляются точно так же, как и многодневные. Причем неважно, куда направляется работник — за границу или в другой город на территории РФ. Поэтому действуйте так.

Шаг 1. Перед отъездом сотрудника оформите соответствующий приказ:

или по унифицированной форме № Т-9 (Т-9а);

или по форме, разработанной организацией и утвержденной ее руководителем.

В приказе, помимо обязательных реквизитов, укажите место, срок и цель командировки. Дополнительно можете прописать и другие важные моменты, предусмотренные вашим локальным актом о командировках. Например, если командировка оплачивается принимающей стороной — указать источник финансирования.

Справка

С 2015 г. не требуетсяподп. «б», «в» п. 2 Изменений, утв. Постановлением Правительства от 29.12.2014 № 1595; п. 3 Изменений, утв. Постановлением Правительства от 29.07.2015 № 771:

оформлять командировочное удостоверение;

составлять служебное задание;

вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки.

Шаг 2. Выдайте сотруднику аванс на командировочные расходып. 10 Положения о командировках. Аванс можно:

или выдать наличными из кассы организации;

или перечислить на банковскую карту работника, в том числе на зарплатнуюПисьмо Минфина № 02-03-10/37209, Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013.

Помните, выдача денег командированному работнику под отчет возможна только на основании заявления подотчетного лица или распорядительного документа организации (например, приказа о направлении в командировку)п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание ЦБ № 3210-У); Письмо ЦБ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642.

Однодневные командировки нередко бывают и зарубежными, если, конечно, перелет занимает мало времени

Однодневные командировки нередко бывают и зарубежными, если, конечно, перелет занимает мало времени

Шаг 3. День нахождения работника в командировке отметьте в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13) буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». При этом количество отработанных часов указывать не нужно.

Если командировка пришлась на выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставьте буквенный код «РВ» или цифровой код «03»Письмо Минтруда от 14.02.2013 № 14-2-291 (п. 2). Отметить количество часов, отработанных в такой день, нужно, только если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день.

Шаг 4. После возвращения сотрудника получите от него авансовый отчет (форма № АО-1). К нему должны быть приложены документы, подтверждающие расходование денег, выданных под отчет при направлении в однодневную командировкуп. 26 Положения о командировках.

Шаг 5. Завершите расчеты с сотрудником:

либо получите от него остаток неизрасходованных подотчетных денег, оформив приходный кассовый ордерп. 5 Указания ЦБ № 3210-У;

либо верните ему перерасход по расходному кассовому ордеру или на банковскую картуп. 6 Указания ЦБ № 3210-У.

Как оплатить однодневную командировку

Если день, в который работник направлен в однодневную командировку, является рабочим, то выплатить ему за этот день вы должны не зарплату, а средний заработокст. 167 ТК РФ; п. 9 Положения о командировках.

Если же командировка совпала с выходным или праздником, то средний заработок за этот день не сохраняется. Он оплачивается сотруднику как обычная работа в выходной (нерабочий праздничный) день, то естьст. 153 ТК РФ; Письма Минтруда от 13.10.2017 № 14-2/В-921, от 25.12.2013 № 14-2-337:

либо не менее чем в двойном размере;

либо в одинарном размере при условии предоставления сотруднику отгула.

При однодневной командировке затрат на проживание нет, так что работнику возмещаются толькост. 168 ТК РФ:

расходы на проезд, включая проезд на такси, личном либо служебном автомобиле;

иные расходы, связанные с командировкой. Главное — чтобы сотрудник получил разрешение работодателя на такие затраты (это может быть виза директора на заявлении работника), а порядок их возмещения был установлен локальным нормативным актомПисьмо Минтруда от 28.11.2013 № 14-2-242.

Внимание

Компенсация иных расходов работника не является выплатой взамен суточных. Это отдельная статья затрат.

Суточные при однодневных командировках по России не положенып. 11 Положения о командировках.

Если же работник командирован на 1 день за границу, то суточные выплачиваются в размере 50% от нормы суточных, установленной работодателем для загранкомандировокст. 168 ТК РФ; п. 20 Положения о командировках. При этом суточные учитываются в налоговых расходахподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и не облагаются:

НДФЛ и взносами на ВНиМ, ОПС и ОМС в размере, не превышающем 2500 руб.п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ; Письмо Минфина от 01.03.2013 № 03-04-07/6189;

взносами «на травматизм» в размере, не превышающем 50% от суммы суточных, установленных в организации для загранкомандировокп. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

Что такое иные командировочные расходы

Законодательно их перечень не установлен. А значит, компания вправе определить его самостоятельно, закрепив, например, в положении о служебных командировках. Вот примерный образец.

Положение о командировках

...

7. Компенсация иных расходов за период однодневной командировки

На основании ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации за период однодневной командировки работникам возмещаются документально подтвержденные расходы, связанные с командировкой и понесенные с разрешения работодателя, а именно:
— расходы на мобильную связь в размере, не превышающем 1000 руб. в сутки;
— расходы на парковку, если работник едет в командировку на личном транспорте;
— расходы на хранение багажа в камерах хранения на вокзалах или в аэропортах;

...

Если работник не может документально подтвердить иные расходы, размер компенсации составляет:
— 700 руб. в сутки по командировкам по России;
— 2500 руб. в сутки по загранкомандировкам.

Что же касается затрат на питание работника, направленного в однодневную командировку, то их нельзя отнести на расходы для целей налогообложения прибыли, причем даже если они подтверждены чеками и счетамиПисьмо Минфина от 09.10.2015 № 03-03-06/57885. Кроме того, такая выплата признается доходом сотрудника, с которого необходимо исчислить НДФЛ и начислить взносы.

Обратите внимание, иные расходы нужно подтверждать документально, например чеками ККТ, товарными чеками, квитанциями. Ведь от наличия оправдательных документов зависит порядок налогообложения компенсации таких расходов.

Налог/взносы Компенсация иных командировочных расходов
Подтверждающие документы есть Подтверждающих документов нет
НДФЛ Не облагаетсяп. 3 ст. 217 НК РФ; Письмо Минфина от 17.05.2018 № 03-15-06/33309 Облагается в полном объемеПисьмо Минфина от 17.05.2018 № 03-15-06/33309
Страховые взносы Не облагаетсяподп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ; Письма Минфина от 17.05.2018 № 03-15-06/33309, от 02.10.2017 № 03-15-06/63950 Облагается в полном объемеПисьма Минфина от 17.05.2018 № 03-15-06/33309, от 02.10.2017 № 03-15-06/63950Судьи высказываются так: выплаты работнику являются компенсационными и направлены на возмещение иных дополнительных расходов, связанных с исполнением трудовых функций. А потому такие выплаты не входят в систему оплаты труда и не облагаются взносами, причем независимо от наличия оправдательных документовПостановления АС ЗСО от 14.08.2017 № А27-21148/2016; АС ЦО от 11.04.2017 № Ф10-1111/2017; АС ПО от 30.01.2017 № Ф06-17074/2016; АС ВВО от 02.03.2016 № Ф01-206/2016; АС УО от 08.12.2016 № Ф09-10700/16
Налог на прибыль Учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализациейподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 16.07.2015 № 03-03-07/40892 Не учитываетсяп. 1 ст. 252 НК РФ
Налог при УСН («доходы минус расходы») Не учитываетсяп. 1 ст. 346.16 НК РФ. В закрытом списке расходов упрощенцев нет компенсаций затрат работников, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей

* * *

Если в день нахождения в однодневной командировке сотрудник успел потрудиться еще и по месту постоянной работы, то за отработанные в такой день часы работнику нужно выплатитьстатьи 129, 167 ТК РФ:

зарплату;

средний заработок за день командировки.

И само собой, компенсировать расходы на проезд и иные вышеупомянутые расходы.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку
Комментарии (0)

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

ПОЛЕЗНОЕ
АКТУАЛЬНОЕ

КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Вебинар 27 марта НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ
Нужное
Содержание