Новости Тренинги Типовые ситуации Калькуляторы Формы
Журнал Вебинары Календарь Консультации Форум Тесты
Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 24 сентября 2018 г.

Содержание журнала № 19 за 2018 г.
ОСН УСН ЕСХН ЕНВД
М.А. Кокурина,
старший юрист
Росстандарт рекомендовал с 1 июля 2018 г. по-новому оформлять некоторые реквизиты организационно-распорядительных документов. Кидаться исправлять документы, оформленные по-старому, не нужно. Но в дальнейшем лучше использовать новшества. Это поможет упростить общение и с госорганами, и с контрагентами, и с работниками.

Новшества «оформительского» ГОСТа

Полный текст комментируемого ГОСТа вы найдете:

раздел «Законодательство» системы КонсультантПлюс

Всегда ли нужен ГОСТ

Положения стандарта — это рекомендуемые правила, при соблюдении которых документы выглядят одинаково понятно, легко читаются и правильно учитываются в компании.

Например, подходящим шрифтом по ГОСТу считается свободно распространяемый бесплатный шрифт (Times New Roman, Arial, Verdana) размерами № 12, 13, 14. Кстати, более мелкий шрифт можно использовать при составлении таблицп. 3.3 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (далее — ГОСТ). Если печатать документы каким-то редким шрифтом, у контрагентов при открытии в электронном виде документ может не отобразиться.

А вот если договор будет напечатан слишком мелким шрифтом, это может привести к спору с потребителями или Роспотребнадзором. Суды могут посчитать, что клиент не имеет возможности полноценно ознакомиться с документом и понять его содержаниеПостановление АС ВСО от 05.12.2017 № Ф02-6327/2017. Не исключено, что придется не только перепечатать текст договора по требованию Роспотребнадзора, но и разрешать спор по существу с потребителем.

О порядке заверения копий по новому ГОСТу читайте:

2018, № 12

Вместе с тем не все правила ГОСТа нужно безоговорочно применять. К примеру, стандарт допускает распечатку документа на обеих сторонах листап. 3.2 ГОСТа. Но в налоговой инспекции настаивают на том, что многостраничный документ нужно печатать на разных листах: две страницы на одном листе неудобно сканировать. Поэтому в этой части лучше рекомендациями ГОСТа не пользоваться, а следовать указаниям налоговиковПисьмо ФНС от 09.03.2017 № ГД-3-14/1605@.

Какие из рекомендаций ГОСТа вы будете применять к каким документам, закрепите в ЛНА. Например, в инструкции по делопроизводству. Если у вас уже есть подобный документ, оформите к нему изменения приказом. С таким приказом и текстом изменений ознакомьте всех работников, занятых в делопроизводстве, чтобы они знали обо всех новшествах и вы могли требовать от них составления документов по новым правилам.

Оформляем информационно-справочные документы

Это могут быть:

внутренние документы компании (служебные записки руководству, уведомления работников об изменениях условий труда);

«внешние» документы, подготовленные для контрагентов, госорганов или граждан (письма в госорганы, уведомления контрагентов, справки работникам по месту требования).

Учитывайте следующие особенности «уведомительных» и справочных документов.

Логотип» Общество с ограниченной ответственностью «Дивный сад»
(ООО «Дивный сад»)
г. Солнечногорск, ул. Баранова, д. 23
Филиал Тверской № 1
тел. 8 (482) 247-32-21, divsadtv@company.ru
ОКПО 93675238, ОГРН 1045008861446, ИНН/КПП 5044045840/504401001Изображение товарного знака (знака обслуживания) может располагаться и в другом месте — по центру верхнего поля бланка документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листапп. 5.2, 5.3 ГОСТа.
Справочные данные об организации — это почтовый адрес организации, адрес ее места нахождения (если он не совпадает с почтовым адресом), номер телефона, факса, адрес электронной почты, адрес сайта организации в сети Интернет, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП. Они нужны на бланках документов, отправляемых контрагентам, в госорганы или работникамп. 5.8 ГОСТа. На внутренних документах организации, например на служебной записке руководителю, справочные данные можно не указывать

Отдел продажПомимо подразделения или отдела, здесь может быть указано должностное лицо, подготовившее документ: «Отдел кадров, руководитель отдела кадров». Предположим, если этот работник от своего имени составляет докладную записку. Должность указывается так, как она прописана в распорядительном документе о назначении на должностьпп. 5.6, 5.7 ГОСТа

Контроль»На документе может стоять отметка о контроле, если, допустим, вы не пользуетесь опцией установки контроля за документом в бухгалтерской программе. Отметку о контроле предлагается оформлять при помощи штампа со словом «Контроль». Штамп с одной буквой «К» больше не применяетсяп. 5.29 ГОСТа

3 сентября 2018 г.
исх. № 12-030918

ООО «Мирный»
Руководителю отдела закупок
Ракушкину В.С.Адресат оформляется одинаково для деловых писем, уведомлений госорганов и внутренних информационно-справочных документов, например служебных записокп. 5.15 ГОСТа:
если адресуете письмо в какую-либо организацию, то ее полное или сокращенное наименование указываете в именительном падеже;
если адресуете письмо в конкретное структурное подразделение, его название пишется ниже названия организации в именительном падеже;
если адресуете документ руководителю (заместителю руководителя) организации, наименование его должности, включая наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица укажите в дательном падеже. При указании ф. и. о. адресата пишите сначала фамилию, а потом инициалы

УВЕДОМЛЕНИЕ

Настоящим уведомляем вас о том, что в связи с отсутствием оплаты по договору от 12.04.2018 № М18-04-12 мы прекращаем отгрузку товара.

Возобновление отгрузки возможно при внесении полной оплаты за уже поставленный в июле 2018 г. товар и предоплаты в размере 30% за предстоящую в сентябре поставку.

Приложение:В таком виде оформляется отметка о приложении, если о нем не упомянуто в документе. Если приложение названо в тексте документа, под текстом от границы левого поля достаточно написать: «Приложение: на 3 л. в 2 экз.»п. 5.19 ГОСТа.
Если к документу прилагается компьютерный носитель (к примеру, компакт-диск, usb-флеш-накопитель), то по ГОСТу достаточно:
в документе указать только, к примеру: «CD в 1 экз.»;
на конверте, в который вложен носитель, перечислить наименования документов, записанных на носитель, и имена файлов.
Но в ваших интересах наиболее полно указывать все приложения, записывать их наименования и количество листов, в том числе и содержание компьютерных носителей, в тексте самого документа. Например, ваше письмо с отметкой контрагента о получении перечисленных в приложении документов поможет в споре подтвердить, какие именно экземпляры вами были направлены. Недобросовестный контрагент, отказывающийся платить, не сможет доказать, что не получал от вас нужные бумагиПостановление АС МО от 30.05.2017 № Ф05-4594/2017

Копия акта приемки-передачи товара № 15-5 от 05.07.2018 по договору от 12.04.2018 № М18-04-12 на 2 л. в 1 экз.

Генеральный директор
 
А.П. Мальцев

Исполнитель:
Отдел продаж, менеджер по продажам
Петров Владимир Афанасьевич,
+7 (482) 212-34-32,
afan_divsadtv@company.ru

Штамп «В дело»

Оформляем распорядительные документы

Сюда относятся приказы или распоряжения. Это всегда внутренние документы компании.

Если вы не пользуетесь, в частности, унифицированными формами кадровых документов, то проследите, чтобы в ваших формах учитывались такие новшества ГОСТа.

Общество с ограниченной ответственностью «Дивный сад»
(ООО «Дивный сад»)
Филиал Тверской № 1

Отдел кадров

ПРИКАЗ № 4-к

г. Тверь

3 сентября 2018 г.Словесно-цифровым способом дату можно записывать без «0» перед однозначным числом. А вот дату арабскими цифрами, разделенными точкой, записывайте так: 03.09.2018п. 5.10 ГОСТа

Об утверждении штатного расписания

В связи с введением новой должности «Инженер по охране труда» и изменением количества штатных единиц по должности «Менеджер отдела закупок»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить штатное расписание в новой редакции (приложение)Если есть приложение, являющееся частью документа, укажите это и в тексте документа, и под текстом документап. 5.19 ГОСТа и ввести ее в действие с 1 октября 2018 г.

Приложение: на 6 л. в 1 экз.Если есть приложение, являющееся частью документа, укажите это и в тексте документа, и под текстом документап. 5.19 ГОСТа

Генеральный директор
 
А.П. Мальцев
При подписании документап. 5.22 ГОСТа:
пишется полное наименование должности подписывающего его человека без названия организации, если документ составлен на ее бланке. Если документ оформлен не на бланке компании, то пишется: «Генеральный директор ООО “Дивный сад”»;
в расшифровке подписи сначала ставятся инициалы, потом фамилия;
дата подписания не ставится

Исполнитель:
Отдел кадров, инспектор по кадрам
Павлова Ирина Владимировна,
+7 (482) 212-34-30,
pavl_divsadtv@company.ruРекомендуется указывать полностью имя и отчество исполнителяп. 5.25 ГОСТа. Так удобнее при необходимости сразу обратиться к нему по имени и отчеству. Наименование должности, структурного подразделения, адрес электронной почты исполнителя можно не указывать

Штамп «В дело»Отметка о направлении документа в дело сократилась: об исполнении документа теперь тоже можно не писатьп. 5.30 ГОСТа

Оформляем подпись в нестандартных ситуациях

Ситуация 1. Нужно расписаться за временно отсутствующего директора.

Если в подготовленный и согласованный проект документа уже внесена должность директора, который сейчас расписаться не может, то исправьте запись от руки или при помощи штампов такп. 5.22 ГОСТа:

Заместитель генерального директора в соответствии с должностной инструкцией от 14.08.2015Укажите, на основании какого документа человек вправе расписываться за директора. Например, такое право установлено в его должностной инструкции, трудовом договоре или в приказе о совмещении должностей на время отсутствия директора
 
Р.О. Мухин
Генеральный директор
 
А.П. Мальцев

Если документ не готовился заранее и утверждается в отсутствие руководителя, его сразу может подписывать человек, уполномоченный на это в компании.

Внимание

Нельзя ставить косую черту или надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо. Документ с такой чертой или надписью может быть оспорен, в частности из-за того, что он подписан не тем человеком, который в нем указан.

Ситуация 2. Нужно распечатать, например для хранения, документ, который в электронном виде был подписан электронной подписью.

На месте собственноручной подписи должна стоять такая отметкап. 5.23 ГОСТа:

Генеральный директор
Документ подписан электронной подписью
Сертификат _________
Владелец Мальцев Алексей Петрович
Действителен с 01.01.2017 по 01.01.2022
А.П. Мальцев

Внимание

Если в компании есть печать, то проставляйте ее в месте, обозначенном «М.П.», не захватывая собственноручной подписи человека, подписавшего документп. 5.24 ГОСТа.

Проставляем грифы

Гриф утверждения сохранился в прежнем виде. Только если документ утвержден коллегиальным органом, добавьте реквизиты утвердившего его протоколап. 5.16 ГОСТа:

УТВЕРЖДЕНО
Советом директоров
ООО «Дивный сад»
(протокол от 10.09.2018 № 1)

Если утвержден документ, который упомянут в распорядительном документе в качестве приложения, то гриф утверждения будет выглядеть такп. 5.19 ГОСТа:

Приложение
УТВЕРЖДЕНО
Приказом ООО «Дивный сад»
от 03.09.2018 № 4-к

Штатное расписание

ГОСТом введен гриф секретности для конфиденциальной информациип. 5.14 ГОСТа. Какие именно это будут надписи, компания вправе придумать самостоятельно и закрепить их в ЛНА. ГОСТом предложены, например: «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально».

Подробнее о защите конфиденциальной информации читайте:

2018, № 3

Напомним, что:

в отношении сведений, относящихся к коммерческой тайне, вы обязаны проставлять такой гриф по требованию Законап. 5 ч. 1 ст. 10 Закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ. В отношении персональных данных проставление отметок о секретности остается на ваше усмотрение, оно не обязательно;

наличие только грифа секретности не защитит вашу информацию. Необходимо, чтобы соблюдались все условия по защите конфиденциальных сведений. В частности, в компании должен быть утвержден перечень конфиденциальных сведений и сотрудники, работающие с ними, под роспись ознакомлены с таким перечнем;

наличие только грифа секретности на документах не позволит наказать работника за разглашение секретов.

* * *

Кстати, у документов, срок хранения которых свыше 10 лет, делайте левое поле не меньше 30 мм. В частности, это касается штатного расписания, должностных инструкций, актов приемки-передачи при смене руководителя компаниипп. 71, 77, 79 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Так будет удобнее вшивать их в дела длительного хранения и в дальнейшем просматривать при необходимости.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку
Комментарии (0)

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала по теме:
Документооборот / Первичные документы / ЭДО
Документооборот / Первичные документы / ЭДО

2024 г.

2023 г.

№ 24
Документальное подтверждение расходов: подводные камни оформления
№ 23
Как учесть расходы на получение УКЭП сотрудника
№ 22
Как хранить документы на бумаге и в электронном виде по новым правилам
№ 20
Что изменилось в правилах заполнения путевого листа
№ 17
В Закон об электронной подписи внесены изменения
№ 16
Про УКЭП и МЧД: 8 ответов на 8 вопросов наших читателейЧему уделить внимание при организации ЭДО
№ 13
Покупки у физлиц: особенности учета, оформления и оплаты
№ 10
Ответы на документальные вопросы по экспортно-импортным операциям
№ 8
Как заполнять транспортную накладную, если груз отправляет экспедитор
№ 7
Оформляем, подписываем и храним электронные документы
№ 4
Требования к оформлению путевого листа в 2023 годуФормирование акта об оказании услуг: внимание на «опасные» реквизиты
№ 2
Околоновогодние вопросы: сверка с контрагентами, декабрьские акты и авансы...
№ 1
Где, когда и как получить новую УКЭП

2022 г.

№ 23
Главбухам-аутсорсерам для подписи электронной отчетности клиентов нужна лицензия ФСБ
№ 21
Какой первичкой подтвердить расходы: Минфин снова уточняет
№ 17
Как удаленно подписывать документы организации электронной подписьюОбещание, данное в мессенджере, можно зафиксировать у нотариуса
№ 14
Как еще экономят на бумаге при оформлении документовМожет ли у директора быть две подписи?Можно ли печатать первичку и другие документы на черновиках
№ 12
Расходная первичка поступила с опозданием — как отразить в учете операцию
№ 9
Оформляем объединение отдельных объектов ОС в один
№ 8
Новая форма транспортной накладной, ее электронная версия и не только
№ 7
Можно ли скопировать ключ ЭП организации с токена?
№ 6
Все ли организации могут учесть расходы на приобретение УКЭП?Какая доверенность потребуется при электронном взаимодействии с ФНС
№ 3
Как вернуть и отразить в учете переплату контрагентуСколько электронных подписей можно записать на одном токене
№ 2
Как подписать электронный документ представителю юрлица или предпринимателя в 2022 годуТранспортные накладные переводят в электронный вид
№ 1
Нотариальные документы можно проверить онлайн
ПОЛЕЗНОЕ
АКТУАЛЬНОЕ

КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Вебинар 27 марта НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ
Нужное
Содержание