Загранкомандировки: оформление, суточные, расходы | Журнал «Главная книга» | № 6 за 2018 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 марта 2018 г.

Содержание журнала № 6 за 2018 г.
Л.А. Елина,
ведущий эксперт
Как направить работника в командировку за границу? Как пересчитывать в рубли валютные расходы, оплаченные как командированным работником, так и самой фирмой? Какие налоги и взносы надо платить со сверхнормативных суточных? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье.

Загранкомандировки: оформление, суточные, расходы

Упомянутые в статье Письма Минфина можно найти:

раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс

Оформление зарубежной командировки

Надо ли выписывать работнику, направленному в зарубежную командировку, удостоверение или какой-то другой документ? И какие будут последствия, если работнику будет дано лишь устное распоряжение?

— Работник направляется в командировку на основании письменного (а не устного) решения работодателя, в котором должны быть определенып. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение):

срок командировки;

ее цель (служебное поручение);

место командировки.

Обычно такое решение оформляют приказом руководителя о направлении работника в командировку, составленным по унифицированной форме № Т-9 или по самостоятельно разработанной форме.

Справка

Все документы, составленные на иностранных языках, должны быть построчно переведены на русский языкп. 9 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н; Письмо Минфина от 16.02.2009 № 03-03-05/23. Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и работником организацииПисьма Минфина от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168, от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202.

Если не будет приказа или иного подобного документа, то проверяющие могут счесть ваши расходы на выплату суточных документально не подтвержденными.

А вот командировочное удостоверение выписывать не обязательноподп. «в» п. 2 Изменений, утв. Постановлением Правительства от 29.12.2014 № 1595. Хотя если вы оформите его и в нем будут проставлены отметки о прибытии в место командировки и убытии из него, хуже не будет. Это послужит дополнительным подтверждением реальности командировки.

Оплата услуг гостиницы со счета фирмы

Организация авансом оплатила с долларового счета проживание работника в гостинице в Корее. По курсу на какую дату пересчитать в рубли в налоговом и бухгалтерском учете стоимость такого проживания: на дату выезда работника из гостиницы, на дату его возвращения из командировки или на дату утверждения авансового отчета о командировке?

— Ни одна из приведенных вами дат не должна браться для пересчета в рубли долларовой стоимости услуг гостиницы.

Налоговый учет. По общему правилу командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета работникаподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ. Расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитывают в рубли на дату их признания в налоговом учетеп. 10 ст. 272 НК РФ. Причем независимо от того, как они оплачены:

или непосредственно командированным работником;

или напрямую работодателем (и соответственно, в авансовом отчете не фигурируютподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 15.09.2005 № 03-03-04/2/58).

Однако если валютные расходы были оплачены авансом, то они пересчитываются в рубли по курсу ЦБ на дату перечисления такого авансап. 10 ст. 272 НК РФ; Письма Минфина от 10.07.2015 № 03-03-06/39749, от 07.09.2012 № 03-05-05-01/53. Разумеется, в части, приходящейся на такой аванс (если он, к примеру, был не 100%). Но полученную рублевую сумму вы все равно сможете учесть в качестве косвенных расходов только после того, как работник представит авансовый отчет и руководитель утвердит его.

Бухгалтерский учет. Здесь ситуация аналогичная. Пересчет в рубли командировочных затрат, оплаченных полностью авансом, надо делать по курсу, установленному ЦБ РФ на дату такой предоплатыпп. 3, 5, 6, 9 ПБУ 3/2006. При этом командировочные затраты будут признаны расходами на дату утверждения авансового отчетаприложение к ПБУ 3/2006.

Справка

Если организация оплатила услуги гостиницы после того, как работник выехал из нее, но до утверждения авансового отчета, их стоимость для целей бухгалтерского и налогового учета пересчитывается в рублип. 9 ПБУ 3/2006; п. 10 ст. 272 НК РФ:

сначала — по курсу Центробанка, установленному на дату оказания услуг, то есть на дату выезда работника из гостиницы;

затем — на дату прекращения обязательств по оплате, то есть на дату списания денег с валютного счета организации.

В дальнейшем пересчет не требуется, ведь обязательства больше нет.

А вот в расходах рублевую сумму затрат на проживание командированного работника можно признать только после утверждения его авансового отчета по командировке. Причем как в налоговом, так и в бухгалтерском учетеподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; приложение к ПБУ 3/2006.

В аналогичном порядке признается в расходах и стоимость иных услуг, связанных с нахождением работника в командировке, когда они оплачиваются организацией со своего валютного счета после их оказания, но до утверждения авансового отчета. К примеру, затраты на услуги мобильной связи.

Составление авансового отчета

Работник направлен в Бельгию. Ему выдан аванс на наличные траты. Кроме того, часть расходов (на проезд, на проживание) оплачена с расчетного счета организации. Должен ли работник включать в свой авансовый отчет суммы расходов, которые оплатила наша организация безналично?

— Нет, не должен. Авансовые отчеты работники представляют только о расходовании денег, полученных ими под отчет перед началом командировкип. 6.3 Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Услуги, оплаченные работодателем с расчетного счета, в авансовый отчет не включаются, даже если они связаны с командировкой конкретного работника. И это вовсе не помеха для признания таких расходов в налоговом учетеПисьмо Минфина от 15.09.2005 № 03-03-04/2/58.

Так что в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки работник должен составить авансовый отчет, в котором будут фигурировать только полученные и израсходованные им суммып. 26 Положения.

Выплата валютных суточных в рублях

В нашем положении о командировках установлено, что сумма суточных за каждый день нахождения за рубежом составляет 35 евро. Однако выплачиваем мы суточные в рублях — по курсу ЦБ на дату выдачи аванса работнику. Надо ли нам для целей налогообложения делать пересчет на иную дату?

— Нет, никаких пересчетов вам делать не нужно. Ведь фактически вы выплачиваете суточные в российских рублях.

Следовательно, не требуется пересчет расходов ни для целей бухучета, ни для целей налогообложения прибылиПБУ 3/2006; п. 10 ст. 272 НК РФ.

Также не нужен какой-либо пересчет рублевых затрат и для целей обложения сверхнормативных суточных НДФЛПисьма Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252, от 09.02.2016 № 03-04-06/6531 и страховыми взносами.

ДАТА КУРСА ЦБ ДЛЯ ПЕРЕСЧЕТА СУТОЧНЫХ, ВЫПЛАЧЕННЫХ АВАНСОМ В ИНВАЛЮТЕп. 5 ст. 210, подп. 6 п. 1 ст. 223, п. 10 ст. 272, ст. 424 НК РФ; Письма Минфина от 29.05.2017 № 03-15-06/32796, от 07.09.2012 № 03-05-05-01/53

Дата курса ЦБ для пересчета суточных, выплаченных авансом в инвалюте

Неподтвержденные расходы на заграничное жилье

Работник был направлен в командировку в Белоруссию. Там он останавливался у друзей. Документов об оплате проживания нет.
В авансовом отчете работник указал сумму за каждый день проживания — 1000 руб. Приложил пояснительную записку с распечатками из Интернета о стоимости гостиничных номеров в том же городе (она более 2000 руб. в день). Директор такой авансовый отчет утвердил.
Облагаются ли страховыми взносами и НДФЛ суммы, не подтвержденные документами?

— Сумма возмещения подобных расходов полностью облагается страховыми взносами (как взносами на ВНиМ, ОПС, ОМС, так и взносами «на травматизм»)п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

А для целей НДФЛ сумма возмещения расходов на проживание, не подтвержденных оправдательными документами, не облагается в пределахп. 3 ст. 217 НК РФ:

700 руб. в день — для командировок по РФ;

2500 руб. в день — для командировок за границу.

Выплаченные вашему работнику суммы не превышают лимит, утвержденный Налоговым кодексом (1000 руб/д. < 2500 руб/д.). Поэтому облагаемого НДФЛ дохода у работника не возникает.

Рублевый пересчет валютных расходов

Работнику был выдан рублевый аванс. В поездке он поменял часть этих денег на евро. Справка об обмене сохранилась. Этой валюты не хватило. Хотя у работника оставались рубли, он не стал докупать валюту, а истратил свои евро.
По какому курсу пересчитывать валютные расходы для уплаты налога на прибыль?

Для работника загранкомандировка — это еще и возможность посмотреть новые города, а для бухгалтера — приобрести опыт пересчета валютных расходов в рубли

Для работника загранкомандировка — это еще и возможность посмотреть новые города, а для бухгалтера — приобрести опыт пересчета валютных расходов в рубли

— Часть расходов, которая укладывается в сумму, указанную в справке о покупке валюты, вам надо пересчитать в рубли по реальному курсу конвертацииПисьма Минфина от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059, от 17.07.2015 № 03-03-06/41128.

Другая часть валютных расходов, на которую нет справки о покупке валюты, пересчитывается в рубли по курсу Центробанка, действовавшему:

на дату выдачи аванса — в части валюты, соответствующей рублевому остатку авансаПисьма Минфина от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059, от 03.09.2015 № 03-03-07/50836;

на дату утверждения авансового отчета — в части расходов, не покрываемых суммой полученного авансаподп. 5 п. 7, п. 10 ст. 272 НК РФ; Письмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324.

НДФЛ и взносы со сверхнормативных суточных

Нашим положением о командировках установлены суточные для зарубежных командировок в сумме 3000 руб. в день как за дни нахождения в РФ, так и за дни нахождения за рубежом. Находясь в командировке, работник:
1 февраля ехал по России из нашего города до Москвы;
2 февраля он пересек границу на поезде;
до 7 февраля был за границей, границу с РФ пересек утром 8 февраля;
9 февраля вернулся в наш город.
Как определить сверхнормативные суточные для целей расчета налога на прибыль, НДФЛ и страховых взносов?

— Для целей налогообложения прибыли в расходах можно учесть суточные за каждый день командировки в размере, установленном вашим локальным нормативным актомп. 11 Положения; Письмо Минфина от 16.06.2016 № 03-04-06/35135.

Суточные не облагаются страховыми взносами «на травматизм» в размере, установленном локальным нормативным актом организациип. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985. Так что начислять эти взносы в вашей ситуации не придется.

А вот для целей расчета базы по страховым взносам на ВНиМ, ОПС и ОМС, так же как и НДФЛ, действуют иные правила. Суточные не облагаются НДФЛ и такими страховыми взносами только в следующих размерахп. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ; Письма Минфина от 05.06.2017 № 03-04-06/35510, от 16.03.2017 № 03-15-06/15230:

700 руб. в день — при командировках по России;

2500 руб. в день — при заграничных командировках.

За день выезда из России за границу берется зарубежная норма суточных, в то время как за день въезда в РФ надо брать российскую нормуп. 18 Положения.

Следовательно, общая сумма сверхнормативных суточных составит 9900 руб.:

за 1, 8 и 9 февраля — 6900 руб. ((3000 руб. – 700 руб.) х 3 дн.);

за 2—7 февраля — 3000 руб. ((3000 руб. – 2500 руб.) х 6 дн.).

Справка

Страховые взносы по сверхнормативным суточным признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией, и отражаются в налоговом учете на дату начисления этих взносовподп. 1 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ОПРОС
Вам уже приходилось сталкиваться в работе с электронными больничными листами?
А что, такие есть? Не слышали...
Что-то слышали, но ни разу не сталкивались
Да, мы уже оплачивали такие больничные
Работники приносили такие листки, но мы просили их принести больничные на бумаге
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.19%
июнь 2019 г.
45000000
Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.5%
ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
ФорумПодписка на ГК
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
24.05.2019

РЕЙТИНГ ПРОФЕССИОНАЛЫ МСФО 2019, Компания "Prof-Arena"

Получите демодоступ и продолжите чтение статьи
На 5 дней вам будут доступны

Все номера журнала «Главная книга»

Приложение «Бухгалтерские семинары

Сервис «Типовые ситуации»

Календарь бухгалтера

Получить демодоступ