Служебные записки: как оформить и когда пригодятся в учете | Журнал «Главная книга» | № 10 за 2019 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 8 мая 2019 г.

Содержание журнала № 10 за 2019 г.
ДОКУМЕНТООБОРОТ
Н.Н. Катаева,
ведущий эксперт
Служебная записка — довольно популярный инструмент коммуникации внутри организации. Она может помочь определить деловую цель тех или иных затрат, установить размер расходов, а также стать дополнительным аргументом в споре с проверяющими.

Служебные записки: как оформить и когда пригодятся в учете

Образцы служебных записок для различных случаев можно найти:

раздел «Формы документов» системы КонсультантПлюс

Оформление служебных записок

В законодательстве правил оформления служебной записки нет. Поэтому работники вправе составлять ее в произвольной форме. Однако если служебная записка часто используется в организации, то можно предусмотреть форму бланка и правила ее составления в локальных нормативных документах, руководствуясь требованиями по оформлению документов, и ознакомить с ними работниковГОСТ Р 7.0.97-2016.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей: в первой — излагаются факты, послужившие поводом для написания, во второй — делаются выводы и даются предложения по поставленному вопросу.

После того как работник составил служебную записку, ее передают:

если требуется дополнительное согласование действий — согласующему лицу для проставления визы. Виза, как правило, проставляется в нижней части листа на свободном месте или на отдельном листе и представляет собой согласие/несогласие с выводами или предложениями работника. Затем служебную записку отдают руководителю организации, а он выносит свою резолюцию;

если дополнительных согласований не требуется — сразу руководителю организации для вынесения резолюции.

Резолюция на документ обычно ставится в верхнем углу и содержит следующую информацию:

кому поручено исполнение документа — должность, ф. и. о. исполнителя;

само поручение в повелительном наклонении;

срок исполнения (при необходимости);

подпись и дату.

Приведем образец бланка служебной записки.

 
(кому: должность, ф. и. о.)
 
(содержание поручения, сроки исполнения)
 
(подпись, дата)
 
 
(кому: должность, наименование структурного подразделения)
 
(ф. и. о.)
 
от

(кому: должность, ф. и. о.)

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

 
(заголовок текста)
 
 
 
 
 
(обстоятельства, послужившие основанием для составления служебной записки)
,
В связи с изложенным

 

 
 
 
 

Приложение

 
(перечень документов, количество листов)
« » 20 г.
 
(подпись)
 
(ф. и. о.)
 
(согласовано/не согласовано)
 
(должность, ф. и. о., подпись, дата)

После того как служебная записка согласована и по ней вынесено решение, оно подлежит исполнению.

Служебная записка нужна...

Служебные записки составляются для решения рабочих вопросов технического, информационного, организационного или хозяйственного характера на всех уровнях организации — для запроса информации, выдачи инструкций, объявления, извещения кого-либо из сотрудников о каком-либо событии.

Например, в отдел кадров попадают служебные записки руководителей подразделений о несоблюдении сотрудниками дисциплины и с требованием принять меры — отстранить от работы, вынести дисциплинарное взыскание. Кадровики служебной запиской могут информировать директора о нарушении руководителями подразделений установленных правил, к примеру о несвоевременной сдаче табелей учета рабочего времени.

И бухгалтеру этот документ бывает необходим. Как правило, для того чтобы разобраться, какие расходы были понесены и в каком размере. Так, при технической неисправности приборов в автомобиле, например одометра, записка послужит основанием для списания расходов на топливо по показаниям GPS-навигатора.

При перерасходе топлива во время служебной поездки записка с резолюцией руководителя определяет, как отразить перерасход в бухучете — списать на расходы или возместить ущерб за счет работника.

Служебная записка от профильных подразделений поможет бухгалтерии определить конкретные сроки полезного использования активов, например созданного программного продукта.

Рассмотрим, в каких случаях служебная записка как дополнительный документ послужит для объяснения и документального обоснования тех или иных хозяйственных операций, отраженных в бухгалтерском и налоговом учете.

...для суточных

Подтверждать сами суточные документами не надо. Но период командировки должен быть подтвержден, ведь от этого зависит размер суточных. Как известно, командировка удостоверяется проездными документами, а если их нет, то документами о найме жильяпп. 7, 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках).

В ряде случаев подтвердить период, за который надо выплатить суточные, можно служебной запиской. Например, так поступают, если работник в командировку направился на автомобилеп. 7 Положения о командировках; Письма Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368; ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427.

Когда самолет к месту командировки улетает ночью, а работник выезжает в аэропорт накануне вечером, служебная записка поможет учесть день выезда для расчета суточных

Когда самолет к месту командировки улетает ночью, а работник выезжает в аэропорт накануне вечером, служебная записка поможет учесть день выезда для расчета суточных

Если вернуться из командировки в день, указанный в приказе, невозможно, то служебной запиской объясняется причина вынужденной задержки. Например, на пути следования образовалась пробка, в которой пришлось простоять значительное время, поэтому работник не успел вернуться в назначенный срок.

Однако помните, что указанные в служебной записке время выезда и возвращения, срок пребывания в месте командировки должны соответствовать датам в путевом листе, иначе у налоговых органов при проверке могут возникнуть претензиип. 7 Положения о командировках; Письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368.

Также срок пребывания в командировке подтверждается служебной запиской, если у работника нет ни проездных документов, ни документов по найму жилья в месте командировки. Тогда в такой записке должностное лицо организации, в которую был направлен работник, делает отметку о датах прибытия работника в место командировки и выезда оттуда и ставит свою подписьп. 7 Положения о командировках; Письмо Роструда от 19.10.2015 № 2450-6-1.

Бывают ситуации, когда самолет в место командировки вылетает ночью. А поскольку в аэропорт требуется приезжать заблаговременно (регистрация на рейс заканчивается за 30—40 минут до времени отправленияпп. 80, 81 Общих правил воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов... утв. Приказом Минтранса от 28.06.2007 № 82, да и дорога до аэропорта занимает некоторое время), то выезжать приходится вечером накануне вылета. Законодательно вопрос о включении в расчет периода командировки дня выезда в аэропорт накануне дня вылета не урегулирован.

Во избежание споров лучше прописать такой нюанс в положении о командировках организации по аналогии с нормой об учете времени для проезда к аэропорту и железнодорожному вокзалу, находящимся за чертой населенного пунктап. 4 Положения о командировках. А чтобы учесть день выезда в аэропорт в расчете суточных, работнику целесообразно составить служебную записку и приложить к ней проездной документ до аэропорта. Образец служебной записки в этом случае может выглядеть так (скачать бланк).

Генеральному директору ООО «Промторг»
Семенову И.П.
от менеджера
Колпаковой И.А.

Главному бухгалтеру
Воробьевой Н.Н.
выплатить суточные за 19.02.2019
25.02.2019

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о подтверждении дня выезда в командировку для расчета суточных

В соответствии с приказом от 15.02.2019 № 10 в период с 20.02.2019 по 22.02.2019 я находилась в командировке в г. Новосибирске.

Так как вылет самолета в г. Новосибирск был 20 февраля в 00 ч 10 мин, мне пришлось выехать в аэропорт Шереметьево от Белорусского вокзала на аэроэкспрессе 19 февраля в 21 ч 00 мин.

В связи с изложенным прошу учесть день выезда — 19 февраля — в расчете срока командировки и выплатить за этот день суточные.

Приложение:
Копия билета от 19.02.2019 на аэроэкспресс по маршруту Белорусский вокзал — Шереметьево.

25 февраля 2019 г.
 
И.А. Колпакова

Согласовано

Руководитель отдела продаж
 
В.М. Бусыгина

25.02.2019

...для расходов на проживание

Вообще работодатель не обязан возмещать работнику расходы на проживание в месте командировки при отсутствии документов, подтверждающих эти затраты. Но если сочтет нужным, то может возместить не подтвержденные документами расходы на основании служебной записки работника. В ней работник должен указать причину отсутствия документов на жилье, потраченную сумму и привести косвенные доказательства.

На основании служебной записки с резолюцией руководителя бухгалтер отразит расходы. Служебная записка в таком случае может выглядеть, например, так (скачать бланк).

Генеральному директору ООО «Промторг»
Семенову И.П.
руководителя департамента логистики
Петрова В.И.

Главному бухгалтеру
Воробьевой Н.Н.
компенсировать расходы
03.04.2019

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о подтверждении расходов на проживание в месте командировки

В соответствии с приказом от 20.03.2019 № 12 в период с 25.03.2019 по 29.03.2019 я находился в командировке в г. Мичуринске.

Средняя стоимость одноместного номера в гостиницах составляет 2000 руб. за ночь, двухместного — 3500 руб. В связи с отсутствием в гостиницах свободных одноместных номеров в целях экономии я арендовал квартиру у физического лица. Стоимость проживания составила 800 руб. в сутки.

Период проживания: 4 ночи с 25.03.2019 по 29.03.2019.

Общая сумма расходов на жилье составила 3200 (три тысячи двести) руб.

Адрес проживания: г. Мичуринск, ул. Герасимова, д. 93, кв. 25.

Хозяин квартиры отказался выдать расписку. Стоимость проживания могу подтвердить перепиской с хозяином квартиры.

В связи с изложенным прошу утвердить и компенсировать произведенные расходы.

Приложение:
1. Распечатка переписки с хозяином квартиры с договоренностью о сроках и стоимости проживания.
2. Распечатка с интернет-сайта о стоимости номеров и их наличии в гостиницах.

03 апреля 2019 г.
 
В.И. Петров

Имейте в виду, возмещенные работнику суммы на проживание, которые не подтверждены документами:

не признаются расходами в целях налогообложения прибылип. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ;

включаются в базу по страховым взносамп. 2 ст. 422 НК РФ; п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ. В то же время если в локальном акте фирмы (например, в положении о командировках) установлен лимит для документально не подтвержденных расходов, то в базу для взносов на травматизм включается только сумма, превышающая норму. Такую позицию однажды занял судПостановление 2 ААС от 13.10.2017 № 02АП-7353/2017;

освобождаются от НДФЛ в части, не превышающей 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировкеп. 3 ст. 217 НК РФ.

...для премий

Для учета премии, выплачиваемой работникам, в организации должны быть такие документы, какп. 1 ст. 252, п. 2 ст. 255 НК РФ; Письма Минфина от 22.07.2016 № 03-03-06/1/42954, от 01.04.2011 № КЕ-4-3/5165:

приказ директора о выплате премии;

документ, устанавливающий порядок назначения и выплаты премий (в том числе конкретные показатели, учитываемые при назначении премии, порядок определения суммы премий, условия выплаты премий и т. п.). Это коллективный или трудовой договор, положение об оплате труда, положение о премировании со ссылкой на него в трудовом договоре;

документ, подтверждающий достижение работниками конкретных показателей оценки труда.

Как раз документом, подтверждающим выполнение работником условий премирования, может быть, например, служебная записка о достижении заданных показателей с расчетом суммы премии. Обычно такие записки составляют руководители подразделений на имя директора компании. В них указываются ф. и. о. и должность работника, период, за который предлагается начислить премию, перечисляются выполненные показатели, а также, в случае необходимости, приводится сам расчет.

...для представительских расходов

Служебная записка может помочь и при оформлении представительских расходов. Если, например, проводилось мероприятие не с длинной многодневной программой и большим количеством гостей, расходы на которое подтверждаются отчетом с приложенными к нему сметой и программойПисьмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288, а короткие встречи, на которых предлагались напитки и закуски. В этом случае служебная записка выступает в качестве отчета. В ней необходимо перечислить участников встречи, указав ф. и. о., наименование организаций и должность каждого участника, а также деловую цель, с которой проводилась эта встреча.

Вот образец служебной записки на представительские расходы (скачать бланк).

Генеральному директору ООО «Промторг»
Семенову И.П.
от руководителя отдела продаж
Бусыгиной В.М.

Главному бухгалтеру
Воробьевой Н.Н.
возместить расходы
09.04.2019

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о проведении встречи с представителем ООО «Импорт»

Сообщаю, что 08.04.2019 проведена встреча с представителем ООО «Импорт».

Участники со стороны ООО «Промторг»: руководитель отдела продаж Бусыгина В.М.

Участники со стороны ООО «Импорт»: генеральный директор Лабутин А.А.

Цель встречи: ознакомление с нашей продукцией и заключение договора поставки.

Результаты встречи: участники подписали договор поставки № 117П от 08.04.2019 на сумму 1 435 000 (один миллион четыреста тридцать пять тысяч) рублей, по условиям которого ООО «Промторг» обязуется поставить ООО «Импорт» оборудование согласно приложенной спецификации.

Место проведения: комната для переговоров в гостинице «Рассвет».

Расходы на аренду комнаты и буфетное обслуживание составили 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей. Документы, подтверждающие расходы, прилагаю.

В связи с изложенным прошу возместить произведенные расходы.

Приложение:
1. Акт на аренду переговорной комнаты гостиницы «Рассвет» от 08.04.2019.
2. Чеки на напитки и закуски на 2 листах.

09 апреля 2019 г.
 
В.М. Бусыгина

...для оплаты сверхурочной работы и работы в выходной день

Привлечение работника к сверхурочной работе или к работе в выходной или праздничный день оформляется приказом с его письменным согласиемстатьи 99, 113 ТК РФ.

Иногда инициатором сверхурочной работы может быть сам работник. Тогда согласием работника на привлечение его к сверхурочной работе или к работе в выходной день может быть служебная записка, а решением руководителя о привлечении работника послужит его резолюция на ней.

Служебная записка будет выглядеть так (скачать бланк).

Генеральному директору ООО «Промторг»
Семенову И.П.
от начальника склада
Серегина С.А.

Начальнику отдела кадров
Соломатиной Э.А.
подготовить приказ
о привлечении Серегина С.А.
к работе в воскресенье 14.04.2019
12.04.2019

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о выходе на работу в выходной день

В связи с внеплановой отгрузкой оборудования клиентам требуется мое присутствие на работе в воскресенье 14.04.2019 в период с 10 ч 00 мин до 14 ч 00 мин. Прошу оплатить это время в повышенном размере согласно Трудовому кодексу.

12 апреля 2019 г.
 
С.А. Серегин

Необходимость выхода начальника склада Серегина С.А. на работу в воскресенье 14.04.2019 для внеплановой отгрузки оборудования согласована.

Заместитель генерального директора
 
П.П. Иванов

12.04.2019

* * *

Храниться служебная записка может в различных подразделениях организации в зависимости от функции и содержания записки, а также от принятого порядка документооборота. Но если с ее помощью можно обосновать произведенные расходы, определить цель понесенных затрат или она поможет в налоговом споре, то целесообразно хранить копию служебной записки в бухгалтерии.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2020 г.

2019 г.

2018 г.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
КОРОНАВИРУС
ПОЛЕЗНОЕ
Свежий номер журнала Главная книга
ОПРОС
Удалось ли вам получить «коронавирусную» субсидию 12130 руб.?
Да, без проблем
Да, но сначала придрались к некорректным данным расчетного счета
Да, но пришлось открывать расчетный счет
Нет, потому что есть задолженность больше 3000 руб.
Нет, так как пострадавший вид деятельности в ЕГРЮЛ/ЕГРИП указан как дополнительный
Нет, поскольку пострадавший вид деятельности не указан в ЕГРЮЛ/ЕГРИП
Нет, потому что мы не попали в список пострадавших отраслей
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.33%
март 2020 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

20 195

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

4.5%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
СплайнЮ-Софт
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
08.07.2020

Онлайн деловой конгресс Такском для бухгалтеров и руководителей, компания Такском - журнал ФНС России «Налоговая политика и практика»