Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 21 июня 2019 г.

И.В. Кравченко,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Каждый факт хозяйственной жизни организации нужно оформлять первичным учетным документом. А что оформляется бухгалтерской справкой? Об этом и о том, как составить такой документ в различных ситуациях (с примерами), вы узнаете из нашей статьи.

Бухгалтерская справка: образцы, которые пригодятся в учете

Бухгалтерская справка: когда ее нужно составлять

Бухгалтерская справка — это документ в помощь бухгалтеру в ситуациях, когда нужно провести операцию, которую нельзя оформить другим первичным документом по причине отсутствия утвержденной формы. Справка в этом случае выполнит функцию первички. Документ универсален, поэтому использовать его можно для оформления практически любой хозяйственной операции, для которой не предусмотрена иная первичка (например, для учета технологических потерь, в том числе в налоговом учетеПисьмо Минфина от 20.01.2017 № 03-03-06/1/2523) или имеющийся первички недостаточно (например, для восстановления НДСст. 171.1 НК РФ).

Потребуется справка бухгалтера, в частности, и в случаях, когда выявлены неточности или ошибки в бухучете, имеется необходимость провести корректировку ранее проведенных операций либо детализировать учет, подтвердить проводку расчетомст. 313 НК РФ.

Но помните: бухгалтерская справка — это не панацея на все случаи жизни! Не подменяйте ею пропавшие или непредставленные документы, документы, в составлении которых, кроме бухгалтера, должны участвовать иные лица, в том числе контрагенты вашей организации (к примеру, накладные, акты), а также документы, применение которых обязательно в силу закона (например, счета-фактуры). Операцию, проведенную на основании одной лишь бухгалтерской справки, составленной вместо «нормальной» первички, проверяющие все равно не признают.

Как оформить бухгалтерскую справку: общие требования

Форму бухгалтерской справки организация разрабатывает самостоятельно, так как унифицированной формы этого документа, предназначенной для коммерческих компаний, нет. Взять за основу компания вправе форму справки 0504833, разработанную для госорганов и госучрежденийПриказ Минфина от 30.03.2015 № 52н, или же можно разработать полностью свою. Важно лишь, чтобы бланк содержал обязательные реквизиты первичного документач. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а именно:

•наименование документа и дату его составления;

•наименование компании в соответствии с уставными документами;

•суть проведенной операции и расчеты;

•наименование должности лица, ответственного за составление документа, его подпись с указанием фамилии и инициалов.

Внимание

Бюджетные организации должны составлять бухгалтерскую справку по унифицированной форме 0504833.

Только при наличии этих реквизитов бланк будет считаться действительным. В остальном форма справки произвольна. Поэтому решать, в частности, как представить «тело» документа (в виде текстового описания события, перечня, таблицы и т. д.), только вам. Разработав форму, не забудьте утвердить ее итоговую версию приказом руководителя в составе учетной политикип. 4 ПБУ 1/2008.

Бухгалтерская справка-расчет отличается от обычной справки бухгалтера только тем, что в ней фиксируется расчет каких-либо сумм, которые должны быть отражены в бухучете.

При составлении бухгалтерской справки ответственным лицом (главным бухгалтером или иным лицом, которое несет ответственность за совершаемую операцию) рекомендуем включать в ее текст как можно больше полезной информации, а также прилагать к ней копии расчетных и неправильно составленных документов (если справка оформляется для корректировки). Это позволит исполнителю не запутаться в исправлениях и сведет к минимуму возможность возникновения дополнительных вопросов у проверяющих.

Выглядеть шаблон бухгалтерской справки (бухгалтерской справки-расчета) может, к примеру, так.

Наименование организации
Адрес, реквизиты, ИНН, КПП организации

Бухгалтерская справка/Бухгалтерская справка-расчет

Дата составления

Номер документа

Содержание факта хозяйственной деятельности:

Пояснения:

Расчет показателя:

Номер п/п	Содержание операции	Сумма, руб.	Номер счета
			Дт	Кт
1
...

должность

подпись

расшифровка подписи (фамилия и инициалы)

Как правило, справку подписывают и главный бухгалтер, и исполнитель (или только главбух, если справка составлена им). Все зависит от установленных правил визирования документов в организации. В отдельных ситуациях может потребоваться подпись руководителя. К примеру, если требуется одобрение учета каких-либо расходов. Печать на справке проставлять не нужно.

Далее приведем несколько образцов справок, которые могут пригодиться вам в повседневной бухгалтерской жизни.

Бухгалтерская справка для отражения фактов хозяйственной жизни

Как уже отмечалось ранее, зачастую бухгалтерская справка нужна для оформления того или иного факта хозяйственной жизни, для которого нет бланка первичного документа. Например, это касается следующих операций:

•списания себестоимости реализованных товаров;

•перевода товаров в материалы;

•списания задолженности с истекшим сроком исковой давности и др.

Вот на примере последней и разберем, как следует составлять бухгалтерскую справку в подобных ситуациях.

Для того чтобы списать долг перед контрагентом с истекшим сроком исковой давности, нужно подготовить ряд документов, в том числе письменное обоснование списания задолженности. В качестве такого обоснования может выступить бухгалтерская справка. Она же вместе с актом инвентаризации впоследствии станет основанием для издания приказа о списании задолженностип. 78 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н; Письмо ФНС от 08.12.2014 № ГД-4-3/25307@.

Справка о списании кредиторки должна содержать:

•дату и номер договора, по которому возникла просроченная кредиторская задолженность;

•информацию по необходимым документам (счета-фактуры, акты, накладные и т. д.);

•сведения об окончании срока давности;

•данные об организации-кредиторе.

Вот примерный образец такой справки.

Общество с ограниченной ответственностью «Мальфа»
117418, г. Москва, ул. Цюрупы, д. 12, к. 9
ОГРН 1097712345675, ИНН 7727098760, КПП 772701001

Бухгалтерская справка

07.06.2019

№ 65

6 июня 2019 г. была проведена инвентаризация расчетов организации с дебиторами и кредиторами, в ходе которой было установлено наличие кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности (Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами от 06.06.2019 № 3-инв), перед ООО «Марсель» (ИНН 7750004150/КПП 770801001, адрес: 129085, г. Москва, пр-т Мира, д. 101) в сумме 210 000 руб.

Данная задолженность образовалась по договору поставки товаров от 24.02.2016 № 123. Ее также подтверждает товарная накладная от 29.02.2016 № 321.

По условиям договора срок оплаты отгруженных товаров установлен до 31.03.2016 (включительно). А значит, срок исковой давности истек 01.04.2019.

Исходя из вышеизложенного, кредиторская задолженность вместе с НДС в сумме 210 000 руб. подлежит:
— списанию в бухгалтерском учете: Дт 60 – Кт 91-1;
— включению в налоговом учете в состав внереализационных доходов на основании п. 18 ст. 250 НК РФ.

Принятый к вычету входной НДС по товарам восстанавливать не требуется (основание: Письмо Минфина от 21.06.2013 № 03-07-11/23503).

Главный бухгалтер

К.П. Самусенко

Обращаем ваше внимание, что составлять бухгалтерскую справку необходимо и при списании просроченной дебиторской задолженностип. 77 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н; Письмо ФНС от 08.12.2014 № ГД-4-3/25307@. Вышеописанный алгоритм составления справки подойдет и в этом случае.

Отправили сотрудницу в командировку за рубеж? Значит, скоро вам надо будет составить справку-расчет, отразив в ней начисления с суточных в части НДФЛ и взносов

Напоминаем, что в налоговом учете списываемую дебиторскую задолженность вместе с НДС следует учитывать во внереализационных расходахст. 265 НК РФ. А если был создан резерв по сомнительным долгам, то списать долг нужно за счет него. Если осталась сумма долга, не покрытая за счет резерва, то включите этот остаток во внереализационные расходыподп. 2 п. 2 ст. 265, п. 5 ст. 266 НК РФ.

При списании задолженности в виде уплаченного аванса не забудьте восстановить НДС с такой предоплаты, если он ранее принимался к вычету. Так рекомендует поступать МинфинПисьмо Минфина от 05.06.2018 № 03-07-11/38251.

Бухгалтерская справка-расчет

Иногда, чтобы провести какую-то операцию, необходимо сделать дополнительные расчеты. Зафиксировать их следует как раз в бухгалтерской справке-расчете. Она будет выступать дополнительным основанием для отражения в учете того или иного факта, являясь первичным документом.

Потребоваться такая справка может, к примеру, при расчете процентов по займу, суточных, суммы к доплате по уточненной декларации, при начислении дивидендов, при списании расходов будущих периодов и т. д.

Составляя такую справку с расчетами, укажите в ней:

•причины ее составления;

•расчеты по операции;

•проводки по начислению или списанию рассчитанных сумм.

К примеру, бухгалтерская справка-расчет суммы НДФЛ с суточных по заграничной командировке может выглядеть так.

Общество с ограниченной ответственностью «Мальфа»
117418, г. Москва, ул. Цюрупы, д. 12, к. 9
ОГРН 1097712345675, ИНН 7727098760, КПП 772701001

Бухгалтерская справка-расчет

31.05.2019

№ 30

Содержание факта хозяйственной деятельности: определение НДФЛ с суточных по зарубежной командировке.

Пояснения: 20 мая 2019 г. О.Б. Манаенко была направлена в командировку в Объединенные Арабские Эмираты (г. Дубай) на 3 календарных дня (приказ от 17.05.2019 № 444).
По Положению о командировках, действующему в организации, норма суточных при загранкомандировке — 60 евро в день, суточные выплачиваются в иностранной валюте.
Суточные были выданы О.Б. Манаенко 17 мая 2019 г. в размере 180 евро (60 евро x 3 дня).
23 мая 2019 г. сотрудница представила авансовый отчет, а 30.05.2019 он был утвержден генеральным директором.

Расчет НДФЛ
Дата получения дохода для целей НДФЛ (последний день месяца) — 31.05.2019.
Курс Банка России на 31.05.2019 — 72,4229 руб/евро.
Сумма суточных для целей НДФЛ: 180 евро х 72,4229 руб/евро = 13 039,12 руб.
Сумма не облагаемых НДФЛ суточных: 2500 руб. х 3 дня = 7500 руб.
Сумма облагаемого НДФЛ дохода: 13 036,12 руб. – 7500 руб. = 5536,12 руб.
Сумма НДФЛ, подлежащая удержанию: 5536,12 руб. х 13% = 719,70 руб.
Дата удержания НДФЛ — 05.06.2019 (при выдаче зарплаты за май).
Крайний срок уплаты НДФЛ — 06.06.2019.

В расчете 6-НДФЛ следует отразить:
по строке 020 (сумма доходов) — 5536,12 руб.;
по строке 040 (исчисленный налог) — 719,70 руб.

Бухгалтер

Е.А. Тинькова

Главный бухгалтер

К.П. Самусенко

Оформив эту справку, не забудьте аналогичным образом представить информацию по расчету страховых взносов на ВНиМ, ОПС и ОМС с суточных по загранкомандировке, оформив отдельную справку или дополнив имеющуюся по НДФЛ.

Напоминаем, что страховые взносы нужно начислить с суммы суточных, превышающей 2500 руб.п. 2 ст. 422 НК РФ При выдаче суточных в иностранной валюте пересчитывайте их в рубли по курсу Центрального банка РФ на день, когда руководитель утвердил авансовый отчетп. 2 ст. 422 НК РФ; Письмо Минфина от 29.05.2017 № 03-15-06/32796. Страховыми взносами на травматизм облагать всю сумму суточных не нужноп. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.

Бухгалтерская справка-расчет по исправлению ошибок

Если в учете выявлена ошибка, ее нужно исправитьпп. 2, 4 ПБУ 22/2010. При этом следует составить бухгалтерскую справку, так как законодательством иного документа для таких операций не предусмотрено. Именно она служит основанием для отражения коррекции в учете.

Поскольку справка по исправлению ошибок составляется для пояснения исправлений, рекомендуем включить в нее всю необходимую информацию, систематизировав ее по следующему алгоритму:

•укажите, какая именно операция была отражена неверно;

•опишите причину возникновения ошибки, дату ее обнаружения;

•повторите неправильные расчеты и/или проводки, сделанные из-за ошибки;

•покажите правильные записи: суммы, проводки и т. п. В случае с суммой может понадобиться дополнительный расчет.

Приведем пример бухгалтерской справки, которой можно оформить исправление ошибки в бухучете организации.

Общество с ограниченной ответственностью «Мальфа»
117418, г. Москва, ул. Цюрупы, д. 12, к. 9
ОГРН 1097712345675, ИНН 7727098760, КПП 772701001

Бухгалтерская справка-расчет

10.06.2019

№ 77

Содержание факта хозяйственной деятельности: внесение исправлений.

Пояснения: 10 июня 2019 г. бухгалтер Е.А. Тинькова обнаружила ошибку в амортизационных начислениях по основным средствам, начисленным за май 2019 г.

Фактически начислено: Дт 26 – Кт 02 — 78 560 руб.

Верная сумма амортизации: Дт 26 – Кт 02 — 63 090 руб.

Некорректное отражение операции произошло по причине технической ошибки.

В учете сделана следующая запись.

Номер п/п	Содержание операции	Сумма, руб.	Номер счета
			Дт	Кт
Исправительная запись
1	СТОРНО Уменьшена сумма, начисленной ранее амортизации (75 560 руб. – 63 090 руб.)	15 470	26	02

Бухгалтер

Е.А. Тинькова

Главный бухгалтер

К.П. Самусенко

Бухгалтерская справка для суда

Бухгалтерская справка может послужить и дополнительным аргументом в судебном споре. Суды принимают ее в качестве надлежащего доказательства. В частности, она поможет обосновать понесенные расходы, финансовое положение, размер причиненного вреда. Пригодится она и в спорах с работниками.

При этом важно понимать, что такая справка не имеет целью зафиксировать тот или иной факт хозяйственной жизни для его отражения в учете, а носит лишь информационный характер.

Оформлять справку следует с описанием проведенных ранее операций или с требуемыми расчетами. Из нее должно быть понятно, какие справочные данные вы хотите подтвердить или опровергнуть.

Приведем пример. Сотрудника уволили неправомерно, и теперь он через суд требует заплатить ему средний заработок за период вынужденного прогула. Представить информацию о заработке можно следующим образом.

Общество с ограниченной ответственностью «Мальфа»
117418, г. Москва, ул. Цюрупы, д. 12, к. 9
ОГРН 1097712345675, ИНН 7727098760, КПП 772701001

В городской суд
г. Балашихи Московской области

Бухгалтерская справка

26.06.2019

№ 96

На запрос по делу № А70-79073/15 сообщаем, что средний дневной заработок Кучеренко Ивана Викторовича, исчисленный за период с 01.05.2018 по 30.04.2019, составил 2456 руб. 74 коп.

Основание: личная карточка Кучеренко И.В. за 2018 и 2019 гг.

Генеральный директор

А.А. Мурзаев

Главный бухгалтер

К.П. Самусенко

* * *

Хранить бухгалтерские справки надо не менее 5 летч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 362 Приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Однако в зависимости от назначения справки этот срок может быть увеличен. К примеру, если в ней есть информация о расчете дивидендов, то ее (так же как и ведомости на выдачу дивидендов) нужно хранить 75 летп. 419 Приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558.