О вопросах хранения предпринимателем своей документации | Журнал «Главная книга» | № 16 за 2019 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 2 августа 2019 г.

Содержание журнала № 16 за 2019 г.
ОСН УСН ЕНВД ПСН
И.В. Кравченко,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
Предприниматели, наряду с юридическими лицами, обязаны хранить свою документацию. В связи с этим встает закономерный вопрос: а как это правильно делать? Об этом и о некоторых других вопросах, связанных с хранением «ИПшных» документов, и поговорим в нашей статье.

О вопросах хранения предпринимателем своей документации

Какие документы и сколько лет хранить предпринимателю?

Единого перечня документов со сроками хранения на законодательном уровне для ИП не установлено. Но для вашего удобства мы обобщили информацию о сроках хранения основных документов из разных нормативных актов.

Вид документа Срок хранения С какой даты считать срок
Документы, используемые для исчисления, удержания и перечисления налогов, в частностиподп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ; п. 48 Порядка, утв. Приказом Минфина № 86н, МНС № БГ-3-04/430 от 13.08.2002; Письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829:
первичные документы (акты, товарные накладные, бухгалтерские справки, авансовые отчеты и др.);Полагаем, что предприниматели, которые не ведут бухучет, вправе хранить первичную документацию в течение 4 лет, так как используется она ими только для целей налогового учета. Если же бизнесмен бухучет ведет, то первичку, используемую одновременно и для налогового, и для бухгалтерского учета, рекомендуем хранить не менее 5 летч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ)
книги учета (ИП на ОСН, на УСН, на ПСН, на ЕСХН);
налоговые декларации;
счета-фактуры, книги покупок, книги продаж и др.
4 года С даты, когда закончился отчетный (налоговый) период, в котором документ использовался по назначению в последний раз
Документы по страховым взносам за работников и за себя (к примеру, расчетные ведомости, больничные, расчеты по страховым взносам, платежные поручения на перечисление взносов)подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ 6 лет С 1 января года, следующего за тем, в котором документ последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним
Документы по личному составу при наличии работников (к примеру, трудовые договоры, личные карточки, лицевые счета работников, приказы по личному составу (прием/перевод/увольнение, поощрение, предоставление отпусков и др.))п. 3 ст. 3, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — Закон об архивном деле) Документы, созданные:
до 2003 г. — 75 лет;
в 2003 г. и позже — 50 лет
Со дня создания документа

Таким образом, предпринимателям вне зависимости от системы налогообложения, на которой они находятся, необходимо хранить все документы, относящиеся к исчислению и уплате налогов и взносов. А ИП, имеющие наемных работников, обязаны хранить еще и документы, связанные с трудовыми отношениями.

Должен ли ИП на «доходной» УСН хранить документы, подтверждающие расходы?

Казалось бы, хранить «расходные» документы предпринимателям на «доходной» УСН необходимости нет, но это не так. Некоторые документы по расходам хранить все-таки нужно. Вот несколько нюансов, о которых стоит помнить.

Во-первых, хранить не обязательно только документы по расходам, которые не участвуют при расчете налоговых обязательств. Согласен с этим и МинфинПисьма Минфина от 16.06.2010 № 03-11-11/169, от 20.10.2009 № 03-11-09/353. Это означает, что расходы, на которые налог при УСН можно уменьшить (уплаченные страховые взносы и за бизнесмена, и за работников (при наличии), пособия по больничным, выплаченные за счет предпринимателя, а в Москве — и сумма торгового сбора), должны быть документально подтверждены и, как следствие, документы по ним должны быть сохранены в пределах установленных для этих документов сроков храненияпп. 3.1, 8 ст. 346.21 НК РФ; Письмо Минфина от 18.03.2019 № 03-11-11/17654.

Но и от документов, которые подтверждают расходы, не участвующие в расчете налоговых обязательств ИП, рекомендуем все же не торопиться избавляться, и вот почему:

ни один бизнесмен не застрахован от «слета» с упрощенки, и если это произойдет, то он автоматически переходит на ОСН с начала квартала, в котором допущено нарушениеп. 4 ст. 346.13 НК РФ. Значит, за этот квартал придется восстановить весь учет, ведь по окончании года предпринимателю нужно будет определить сумму НДФЛ к уплате исходя из своих фактических доходов и документально подтвержденных расходов.

Поэтому, если первички у вас не будет, уменьшить налоговую базу удастся только на профессиональный налоговый вычет в размере 20% дохода ИП от его деятельностип. 1 ст. 221 НК РФ. Конечно, когда расходов немного (особенно если их сумма не превышает 20% от суммы дохода), отсутствие документов не будет критичным. А вот если расходов у ИП много, без документов он попросту потеряет на налогах. Причем не только на НДФЛ, но и на НДС. Ведь если, помимо первички, предприниматель и счета-фактуры не хранит, то воспользоваться правом на вычет НДС по неподтвержденным операциям, совершенным в квартале «слета» со спецрежима, у него не получится;

не исключено, что рано или поздно ИП решит сменить объект налогообложения с «доходы» на «доходы минус расходы». В этом случае «расходная» первичка также пригодится, ведь часть затрат, понесенных на «доходной» УСН, можно учесть, перейдя на «доходно-расходную» УСН.

Внимание

Затраты, которые влияют на налогооблагаемую базу, в обязательном порядке должны быть отражены в КУДиР. Остальные расходы, которые в расчете налога не участвуют, указывать в книге не нужно, однако внести информацию о них бизнесмен вправе по своему желанию. Это не запрещено.

К примеру, затраты на приобретение товаров для перепродажи, если к моменту смены объекта налогообложения они распроданы не полностью. А все потому, что расходы по ним принимаются к учету только после их реализации. Аналогично можно поступить и с материалами в случае, когда они приобретены на упрощенке со ставкой 6%, а оплачены уже после перехода на УСН со ставкой 15%;

первичные документы пригодятся ИП в работе с контрагентами. К примеру, в случае сверки расчетов либо предъявления претензий поставщикам по качеству товара.

Во-вторых, если предприниматель имеет сотрудников и выдает им деньги под отчет (к примеру, на хознужды), то, чтобы потраченные суммы не были признаны их доходом, придется запастись документами, подтверждающими, что выданные средства потрачены работниками на нужды ИП, а не на личные цели (накладными, кассовыми и товарными чеками и т. д.). В противном случае придется удержать НДФЛ с указанных сумм и начислить страховые взносыПисьмо Минфина от 30.10.2013 № 03-11-11/46198. И факт того, что израсходованные суммы никак не участвуют при расчете «упрощенного» налога, в таком случае значения не имеет.

Кроме того, не забываем и про кассовую дисциплину. Выдача сотрудникам денег под отчет — это кассовая операция, а значит, оформлять ее нужно в соответствии с установленными правилами. Да, ИП, ведущие налоговый учет доходов, вправе не составлять РКО и не вести кассовую книгу, но остальные документы, в частности авансовый отчет с документами, подтверждающими расходы, иметь нужноп. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

В-третьих, предпринимателю, у которого есть работники, следует хранить документы, подтверждающие исполнение его обязанностей налогового агента. А это значит, что выбрасывать документы, относящиеся непосредственно к исчислению и уплате НДФЛ (к примеру, расчетные ведомости, платежные поручения об уплате этого налога), до истечения установленных для них сроков хранения нельзя.

ИП на ЕНВД отказал ИФНС в представлении первички: возможен ли штраф?

Запрашивать первичную документацию в рамках камеральных и выездных налоговых проверок у плательщиков «вмененного» налога ИФНС не вправе. Ведь в ходе таких ревизий могут быть затребованы лишь документы, имеющие отношение к исчислению и уплате налогов. Очевидно, что первичка с начислением ЕНВД никак не связана.

Остаются только встречные проверки, в ходе которых налоговики могут запросить документы, в том числе первичные, по сделкам с каким-нибудь контрагентом. О том, можно ли привлечь предпринимателя на ЕНВД к ответственности за отказ в представлении документов в рамках этих проверок, мы спросили у специалиста ФНС.

Оштрафуют ли плательщика ЕНВД за отказ от представления документов

ГРИГОРЕНКО Екатерина Сергеевна ГРИГОРЕНКО Екатерина Сергеевна
Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

— Для налоговых целей такой спецрежим, как ЕНВД, не предполагает учета доходов и расходов. Ведь ограничений по сумме выручки здесь нет, да и налог рассчитывается исходя из вмененного дохода, который не зависит от того, сколько денег заработает ИП. А определяется этот доход как произведение базовой доходности по определенному виду деятельности, рассчитанной за квартал, и величины физического показателя по этому виду деятельности с учетом коэффициента-дефлятора и корректирующего коэффициента базовой доходностипп. 1, 2 ст. 346.29, ст. 346.30 НК РФ. Поэтому единственный учет, который должен вести предприниматель на ЕНВД, — это учет физических показателей, необходимых для исчисления суммы «вмененного» налога, а также их изменения в течение квартала.

Ведение такого учета освобождает предпринимателей от ведения бухгалтерского учета, что, в свою очередь, исключает возможность привлечения ИП на ЕНВД к ответственности по ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, которым, в частности, признается отсутствие первичных документовподп. 1 п. 2 ст. 6 Закона № 402-ФЗ.

Привлечь налогоплательщика к ответственности за непредставление каких-либо документов по п. 2 ст. 126 НК РФ можно только в случае, если запрашиваемые документы должны иметься у него в силу закона и он их не представил или представил по истечении установленного срока.

Хранить первичные документы для расчета налоговых обязательств ИП на ЕНВД, как видим, не обязаны. В то же время они должны соблюдать порядок ведения расчетных и кассовых операций в наличной и безналичной формахп. 5 ст. 346.26 НК РФ. Это означает, что хранить и представлять по требованию налоговых органов кассовые документы им нужно наравне со всеми. Да, ИП вправе не вести кассовую книгу и не составлять ПКО и РКО, но от хранения других кассовых документов, к примеру корешков (копий) БСО, они не освобождены.

Таким образом, оштрафовать предпринимателя на ЕНВД в рамках встречной проверки налоговые органы могут только в том случае, если он отказал им в представлении документов, которые объективно должны у него иметься.

Налоговики требуют расходную первичку по сделкам с контрагентами у ИП на ПСН: как быть?

ИП на патенте обязаны вести учет только доходов от реализации для отслеживания ограничения по выручке, отражая их в книге учета доходовподп. 1 п. 6 ст. 346.45, п. 1 ст. 346.53 НК РФ. Их-то и нужно подтверждать первичкой (договорами, актами, накладными и т. д.). А вот большинство расходов, возникающих в процессе «патентной» деятельности ИП, никак не учитываются. Исключение — расходы на приобретение онлайн-ККТ. На них предприниматель может уменьшить «патентный» налог к уплате (но не более 18 000 руб. на каждый кассовый аппарат)п. 2.2 ст. 346.32 НК РФ. Если ИП решит воспользоваться правом на ККТ-вычет, то затраты на покупку кассовых аппаратов должны быть документально подтверждены. Хранить же документы, подтверждающие иные расходы (не участвующие в расчете налоговых обязательств), предпринимателю необходимости нет, да и на законодательном уровне такой обязанности не установлено. Соглашается с этим и МинфинПисьмо Минфина от 07.06.2018 № 03-11-11/39257.

А раз так, то, если вдруг налоговики запросят у ИП такие документы, надо соответствующим образом им и ответить.

Нужно ли ИП распечатывать платежки и банковские выписки из «Клиент-Банка»?

Платежки и выписки по банковскому счету из системы «Клиент-Банк» распечатывать в целях хранения необязательно, если они заверены электронной подписью. Ведь действующее законодательство признает равнозначным документу на бумажном носителе электронный документ, заверенный по всем правиламп. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ; п. 1 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Однако выгружать электронные платежки и выписки из «Клиент-Банка» будет не лишним. Ведь такие документы может запросить у вас ИФНС при проверке. А это значит, что у вас должна быть возможность оперативно их распечатать. И если со свежими платежками и выписками никаких проблем с распечаткой, как правило, не возникает (даже в случае когда они заранее не выгружались), то документы, к примеру, трехлетней давности в «Клиент-Банке» могут быть уже недоступными, ведь срок, в течение которого они видны в системе, у каждого банка свой.

Аналогичная ситуация может произойти и при техническом сбое на стороне банка или при его переходе на новое программное обеспечение. Бывали случаи, когда из-за этого компании не могли распечатать необходимые документы из архива системы. Конечно, при таком раскладе запросить их у банка можно, но услуга эта не бесплатная.

Кроме того, у банка могут отозвать лицензию, тогда распечатать документы компания вообще не сможет, ведь доступ к счету полностью перекроется. А обязанность ИП по хранению банковской документации, к которой, в частности, относятся платежки и выписки, никто не отменял. Поэтому безопаснее их сохранять на своем компьютере, а еще лучше создавать резервные копии и на съемных носителях.

Может ли ИП хранить документы дома?

Влага губительна для бумажных документов. Это нужно учитывать, определяясь с местом их хранения

Влага губительна для бумажных документов. Это нужно учитывать, определяясь с местом их хранения

Законодательно на предпринимателя возложена обязанность по обеспечению сохранности документов в течение установленных для них сроков хранения — и толькоч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле. Где хранить документы, ИП решает самостоятельно. Поэтому для таких целей вполне может подойти не только офис (если таковой имеется), но и квартира/дом предпринимателя или даже дача.

Главное — при хранении в домашних условиях исключить риск случайной утраты документов и обеспечить защиту их содержимого от внешних воздействий. Это означает, что хранить документы, например, в гараже/подвале или на чердаке/балконе дома нельзя, так как из-за повышенной влажности и сырости этих помещений документы могут пострадать. Лучше для таких целей использовать жилые комнаты, оборудовав их специальным несгораемым шкафом (сейфом), в который и следует сложить всю документацию.

А как только объем документов станет слишком большим для хранения в домашних условиях, как вариант, можете воспользоваться услугами специальных компаний, занимающихся архивированием документов.

Внимание

Прийти с проверкой к предпринимателю налоговики могут и домой. Причем касается это и физлиц, прекративших предпринимательскую деятельность и исключенных из ЕГРИППисьмо Минфина от 03.10.2017 № 03-02-07/2/64141. Однако сделать это инспекторы могут лишь с согласия гражданина. Если он пускать налоговиков в свою квартиру не хочет, то проверка будет проводиться в ИФНС.

Можно ли сразу же выбросить первичку, снявшись с учета в качестве ИП?

Обеспечить после ликвидации сохранность документов, связанных с предпринимательской деятельностью, в ваших интересах, и вот почему.

Время течет быстро. И даже несколько лет, отведенных для хранения налоговых и бухгалтерских документов, пролетают незаметно

Время течет быстро. И даже несколько лет, отведенных для хранения налоговых и бухгалтерских документов, пролетают незаметно

Во-первых, уже после исключения физлица из ЕГРИП по сданной экс-предпринимателем отчетности за период деятельности налоговики вправе в обычном порядке провести камеральные проверки. Не говоря уже о том, что в случае необходимости может быть назначена выездная налоговая проверка по «предпринимательским» налогам за период, когда велась деятельностьПисьма Минфина от 23.01.2012 № 03-02-08/6; ФНС от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@ (пп. 9, 15). Если в рамках проверок вы не сможете представить налоговикам никакие документы, то они вправе пересчитать налоговые обязательства расчетным путемподп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. А это чревато доначислениями (плюс возможно начисление пеней и наложение штрафов), ведь за основу для расчета инспекторы возьмут имеющиеся у них сведения по вашей деятельности и данные по доходам и расходам аналогичных плательщиков.

Во-вторых, как уже отмечалось ранее, хранить первичку и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в соответствии с законодательством РФ нужно в течение 4 летподп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. А документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов, — 6 летподп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ. Утрата статуса ИП этой обязанности с предпринимателя не снимает. По крайней мере, так считает МинфинПисьмо Минфина от 11.05.2012 № 03-02-08/45. Однако неформально такие сроки можно ограничить глубиной возможных проверокп. 4 ст. 89 НК РФ. Что это значит?

Допустим, физлицо утратило статус ИП в 2019 г., в этом же году ИФНС назначает выездную налоговую проверку. При таком раскладе проверить налоговики могут 2016, 2017, 2018 гг. и часть 2019 г. (до даты прекращения им предпринимательской деятельности). С каждым годом глубина проверки будет сокращаться, и в 2023 г. вовсе сойдет на нет. А значит, в начале 2023 г. от документов уже можно будет избавиться, не опасаясь негативных последствий. Проверять бизнес налоговики уже не вправе.

Документы по работникам нужно сдавать в архив при закрытии ИП?

Формально при снятии с учета в качестве ИП обязанности у предпринимателей передавать документы по личному составу в архив нет. Она есть только у организацийч. 10 ст. 23 Закона об архивном деле. На ИП возложена лишь обязанность по обеспечению сохранности архивных документов в течение сроков их храненияч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле.

Однако поскольку срок хранения кадровых документов довольно велик (50/75 лет в зависимости от периода их создания), возможно, лучшим решением по обеспечению сохранности таких документов после исключения ИП из госреестра будет их сдача в архив. Так вы избавитесь от головной боли чуть ли не пожизненно обеспечивать правильные условия хранения документов и проявите заботу о своих бывших работниках. Ведь сведения об их прежних местах работы могут им пригодиться, к примеру при выходе на пенсию (для ее расчета, начисления, подтверждения/восстановления трудового, в том числе льготного, стажа).

* * *

Помните, за отсутствие документов, срок хранения которых еще не истек, оштрафовать предпринимателя может не только ИФНС. Вправе это сделать еще и ФСС вместе с трудинспекцией.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Предприниматели»:

2020 г.

2019 г.

2018 г.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
Дивидендные вопросы
КОРОНАВИРУС
ПОЛЕЗНОЕ
Электронные трудовые книжки_семинар
ОПРОС
Были ли к вашей компании претензии ИФНС из-за того, что вы воспользовались отсрочкой или рассрочкой по уплате налогов и сборов, введенных автоматически из-за коронавируса?
Нет, не было
Да, получили требование об уплате невзирая на отсрочку/рассрочку
Мы не пользуемся отсрочками и рассрочками
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.4%
июль 2020 г.
45000000
Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

4.25%
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
10 декабря – Всероссийский зимний деловой онлайн-конгресс «Такском» «Налоги и отчётность в 2021 году».Интернет-конфренция
Содержание
Нужное