Справки о заработке работников: когда и как их оформлять | Журнал «Главная книга» | № 19 за 2019 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 20 сентября 2019 г.

Содержание журнала № 19 за 2019 г.
ШПАРГАЛКА ОСН УСН ЕНВД ЕСХН ПСН
И.В. Кравченко,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
Попросить выдать справку о своем заработке сотрудники (в том числе бывшие) могут для разных целей. Поэтому важно понимать, какую именно справку следует выдавать в каждом конкретном случае, а также знать, как ее правильно заполнить.

Справки о заработке работников: когда и как их оформлять

Подробнее о новых формах справок о доходах мы писали:

2019, № 2

Справка о доходах и суммах налога физлица

Справка о доходах и суммах налога физлица (до 2019 г. — справка о доходах 2-НДФЛ) может потребоваться работнику, в том числе бывшему, для получения вычетов в ИФНС или на новом месте работы, для заполнения декларации 3-НДФЛ, для подтверждения своего финансового состояния (например, при получении в банке кредита) и т. д. Поэтому если работник обратится к вам с письменным заявлением о выдаче такой справки, то вы обязаны ее предоставитьп. 3 ст. 230 НК РФ. Сроки, в течение которых это нужно сделать, следующиеп. 3 ст. 230 НК РФ; статьи 62, 84.1 ТК РФ:

в общем случае — в течение 3 рабочих дней со дня получения заявления;

при увольнении — в последний день работы сотрудника.

Период, за который работник может попросить справку о доходах, может быть абсолютно любымп. 3 ст. 230 НК РФ. К примеру, он может обратиться к вам с заявлением о выдаче справки о доходах за последний год, допустим, в сентябре 2019 г. В таком случае придется составить две справки: одну — за период январь — декабрь 2018 г., вторую — за январь — август 2019 г.

А вот форма справки будет зависеть от того, за какой период работник запросил данные о доходах.

Период Название справки Форма справки
За 2018 г. и более поздние периоды Справка о доходах и суммах налога физического лица Приложение № 5 к Приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@
За 2017 г. и более ранние годы Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ) Приложение № 1 к Приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@

Порядка заполнения новой справки о доходах для работников нет, но, так как ее содержание мало чем отличается от содержания старой формы 2-НДФЛ, заполнять ее можно аналогичным образом.

Совет

Если сотрудник просит у вас справку о доходах для заполнения декларации 3-НДФЛ, расскажите ему, что сейчас подать документ можно через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. В этом случае справка о доходах от работодателя на бумаге не нужна. Сведения о доходах в программе заполняются автоматически на основании данных из справок, представленных работодателем в ИФНС.

Справка о заработке по месту требования

Если сотруднику потребуется документально подтвердить факт своего трудоустройства и размер заработка (например, в суде, консульстве иностранного государства, органах опеки и попечительства и т. д.), он может обратиться к вам с заявлением в письменном виде о выдаче соответствующей справки. С момента получения этого заявления у вас есть 3 рабочих дня, чтобы выдать работнику документст. 62 ТК РФ.

Форму справки о заработке с работы по месту требования законодатель не разработал, а потому составляйте ее в свободной форме. Содержание документа зависит от того, кому и куда справка будет представляться. При необходимости эти сведения дополните информацией. А вот какой именно, сотрудник должен уточнить самостоятельно по месту требования и сообщить вам.

Например, перед обращением к работодателю за справкой с места работы для получения визы работнику следует уточнить в визовом центре страны, в которую он направляется, что в обязательном порядке должно быть указано в документе. Ведь некоторые консульства, помимо общих сведений, требуют указывать дополнительную информацию. Например, информацию о том, на какой период предоставлен отпуск работнику и сохраняется ли за ним рабочее место.

Приведем образец справки для случая, когда представляться она будет в консульство иностранного государства для получения визы (скачать бланк).

Общество с ограниченной ответственностью «Мозаика»
119034, г. Москва, пер. Языковский, д. 5, корп. 6
ОГРН 1177746580021, ИНН 7704423140, КПП 770401001
Тел.: + 7 (499) 123-45-67, email: mozaika@mail.ru

В Генеральное консульство Испании в МосквеУказать, куда будет представляться справка, можно и более обезличенно, например: «для предъявления по месту требования»

СПРАВКА

05.08.2019Предупредите сотрудника, что срок действительности справки, как правило, 1 месяц, поэтому брать такую справку лучше непосредственно перед обращением в консульство

№ 88

Настоящим подтверждаем, что Купин Антон Викторович с 04.06.2018 по настоящее время работает по основному месту в ООО «Мозаика» в должности старшего менеджера отдела продаж.

Ежемесячный начисленный оклад в 2019 г. составляет 85 790,00 (восемьдесят пять тысяч семьсот девяносто) рублей.Как правило, в справке указывают сведения о размере оклада, зарплаты или дохода за определенный период. Что указать в конкретном случае, будет зависеть от страны, в которую направляется работник

В соответствии с графиком отпусков Купин А.В. в период с 09.09.2019 по 22.09.2019 будет находиться в ежегодном оплачиваемом отпуске с сохранением рабочего места.

Генеральный директор
 
А.П. Вороновский
Главный бухгалтер
 
А.А. Янченко

Большинство консульств требуют, чтобы на справке стояли подписи и главбуха, и директора

Если сотруднику нужна справка на иностранном языке, озадачиваться ее переводом вы не обязаны. В таком случае предоставьте сотруднику справку на русском языке и посоветуйте ему перевести ее и заверить перевод у нотариусап. 6 ч. 1 ст. 35 Основ законодательства РФ о нотариате, утв. ВС 11.02.93 № 4462-1.

Справка для целей социального страхования

Справка о заработке с предыдущего места работы нужна для верного начисления уволенному сотруднику пособий, выплачиваемых за счет ФСС, его следующим работодателем. Из нее бухгалтер по новому месту работы узнает о суммах заработка работника в расчетном периоде и об исключаемых периодах.

Составляется справка по утвержденной Минтрудом форме и выдается в следующие срокист. 62 ТК РФ; приложение № 1, пп. 2—4 приложения № 2 к Приказу Минтруда от 30.04.2013 № 182н (далее — Приказ № 182н):

увольняющемуся работнику — в день увольнения в обязательном порядке (то есть без заявления о ее выдаче). Если в этот день вручить справку не удастся, например по причине отсутствия сотрудника на работе, то направьте ему по месту жительства уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие в письменной форме на ее отправление по почте;

бывшему работнику — не позднее 3 рабочих дней со дня получения от него заявления о выдаче справки, подать которое он вправе лично, по почте или через представителя (по доверенности и с предъявлением паспорта доверенного лица).

Оформляется справка на основании данных бухучета и отчетности работодателя с указаниемприложение № 1, п. 6 приложения № 2 к Приказу № 182н:

в разделе 1 — данных о вашей организации;

в разделе 2 — сведений о работнике;

в разделе 3 — информации о выплатах, на которые начислялись страховые взносы на ВНиМ;

в разделе 4 — сведений о периодах временной нетрудоспособности, об отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком, о периодах освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы, если страховые взносы на ВНиМ на сохраняемую заработную плату не начислялись.

В разделах 3 и 4 указывайте сведения за текущий и 2 предшествующих увольнению календарных года. Если сотрудница, которой выдается справка, в расчетном периоде находилась в отпуске по беременности и родам и (или) в отпуске по уходу за ребенком, то придется указать информацию и за более ранние годы. Это нужно для того, чтобы она смогла воспользоваться своим правом на замену календарных лет расчетного периода при расчете пособий у нового работодателя. Например, увольняя в 2019 г. сотрудницу, которая была в декретном отпуске в 2017—2018 гг., справку придется дополнить информацией о заработке за 2015 г. и 2016 г. Вот образец заполнения этих разделов в таком случае.

3. Сумма заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которые были начислены страховые взносы <...>:Cумма выплат не должна превышать предельную величину базы для начисления страховых взносов на ВНиМ, установленную на каждый календарный год расчетного периода (2019 г. — 865 000 руб.Постановление Правительства от 28.11.2018 № 1426, 2018 г. — 815 000 руб.Постановление Правительства от 15.11.2017 № 1378, 2017 г. — 755 000 руб.Постановление Правительства от 29.11.2016 № 1255, 2016 г. — 718 000 руб.Постановление Правительства от 26.11.2015 № 1265, 2015 г. — 670 000 руб.Постановление Правительства от 04.12.2014 № 1316)

2015 год
 
568 120 (пятьсот шестьдесят восемь тысяч сто двадцать) руб. 00 коп.
(сумма цифрами и прописью)
2016 год
 
550 700 (пятьсот пятьдесят тысяч семьсот) руб. 00 коп.
(сумма цифрами и прописью)
2017 год
 
66 930 (шестьдесят шесть тысяч девятьсот тридцать) руб. 00 коп.
(сумма цифрами и прописью)
2018 год
 
108 950 (сто восемь тысяч девятьсот пятьдесят) руб. 00 коп.
(сумма цифрами и прописью)
2019 год
 
350 210 (триста пятьдесят тысяч двести десять) руб. 00 коп.
(сумма цифрами и прописью)

4. Количество календарных дней, приходящихся на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам <...>:

20 15   год всего (календарных дней) , в том числе:
с
 
 
по
 
 
 
(календарных дней)
 
(наименование периода)
20 16   год всего двенадцать (календарных дней) , в том числе:
с
16 августа
 
по
23 августа
 
восемь
(календарных дней)
временная нетрудоспособность
(наименование периода)
с
1 ноября
 
по
4 ноября
 
четыре
(календарных дней)
временная нетрудоспособность
(наименование периода)
20 17   год всего триста двадцать два (календарных дней) , в том числе:
с
13 февраля
 
по
2 июля
 
сто сорок
(календарных дней)
отпуск по беременности и родам
(наименование периода)
с
3 июля
 
по
31 декабря
 
сто восемьдесят два
(календарных дней)
отпуск по уходу за ребенком
(наименование периода)
20 18   год всего двести девяносто пять (календарных дней) , в том числе:
с
1 января
 
по
22 октября
 
двести девяносто пять
(календарных дней)
отпуск по уходу за ребенком
(наименование периода)
20 19   год всего (календарных дней) , в том числе:
с
 
 
по
 
 
 
(календарных дней)
 
(наименование периода)

Руководитель организации (обособленного подразделения), индивидуальный предприниматель, физическое лицо

Генеральный директор
(должность)
(подпись)
Вороновский А.П.
(Ф.И.О.)
Главный бухгалтер
(подпись)
Янченко А.А.
(Ф.И.О.)

Место печати страхователя
(при наличии печати)

Печать (если есть) на бланке проставляйте так, чтобы она не закрывала подписи директора и главбуха. А в случае ее отсутствия прикладывайте к справке заверенные копиип. 7 приложения № 2 к Приказу № 182н:

документа, подтверждающего полномочия лица, подписавшего справку, действовать от имени юрлица без доверенности (например, выписки из ЕГРЮЛ);

доверенности на подписание справки вместе с документами, подтверждающими полномочия лица, выдавшего доверенность;

документа, удостоверяющего личность физлица (например, паспорта);

свидетельства о госрегистрации ИП или листа записи в ЕГРИП.

Справка

Еще справки о заработке сотрудникам могут понадобиться:

для получения в соцзащите или ПФР дополнительного пособия на детей малоимущимиЗакон от 28.12.2017 № 418-ФЗ;

для подтверждения стажа и заработка до 2002 г. при оформлении пенсии в ПФРЗакон от 28.12.2013 № 400-ФЗ.

Оформляйте эти справки произвольно, предварительно уточнив в соцзащите или отделении ПФР, нет ли у них своих форм.

Справка для назначения пособия по безработице

Справка о заработке для службы занятости понадобится бывшему работнику, чтобы встать на учет в качестве безработного. Выдается она по письменному заявлению работника о ее выдаче, написать которое он вправе как в момент увольнения, так и в любой другой день после него. Срок выдачи документа — в последний рабочий день или в течение 3 рабочих дней со дня получения заявленияст. 62 ТК РФ; п. 2 ст. 3 Закона от 19.04.91 № 1032-1; подп. «г» п. 4 Правил регистрации безработных граждан, утв. Постановлением Правительства от 07.09.2012 № 891.

Форма справки для пособия по безработице на федеральном уровне не утверждена, но в некоторых субъектах (например, в Москве и Московской областиПриказ Департамента труда и социальной защиты населения г. Москвы от 24.12.2018 № 1721; Распоряжение Мособлтруда от 22.02.2013 № 13-р) она разработана на региональном уровне. Узнать, есть ли «своя» форма справки в конкретном субъекте РФ, можно в территориальном отделении службы занятости этого региона. Если же утвержденной формы нет, можно либо воспользоваться формой, рекомендованной Минтрудом (см. ниже), либо составить документ произвольно, указав в нем все важные для определения размера и сроков выплаты пособия по безработице сведения (для этого ориентируйтесь на рекомендованную форму)Письмо Минтруда от 10.01.2019 № 16-5/В-5.

Общество с ограниченной ответственностью «Мозаика»
119034, г. Москва, пер. Языковский, д. 5 корп. 6
ОГРН 1177746580021, ИНН 7704423140, КПП 770401001
Тел.: + 7 (499) 123-45-67, email: mozaika@mail.ru

ИНН
7704423140
идентификационный номер организации
ОКВЭД
69.10
код вида экономической деятельности организации

СПРАВКА
о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (службы)

Выдана гр.
 
Щевцовой Татьяне Николаевне
 

в том, что он (она) выполнял (-а) работу, проходил (-а) службу

с
20 февраля 2017 г.
по
08 августа 2019 г.
в обществе с ограниченной ответственностью «Мозаика»
наименование предприятия, организации, № в/ч и т. д.

на условиях полного рабочего дня (недели): 8 часовой рабочий день (смена), 5 дневная неделя (часовая неделя)

указать: количество рабочих часов в день и количество рабочих дней (часов) в неделю

на условиях неполного рабочего дня (недели): часовой рабочий день (смена), дневная неделя (часовая неделя)

указать: количество рабочих часов в день и количество рабочих дней (часов) в неделю

указать статью ТК РФ, на основании которой установлен неполный рабочий день (неделя)

Средний заработок за последние три месяца составил 65 650 руб. 50 коп.

шестьдесят пять тысяч шестьсот пятьдесят руб. 50 коп.
сумма цифрами и прописью
Сумма среднего заработка для этой справки определяется по своим правилам. Поэтому просто взять расчет, который вы делали, к примеру, для определения суммы выходного пособия при увольнении, нельзя

Расчет среднего заработка производится в соответствии с Порядком исчисления среднего заработка для определения размера пособия по безработице и стипендии, выплачиваемой гражданам в период профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации по направлению органов службы занятости (постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 12 августа 2003 года № 62).

Справка выдана на основании:

расчетных ведомостей № 9 от 21.05.2019, № 10 от 07.06.2019, № 11 от 21.06.2019, № 12 от 05.07.2019, № 13 от 19.07.2019, № 14 от 07.08.2019
лицевые счета, платежные документы
Руководитель организации
подпись
/
Вороновский А.П.
ф. и. о.
Главный (старший) бухгалтер
подпись
/
Янченко А.А.
ф. и. о.

М.П.

«08» августа 2019 г.

Телефон для справок 8 (495) 123-45-67

Справка о заработке для супругов военнослужащих

Попросить выдать такую справку сотрудник (жена/муж военнослужащего) может в случае своего увольнения в связи с переводом мужа/жены на новое место военной службы в другую местность РФ. Справка необходима для получения работником по месту службы супруга выходного пособияп. 1 Приказа Министра обороны от 11.07.2002 № 265.

Выдавать справку рекомендуем в последний день работы сотрудника вместе с другими документами об увольнении. Образец заполнения примерной формы справки представлен нижеформа № 11, п. 5 Правил, утв. Приказом Министра обороны от 04.04.2017 № 170.

СПРАВКА

Выдана Малаховой Ирине Михайловне в том, что ее средняя месячная заработная плата составляет 60 230 руб. 00 коп.

Справка выдана для представления по месту службы мужа-военнослужащего для назначения выходного пособия.

Руководитель предприятия (учреждения, организации)
 
А.П. Вороновский
Главный (старший) бухгалтер
 
А.А. Янченко

М.П.

Пункт 1 приказа Министра обороны Российской Федерации от 11 июля 2002 г. № 265.

* * *

Вручая сотрудникам справки, зафиксируйте факт их выдачи (с указанием даты). Для этого попросите сотрудника расписаться в получении документа либо в специальном журнале регистрации справок (описи выдаваемых документов), либо на втором экземпляре. Это подтвердит исполнение вашей организацией (ИП) возложенных на нее обязанностей по выдаче соответствующих документов работнику в срок.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
СЗВ-ТД на директора
КОРОНАВИРУС
ПОЛЕЗНОЕ
Свежий номер журнала Главная книга
ОПРОС
Какие способы мотивации и вознаграждения используются в вашей компании?

Вы можете выбрать до 14 вариантов ответа

Премии
Индексация зарплаты
Корпоративные мероприятия
Персональные подарки
ДМС
Оплата членства в спортклубах
Оплата обучения
Оплата питания
Оплата жилья, коммунальных услуг
Оплата проезда
Дополнительные дни отпуска, отгулы
Гибкий график
Доплаты к среднему заработку
Оборудование мест для отдыха
Нет никаких способов мотивации
О чем это вы?
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.4%
июль 2020 г.
45000000
Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

4.25%
ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Ю-СофтРеспект
Содержание
Нужное