Мобильная связь за счет работодателя | Журнал «Главная книга» | № 2 за 2019 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 9 января 2019 г.

Содержание журнала № 2 за 2019 г.
И.В. Кравченко,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
Нередко компании и ИП обеспечивают своих сотрудников мобильной связью, приобретая для них телефоны вместе с сим-картами или только сим-карты. Порядок учета таких расходов зависит от того, как оформлены внутренние документы по пользованию мобильной связью, какой выбран тарифный план и т. д. О том, как правильно списать «мобильные» расходы и не вызвать претензий со стороны налоговиков, расскажем в нашей статье.

Мобильная связь за счет работодателя

Разбираемся с учетом затрат на покупку мобильников и сим-карт

Если вы приобретаете для сотрудников мобильные телефоны, то учитывайте их в зависимости от стоимости: или как МПЗ, или как ОС. В большинстве случаев стоимость мобильных устройств не превышает 100 000 руб., а значит, списать затраты на их приобретение вы вправе единовременно в состав материальных расходов в полном объеме на дату ввода телефона в эксплуатациюподп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ.

Учет расходов на покупку сим-карт зависит от условий приобретения. При ОСН возможны следующие варианты.

Ситуация 1. Стоимость сим-карты полностью или частично зачисляется на лицевой счет абонента и в дальнейшем расходуется на оплату услуг связи, то есть стоимость самой услуги по подключению равна нулю. В этом случае в момент покупки стоимость сим-карты вообще никак не отражается. Учесть в налоговых расходах уплаченные суммы (без НДС) можно будет только по мере использования услуг связиподп. 3 п. 7 ст. 272, пп. 1, 2 ст. 318 НК РФ.

Ситуация 2. Сумма, уплаченная за сим-карту, на абонентский счет не зачисляется и является платой за предоставление телефонного номера. В таком случае уплаченная сумма (без НДС) учитывается в расходах единовременно.

Входной НДС, относящийся к стоимости сим-карт, при ОСН принимается к вычету в полной сумме после получения счета-фактуры.

Упрощенцы расходы на приобретение сим-карт принимают в том отчетном периоде, в котором они фактически оплачены оператору связип. 2 ст. 346.17 НК РФ. При этом входной НДС со стоимости сим-карт при исчислении УСН-базы учитывается в расходах отдельно от затрат на их приобретениеподп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Учитываем расходы на мобильную связь

Затраты на услуги связи можно учесть в налоговом учете как при ОСН, так и при УСНподп. 25 п. 1 ст. 264, подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Но есть нюансы.

Нюанс 1. Тарифный план. Компании по своему усмотрению вправе выбрать, какой из тарифов для них наиболее выгодный:

безлимитный тариф. Он хорош тем, что сумму расходов на телефонные разговоры контролировать не нужно. Плата за него фиксированная и не зависит ни от количества разговоров, ни от их продолжительности. Кроме того, Минфин не возражает против учета расходов на связь по безлимитным тарифам для целей налогообложения прибылиПисьмо Минфина от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378. При этом учесть их можно без выделения части расходов, приходящейся на личные звонки, так как они никак не влияют на сумму расходов по тарифуПисьмо Минфина от 13.10.2006 № 03-03-04/2/217.

Аналогично учитываются расходы и при использовании тарифов, в которые входит достаточно большое фиксированное количество звонков, СМС-сообщений и/или интернет-трафика;

тариф с поминутной (посекундной) тарификацией. Выбор этого тарифа предполагает установление лимитов расходов на мобильную связь для сотрудников. Лимитирование расходов позволяет компании планировать свои затраты на связь и контролировать работников, чтобы те не злоупотребляли корпоративной услугой — не висели часами на телефоне без надобности.

Но имейте в виду, устанавливая лимит расходов, компания тем самым признает экономическую необоснованность сверхлимитных звонков. А значит, учесть их в налоговых расходах без дополнительных распоряжений руководства вы не сможетеподп. 25 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ; Письмо Минфина от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178.

Если стоимость разговоров будет меньше суммы лимита на связь, установленного организацией работнику, то в налоговых расходах можно учесть только стоимость служебных разговоров. Стоимость его личных звонков в расходы не включается, хотя она может быть и оплачена организацией, если такое условие прописано во внутренних документах. Если же сотрудники компенсируют компании затраты на личные звонки, то их стоимость отражается и в составе расходов, и в составе доходовПисьмо Минфина от 19.01.2009 № 03-03-07/2.

В случаях, когда стоимость разговоров превысит установленный лимит, если такое превышение вызвано служебной необходимостью (например, сотрудник пребывал в загранкомандировке, из-за чего звонки обошлись ему дороже обычного), целесообразно произвести единоразовое повышение лимита для сотрудника, заручившись согласием руководства и оформив соответствующий приказ. Сделав это, вы сможете списать в расходы полную стоимость телефонных переговоров работника. Если же превышение лимита не связано с выполнением трудовых обязанностей, то учитывайте личные звонки в порядке, описанном в предыдущем случае.

Для того чтобы поделить звонки работников на личные и рабочие, придется посмотреть расшифровки счетов. Вручную сортировать звонки весьма трудоемко, поэтому для таких целей можете воспользоваться специальными программами, которые на основании полученной от оператора связи выписки автоматически рассортируют звонки на основе данных корпоративного и личного телефонных справочников.

Учтите, что входной НДС по расходам на связь принимается к вычету в полной сумме после получения счета-фактурып. 1 ст. 172 НК РФ; Письмо Минфина от 03.09.2018 № 03-07-11/62786. НДС со стоимости личных звонков работников (если их стоимость оплачивается оператору) к вычету принимать нельзя.

Какие составляющие соцпакета есть в вашей организации

Нюанс 2. Документальное оформление. Для подтверждения расходов на мобильную связь потребуются следующие документыПисьмо Минфина от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378:

утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым необходима мобильная связь;

договор с оператором связи;

счет за оказанные услуги;

документ, подтверждающий оплату услуг оператора связи, — для организаций, применяющих УСНп. 2 ст. 346.17 НК РФ.

Помимо вышеупомянутых документов, ИФНС при проверке может запросить у вас детализированные счета оператора. По мнению налоговиков, эти документы нужны для подтверждения служебного характера телефонных переговоровПисьмо УФНС по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@. Хотя обязательность представления таких документов неоднозначна. Ведь НК РФ требования об обязательном подтверждении расходов на связь детализированными счетами не содержит. Плюс ко всему детализация не раскрывает характер (служебный или личный) разговоров, а лишь содержит перечень телефонных номеров, на которые звонили сотрудники.

Если же решите подстраховаться и запастись детализацией звонков, то ее нужно не просто приложить к счету, но и фактически проверить на наличие личных разговоров. И если таковые в детализации будут, то в случае, когда компания выбрала не безлимитный тариф и/или оператор списал деньги со счета за такие разговоры, их стоимость нужно отсечь, исключив из налоговых расходов.

Нюанс 3. Интернет и СМС-сообщения. Если организация оплачивает своим сотрудникам не только звонки, но еще и мобильный Интернет вместе с СМС-сообщениями, то расходы на оплату услуг связи по договору, предусматривающему их оплату, можно учесть в налоговых расходах как прочие. Главное условие — необходимость использования Интернета и СМС работниками должна быть документально подтверждена (например, закреплена в приказах или распоряжениях руководителя, должностных инструкциях, трудовых договорах) и экономически обоснована.

Что с НДФЛ и взносами

Стоимость разговоров, которые сотрудник вел исключительно в служебных целях, не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносамип. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1, п. 2 ст. 422 НК РФ. Причем не имеет значения, превысили ли расходы работника установленный ему лимит или нетПисьмо Минфина от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178.

Разговоры, которые велись в собственных интересах сотрудника, оплаченные организацией, будут являться его доходом в натуральной форме, а значит, их стоимость следует включать в облагаемый НДФЛ и взносами доходп. 2 ст. 211, п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ.

Если же сотрудник компенсирует стоимость личных звонков компании, то дохода у сотрудника не будет. А следовательно, удерживать НДФЛ и начислять взносы будет не нужно.

Составляем положение об использовании корпоративной мобильной связи

Расходы на корпоративную связь, как правило, обоснованы необходимостью выполнения должностных обязанностей сотрудниками. Чаще всего мобильная связь нужна сотрудникам, работающим с клиентами/поставщиками или имеющим разъездной характер работы (например, курьерам). Для них должны быть установлены правила пользования мобильной связью.

Можно изложить их в правилах внутреннего трудового распорядка, общих требованиях к охране труда или разработать отдельный документ, который может называться по-разному — положение о служебной мобильной связи, порядок пользования корпоративной связью работниками и т. п. (далее — Положение).

Утвержденной формы такого документа нет, поэтому составляйте его в произвольной форме, изложив важные для вашей организации особенности использования телефонов и сим-карт. В частности, рекомендуем прописать в нем следующие пункты.

1. Перечень должностей работников, которым предоставляется мобильная связь (далее — перечень), и лимиты расходов на нее (при выборе тарифа с поминутной (посекундной) тарификацией). Как правило, сам перечень оформляется приложением к Положению. А в Положении лишь упоминается, что такой перечень есть. Хотя при желании перечень можно привести и в самом документе. Ограничений на этот счет нет. С лимитами, если они устанавливаются, можно поступить аналогично.

Вот так, к примеру, может выглядеть соответствующий пункт Положения.

Положение об использовании корпоративной мобильной связи

...

3.1. Перечень должностей работников, пользующихся корпоративными мобильными телефонами и сим-картами, и лимиты на использование корпоративной связи приведены в Приложении к настоящему Положению.

А само приложение может быть оформлено следующим образом.

Приложение к Положению
об использовании корпоративной
мобильной связи

Перечень должностей работников, пользующихся корпоративными мобильными телефонами и сим-картами, и лимиты на использование корпоративной связи

Наименование должности Лимит в месяц (включая расходы на звонки, СМС-сообщения, интернет-трафик), руб.
1 Директор 2000
2 Заместитель директора 1500
...
10 Специалист отдела продаж 800

Устанавливая лимиты, также пропишите в Положении, как и в каких случаях сотрудник будет возвращать вам суммы перерасхода, если таковые возникнут. Вариантов здесь может быть два.

Вариант 1. Сотрудник превысил установленный ему лимит в связи с производственной необходимостью. Для таких случаев Положение можно дополнить пунктом следующего содержания.

Положение об использовании корпоративной мобильной связи

...

6.6. В случае превышения работником установленного для него лимита мобильной связи он вправе в течение 5 рабочих дней после окончания месяца, в котором такое превышение имело место, написать служебную записку на имя непосредственного руководителя подразделения с просьбой об однократном увеличении лимита на истекший месяц с указанием причин перерасхода.

Решение об увеличении лимита принимает непосредственный руководитель подразделения.

Вариант 2. «Лишние» расходы появились из-за того, что сотрудник использовал мобильную связь в личных целях. В таком случае можно обязать его возместить сумму перерасхода компании. Перечислить деньги сотрудник может на расчетный счет или внести в кассу организации.

Обратите внимание, прописать в Положении пункт, предусматривающий удержание суммы перерасхода из зарплаты работника, нельзя, так как в ТК РФ такого основания нетст. 137 ТК РФ. Удержать сверхлимитную сумму из зарплаты работника можно, только если он даст вам на это письменное согласие. Если согласия не последует, то можете привлечь его к материальной ответственности, так как он нанес вам материальный ущербгл. 39 ТК РФ. Процедура привлечения к материальной ответственности оформляется в общем порядке. Подробнее о том, как это сделать, читайте в , 2014, № 14.

Внимание

Во избежание возможных претензий налоговиков необходимость использования мобильной связи работниками рекомендуем также закрепить:

в должностных инструкциях;

в трудовых договорах или допсоглашениях к ним.

2. Права и обязанности работников в связи с предоставлением корпоративной услуги. Пропишите в Положении, могут ли сотрудники пользоваться корпоративной связью в нерабочее время, по выходным, в отпуске и т. д. Причем эти правила могут различаться для разных должностей.

Определите, могут ли сотрудники использовать корпоративную связь в личных целях. И если могут, пропишите порядок такого использования. Например, выбирая тариф с поминутной (посекундной) тарификацией, в Положении можно указать, что разговоры личного характера организация оплачивает только в пределах лимита, который устанавливается в целом на служебные и личные разговоры работника.

Перечислите обязанности работников и запреты. Например, пропишите:

обязанность находиться на связи в рабочее время или во время выполнения задания работодателя;

обязанность бережно обращаться с телефонами и сим-картами;

запрет на обмен сим-картами между работниками или на их передачу третьим лицам.

Но не обязывайте работников быть на связи во время отдыха. Режим «дежурство на дому» допускается только в случаях, установленных ТК РФ или иными федеральными законамиПисьмо Минтруда от 28.11.2013 № 14-2-242.

3. Порядок выдачи и сдачи телефонов и сим-карт. Укажите, кто и в каком порядке выдает работникам телефоны и сим-карты. Например, этим может заниматься сотрудник склада, на которого возложены обязанности по учету и хранению телефонов и сим-карт, принадлежащих компании. Основанием для их выдачи может быть служебная записка непосредственного руководителя. А сама выдача телефонов и сим-карт конкретному работнику может оформляться отдельным приказом, содержащим ф. и. о. и должность сотрудника, модель и серийный номер телефона, телефонный номер, дату их выдачи. С таким приказом сотрудник должен быть ознакомлен под роспись.

Если мобильных телефонов и сим-карт много и они периодически передаются разным работникам, то можете вести журнал (ведомость) выдачи телефонов и сим-карт, в котором сотрудники должны будут расписываться при их получении.

Также конкретизируйте, при каких обстоятельствах сотрудник должен сдать сим-карту. К примеру, это могут быть:

увольнение сотрудника;

переход сотрудника в другое подразделение;

нарушение сотрудником правил использования служебной связи.

4. Порядок учета расходов на корпоративную связь. Пропишите, кто и в каком порядке ведет учет расходов, выявляет превышение лимита или использование сим-карты в личных целях и информирует об этом работников.

Готовое Положение утвердите соответствующим приказом и ознакомьте с ним под роспись всех работников, имеющих право на пользование мобильной связью. А тех, кого примете на работу в будущем, ознакомьте с этим локальным актом, как и с другими, при приеме на работу до подписания трудового договораст. 68 ТК РФ.

И помните: чем детальнее будет составлено Положение о мобильной связи и чем более тщательно будут обоснованы его пункты, тем меньше появится поводов для претензий у налоговиков.

* * *

Если вы выдаете сотрудникам только сим-карты, то во избежание ненужных споров с налоговиками рекомендуем документально зафиксировать факт использования сотрудниками собственных мобильных телефонов в интересах работодателя, оформив, например, договор аренды или выплату компенсации за использование личного имущества в служебных целях.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Расходы»:

2019 г.

2018 г.

2017 г.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
КОРОНАВИРУС
ПОЛЕЗНОЕ
Свежий номер журнала Главная книга
ОПРОС
Удалось ли вам получить «коронавирусную» субсидию 12130 руб.?
Да, без проблем
Да, но сначала придрались к некорректным данным расчетного счета
Да, но пришлось открывать расчетный счет
Нет, потому что есть задолженность больше 3000 руб.
Нет, так как пострадавший вид деятельности в ЕГРЮЛ/ЕГРИП указан как дополнительный
Нет, поскольку пострадавший вид деятельности не указан в ЕГРЮЛ/ЕГРИП
Нет, потому что мы не попали в список пострадавших отраслей
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.33%
март 2020 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

20 195

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

4.5%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Демодоступ_КоронавирусФорум
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
08.07.2020

Онлайн деловой конгресс Такском для бухгалтеров и руководителей, компания Такском - журнал ФНС России «Налоговая политика и практика»