Опасности «коллективных» приказов | Журнал «Главная книга» | № 5 за 2019 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 15 февраля 2019 г.

Содержание журнала № 5 за 2019 г.
ОСН | УСН | ЕНВД | ЕСХН | ПСН
М.Г. Мошкович,
старший юрист
Независимо от того, какие формы приказов используются в организации — унифицированные или свои собственные, следует быть осторожнее с изданием документов, которые касаются сразу нескольких работников. Ведь ознакомление каждого из них с содержанием «коллективного» приказа может привести к разглашению персональных данных.

Опасности «коллективных» приказов

Упомянутые в статье Решения и Определения судов можно найти:

раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс

Если приказ на всех один...

Унифицированные формы, принятые когда-то Госкомстатом, могут использоваться при составлении как персональных, так и «коллективных» приказов. Так, один приказ в отношении сразу нескольких работников можно оформить в следующих случаях:

прием на работу (форма Т-1а);

перевод на другую работу (форма Т-5а);

премирование (форма Т-11а);

предоставление отпуска (форма Т-6а);

увольнение (форма Т-8а);

направление в командировку (форма Т-9а).

И даже если в вашей компании используются самостоятельно разработанные формы, вполне возможно, что «коллективные» приказы вы все равно издаете. Ведь это иногда может быть удобно, в частности когда нужно премировать сразу группу сотрудников.

Однако сегодня использование «коллективных» форм рискованно.

Ознакомление с приказом

В чем опасность? Дело в том, что с приказами по личному составу нужно знакомить работников, в отношении которых они изданы. Если, например, приказ о приеме на работу, переводе или премировании оформлен сразу на нескольких лиц, то сотрудники при ознакомлении неизбежно получат сведения не только о своих зарплатах, но и о чужих.

Внимание

Должности сотрудников, имеющих в силу своих должностных обязанностей доступ к персональным данным других работников (например, руководитель, бухгалтер и кадровик), должны быть названы в положении о работе с персональными данными, действующем в компаниистатьи 87, 88 ТК РФ; п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон № 152-ФЗ).

А по мнению Роскомнадзора, размер оплаты труда — это персональные данныеПисьмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681. Их работодатель не вправе сообщать третьей стороне без письменного согласия самого работникаст. 88 ТК РФ; статьи 3, 7 Закона № 152-ФЗ.

Конечно, можно найти пути обхода этой проблемы, например не давать работнику текст приказа для прочтения, а зачитать его вслух. Собственно, ТК и требует «объявить» приказ работникуст. 68 ТК РФ. А для росписи можно приготовить специальный лист ознакомления.

Но сам факт оформления такого приказа может вызвать нарекания со стороны проверяющих, а также стать причиной жалобы или судебного иска со стороны работника. Ведь создается риск разглашения, значит, работодатель не выполняет свои обязанности. Следовательно, лучше делать персональные приказы.

Конечно, если речь идет о премировании большого коллектива, то делать отдельный приказ на каждого довольно затруднительно. Но на практике с приказами о выплате регулярных премий обычно и не знакомят, поскольку рассматривают такие премии как часть оплаты труда. Приказ оформляется по основной деятельности (а не по личному составу), и знакомят с ним только главбуха как исполнителя. По мнению специалиста Роструда, это правильный подход.

Знакомить работника с приказом о выплате регулярных премий не нужно

ДУДОЛАДОВ Игорь Иванович ДУДОЛАДОВ Игорь Иванович
Заместитель начальника отдела контроля рассмотрения территориальными органами обращений, Роструд

— Системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актамист. 135 ТК РФ. С этими документами работник и так должен быть ознакомлен при приеме на работуст. 68 ТК РФ. Поэтому знакомить его каждый раз с приказом о выплате премии, являющейся частью системы оплаты труда, нет необходимости.

Всю информацию он в любом случае получит из расчетного листка, в котором должны быть сведения о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий периодст. 136 ТК РФ.

А вот если работодателем принято решение о выплате работникам в качестве разового поощрения премиист. 191 ТК РФ, которая не относится к регулярным премиальным выплатам за определенный период времени, то с таким приказом работников необходимо ознакомить письменно. И если этот приказ оформлен в отношении нескольких работников (в том числе с использованием формы № Т-11а), то знакомить работников нужно с учетом имеющегося у работодателя локального нормативного акта о порядке передачи персональных данных работников.

Выдача копий документов, связанных с работой

Сложности возникают также с копиями приказов, которые необходимо выдавать работникам по их просьбест. 62 ТК РФ. Так, если у вас попросят копию «коллективного» приказа, то придется либо закрывать при снятии копии информацию, касающуюся других работников, либо делать выписки из таких приказов. Это неудобно и трудоемко, увеличится время на выполнение запросов работников, а они ведь иногда требуют довольно много документов.

Выплачивают ли вам годовые премии

Следует также учитывать, что ввиду расплывчатости понятия «персональные данные» к последним сегодня может быть отнесена практически любая информация о человеке, а не только сведения о размере его зарплаты. В связи с этим проблемой становится выдача копий не только приказов, но и других кадровых документов, в которых упоминается еще кто-либо, кроме самого работника. Приведем примеры документов, копии которых, по мнению некоторых судов, нельзя было выдать работнику в целях защиты персональных данных других лиц:

штатное расписаниеОпределение Приморского крайсуда от 29.06.2015 № 33-5343;

ведомости по зарплатеАпелляционное определение Санкт-Петербургского горсуда от 07.11.2017 № 33-21498/2017;

табели учета рабочего времени, графики несения службыАпелляционное определение Иркутского облсуда от 25.08.2015 № 33-7240/2015;

материалы по делу о привлечении работника к дисциплинарной ответственности (акт служебного расследования, объяснительные работников, акты медицинского освидетельствования и другие документы), поскольку они содержали фамилии других работников, занимаемые ими должности, другие сведения, касающиеся их личностиРешение Хабаровского крайсуда от 21.04.2016 № 21-364/2016.

Справедливости ради отметим, что не все судьи так радикальны. В других судебных решениях высказано мнение о возможности выдачи работнику, в частности, копий табелей учета рабочего времениАпелляционное определение Хабаровского крайсуда от 22.04.2015 № 33-2410/2015, копии акта о непредоставлении объяснения по факту совершения дисциплинарного проступкаАпелляционное определение Нижегородского облсуда от 29.11.2016 № 33-14382/2016.

Справка

За передачу персональных данных работника третьим лицам без его письменного согласия возможен штрафч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ:

для компании — от 15 000 до 75 000 руб.;

для директора (ИП) — от 10 000 до 20 000 руб.

* * *

Как видим, повышенные требования по защите персональных данных порой вынуждают работодателей фактически идти на нарушение ТК. Чтобы этого не случилось, ищите золотую середину. Старайтесь делать персональными приказы и другие документы в отношении работника. А если это невозможно, то перед снятием копии для выдачи работнику обезличьте персональные данные других лиц, имеющиеся в документе. То есть уберите те сведения, которые позволяют, например, определить, какому работнику какой размер зарплаты установленп. 9 ст. 3 Закона № 152-ФЗ.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Кадры / оплата труда»:

2020 г.

2019 г.

2018 г.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ОПРОС
Как вы добираетесь до работы?
Никак, работаю из дома
Пешком, работа в шаговой доступности
Пешком, стараюсь больше двигаться
На общественном транспорте без пересадок
На общественном транспорте с пересадками
Предпочитаю автомобиль
Да по-разному бывает...
Моя работа - постоянные разъезды
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.42%

 2020 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

20 195

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

6%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГКДемодоступ к ГК
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
Информации о мероприятиях в данный момент нет
Дарим доступ к журналу «Главная книга»!
Вам открыт свободный доступ к журналу «Главная книга».

Он действует 5 дней, используйте их по максимуму.

За это время вы сможете:

Подготовиться к сдаче отчетности 
с помощью наших «Бухгалтерских семинаров»

Легко найти ответ на свой вопрос благодаря сервису «Типовые ситуации»

Читать статьи из свежих номеров совершенно бесплатно

Пользоваться архивом издания 
за последние 8 лет без ограничений

Получить демодоступ