Опасности «коллективных» приказов | Журнал «Главная книга» | № 5 за 2019 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 15 февраля 2019 г.

Содержание журнала № 5 за 2019 г.
М.Г. Мошкович,
старший юрист
Независимо от того, какие формы приказов используются в организации — унифицированные или свои собственные, следует быть осторожнее с изданием документов, которые касаются сразу нескольких работников. Ведь ознакомление каждого из них с содержанием «коллективного» приказа может привести к разглашению персональных данных.

Опасности «коллективных» приказов

Упомянутые в статье Решения и Определения судов можно найти:

раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс

Если приказ на всех один...

Унифицированные формы, принятые когда-то Госкомстатом, могут использоваться при составлении как персональных, так и «коллективных» приказов. Так, один приказ в отношении сразу нескольких работников можно оформить в следующих случаях:

прием на работу (форма Т-1а);

перевод на другую работу (форма Т-5а);

премирование (форма Т-11а);

предоставление отпуска (форма Т-6а);

увольнение (форма Т-8а);

направление в командировку (форма Т-9а).

И даже если в вашей компании используются самостоятельно разработанные формы, вполне возможно, что «коллективные» приказы вы все равно издаете. Ведь это иногда может быть удобно, в частности когда нужно премировать сразу группу сотрудников.

Однако сегодня использование «коллективных» форм рискованно.

Ознакомление с приказом

В чем опасность? Дело в том, что с приказами по личному составу нужно знакомить работников, в отношении которых они изданы. Если, например, приказ о приеме на работу, переводе или премировании оформлен сразу на нескольких лиц, то сотрудники при ознакомлении неизбежно получат сведения не только о своих зарплатах, но и о чужих.

Внимание

Должности сотрудников, имеющих в силу своих должностных обязанностей доступ к персональным данным других работников (например, руководитель, бухгалтер и кадровик), должны быть названы в положении о работе с персональными данными, действующем в компаниистатьи 87, 88 ТК РФ; п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон № 152-ФЗ).

А по мнению Роскомнадзора, размер оплаты труда — это персональные данныеПисьмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681. Их работодатель не вправе сообщать третьей стороне без письменного согласия самого работникаст. 88 ТК РФ; статьи 3, 7 Закона № 152-ФЗ.

Конечно, можно найти пути обхода этой проблемы, например не давать работнику текст приказа для прочтения, а зачитать его вслух. Собственно, ТК и требует «объявить» приказ работникуст. 68 ТК РФ. А для росписи можно приготовить специальный лист ознакомления.

Но сам факт оформления такого приказа может вызвать нарекания со стороны проверяющих, а также стать причиной жалобы или судебного иска со стороны работника. Ведь создается риск разглашения, значит, работодатель не выполняет свои обязанности. Следовательно, лучше делать персональные приказы.

Конечно, если речь идет о премировании большого коллектива, то делать отдельный приказ на каждого довольно затруднительно. Но на практике с приказами о выплате регулярных премий обычно и не знакомят, поскольку рассматривают такие премии как часть оплаты труда. Приказ оформляется по основной деятельности (а не по личному составу), и знакомят с ним только главбуха как исполнителя. По мнению специалиста Роструда, это правильный подход.

Знакомить работника с приказом о выплате регулярных премий не нужно

ДУДОЛАДОВ Игорь Иванович ДУДОЛАДОВ Игорь Иванович
Заместитель начальника отдела контроля рассмотрения территориальными органами обращений, Роструд

— Системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актамист. 135 ТК РФ. С этими документами работник и так должен быть ознакомлен при приеме на работуст. 68 ТК РФ. Поэтому знакомить его каждый раз с приказом о выплате премии, являющейся частью системы оплаты труда, нет необходимости.

Всю информацию он в любом случае получит из расчетного листка, в котором должны быть сведения о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий периодст. 136 ТК РФ.

А вот если работодателем принято решение о выплате работникам в качестве разового поощрения премиист. 191 ТК РФ, которая не относится к регулярным премиальным выплатам за определенный период времени, то с таким приказом работников необходимо ознакомить письменно. И если этот приказ оформлен в отношении нескольких работников (в том числе с использованием формы № Т-11а), то знакомить работников нужно с учетом имеющегося у работодателя локального нормативного акта о порядке передачи персональных данных работников.

Выдача копий документов, связанных с работой

Сложности возникают также с копиями приказов, которые необходимо выдавать работникам по их просьбест. 62 ТК РФ. Так, если у вас попросят копию «коллективного» приказа, то придется либо закрывать при снятии копии информацию, касающуюся других работников, либо делать выписки из таких приказов. Это неудобно и трудоемко, увеличится время на выполнение запросов работников, а они ведь иногда требуют довольно много документов.

Выплачивают ли вам годовые премии

Следует также учитывать, что ввиду расплывчатости понятия «персональные данные» к последним сегодня может быть отнесена практически любая информация о человеке, а не только сведения о размере его зарплаты. В связи с этим проблемой становится выдача копий не только приказов, но и других кадровых документов, в которых упоминается еще кто-либо, кроме самого работника. Приведем примеры документов, копии которых, по мнению некоторых судов, нельзя было выдать работнику в целях защиты персональных данных других лиц:

штатное расписаниеОпределение Приморского крайсуда от 29.06.2015 № 33-5343;

ведомости по зарплатеАпелляционное определение Санкт-Петербургского горсуда от 07.11.2017 № 33-21498/2017;

табели учета рабочего времени, графики несения службыАпелляционное определение Иркутского облсуда от 25.08.2015 № 33-7240/2015;

материалы по делу о привлечении работника к дисциплинарной ответственности (акт служебного расследования, объяснительные работников, акты медицинского освидетельствования и другие документы), поскольку они содержали фамилии других работников, занимаемые ими должности, другие сведения, касающиеся их личностиРешение Хабаровского крайсуда от 21.04.2016 № 21-364/2016.

Справедливости ради отметим, что не все судьи так радикальны. В других судебных решениях высказано мнение о возможности выдачи работнику, в частности, копий табелей учета рабочего времениАпелляционное определение Хабаровского крайсуда от 22.04.2015 № 33-2410/2015, копии акта о непредоставлении объяснения по факту совершения дисциплинарного проступкаАпелляционное определение Нижегородского облсуда от 29.11.2016 № 33-14382/2016.

Справка

За передачу персональных данных работника третьим лицам без его письменного согласия возможен штрафч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ:

для компании — от 15 000 до 75 000 руб.;

для директора (ИП) — от 10 000 до 20 000 руб.

* * *

Как видим, повышенные требования по защите персональных данных порой вынуждают работодателей фактически идти на нарушение ТК. Чтобы этого не случилось, ищите золотую середину. Старайтесь делать персональными приказы и другие документы в отношении работника. А если это невозможно, то перед снятием копии для выдачи работнику обезличьте персональные данные других лиц, имеющиеся в документе. То есть уберите те сведения, которые позволяют, например, определить, какому работнику какой размер зарплаты установленп. 9 ст. 3 Закона № 152-ФЗ.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Кадры / оплата труда»:

2020 г.

2019 г.

2018 г.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
КОРОНАВИРУС
ПОЛЕЗНОЕ
Свежий номер журнала Главная книга
ОПРОС
Удалось ли вам получить «коронавирусную» субсидию 12130 руб.?
Да, без проблем
Да, но сначала придрались к некорректным данным расчетного счета
Да, но пришлось открывать расчетный счет
Нет, потому что есть задолженность больше 3000 руб.
Нет, так как пострадавший вид деятельности в ЕГРЮЛ/ЕГРИП указан как дополнительный
Нет, поскольку пострадавший вид деятельности не указан в ЕГРЮЛ/ЕГРИП
Нет, потому что мы не попали в список пострадавших отраслей
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.33%
март 2020 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

20 195

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

4.5%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Демодоступ_КоронавирусКонгресс_Такском
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
08.07.2020

Онлайн деловой конгресс Такском для бухгалтеров и руководителей, компания Такском - журнал ФНС России «Налоговая политика и практика»