О сроках хранения документов и не только | Журнал «Главная книга» | № 9 за 2019 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 19 апреля 2019 г.

Содержание журнала № 9 за 2019 г.
И.В. Кравченко,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
На законодательном уровне единый перечень со сроками хранения документов организации не установлен. Более того, для некоторых документов разными нормативными правовыми актами установлены разные сроки хранения, а для каких-то сроки варьируются в зависимости от определенных условий. В связи с этим установить срок хранения того или иного документа иногда бывает не так-то просто.

О сроках хранения документов и не только

Упомянутый в статье Перечень типовых управленческих архивных документов можно найти:

раздел «Законодательство» системы КонсультантПлюс

Как быть, если по одному документу определены разные сроки хранения

Сколько лет необходимо хранить документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов, если для некоторых из них (например, для больничных) в разных нормативных актах установлены разные сроки хранения?

— Если для одного и того же документа установлены разные сроки хранения в разных нормативных правовых актах, то ориентироваться нужно на акт, в котором установлен больший срок.

В частности, для листков нетрудоспособности предусмотренный Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры, срок хранения составляет 5 летст. 896 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). А в соответствии с нормами Налогового кодекса хранить документы, необходимые для исчисления страховых взносов (к которым, в частности, относятся больничные), следует в течение 6 лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности по нимподп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ. Значит, именно на этот срок и нужно ориентироваться при определении срока хранения больничных.

Однако не всегда срок хранения документов, установленный в Перечне, меньше срока, предусмотренного НК РФ. Для некоторых документов, в том числе «страховых», Перечень устанавливает период хранения аж 75 лет. К примеру, это:

документы о получении заработной платы и других выплат, если организация не ведет лицевые счетаст. 412 Перечня;

индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных взносах застрахованного лицаст. 905 Перечня.

Поэтому, определяя время хранения таких документов, ориентируйтесь на срок, установленный в Перечне, а не в НК РФ.

Сколько лет хранить сведения о доходах работников

Правда ли, что сведения о доходах работников, в частности справки по форме 2-НДФЛ, необходимо хранить постоянно? И нужно ли их хранить на бумажном носителе, если формируются они в электронной форме?

— Хранить сведения о доходах физлиц необходимо в течение 75 лет, но лишь при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы. В остальных случаях период хранения таких документов, в том числе и для справок 2-НДФЛ, составляет 5 летст. 396 Перечня.

Решение о ведении или неведении лицевых счетов работников работодатель принимает самостоятельно, учитывая, что информация, представленная в этом первичном документе, может быть получена и из других форм, применяемых для целей учета труда и зарплаты работников.

Хранить лицевые счета необходимо в зависимости от периода их создания. Так, лицевые счета, созданныеп. 3 ст. 3, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — Закон № 125-ФЗ):

до 2003 г., хранятся 75 лет со дня создания;

в 2003 г. и позже, — 50 лет со дня создания.

Ведомости начисления зарплаты при наличии лицевых счетов следует хранить в течение 5 лет, а при их отсутствии — в течение 50/75 лет (аналогично лицевым счетам в зависимости от периода их создания)ст. 412 Перечня; п. 3 ст. 3, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ.

Получается, что в любом случае какие-то из этих документов (лицевые счета, ведомости, справки 2-НДФЛ) придется хранить в течение весьма продолжительного периода времени (50/75 лет), а вот какие именно — выбирать вам.

В какой форме (бумажной или электронной) хранить документы, компания вправе решить самостоятельно. Если документы составлены и хранятся в электронной форме, то распечатывать и хранить их на бумаге не нужноПисьмо Минфина от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202; Приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила хранения документов).

Справка

В настоящее время расчет заработной платы редко происходит вручную, зачастую для этих целей используются специализированные бухгалтерские программы, в которых, в частности, предусмотрено ведение лицевых счетов работников. Если ваша компания ведет лицевые счета на компьютере, то имейте в виду, что распечатывать их ежемесячно не нужно (если иное не предусмотрено вашей учетной политикой). Достаточно это делать раз в год. Или же вы можете хранить эти первичные документы в электронном виде, подписав их квалифицированной электронной подписью.

Как рассчитать срок хранения товарных накладных и счетов-фактур

В IV квартале 2018 г. был приобретен товар, который сразу же был принят к учету, а НДС по нему — к вычету. В I квартале 2019 г. товар был реализован и его стоимость учтена в налоговых расходах. Как правильно при таких условиях определить срок хранения счета-фактуры и товарной накладной?

Конечно, собирать и хранить почтовые марки интереснее, чем бухгалтерские документы. Но последние нужно хранить обязательно, причем некоторые — много лет

Конечно, собирать и хранить почтовые марки интереснее, чем бухгалтерские документы. Но последние нужно хранить обязательно, причем некоторые — много лет

— Сроки хранения этих документов будут разными, и вот почему. Счет-фактура является документом, подтверждающим правомерность вычета входного НДС. Хранить такой документ следует в течение 4 лет со дня окончания квартала, в котором он использовался в последний раз для исчисления налога и составления налоговой отчетностиподп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ; п. 1.13 Приказа Минфина от 10.11.2015 № 174н; Письмо Минфина от 06.09.2018 № 03-07-09/63731. Для компании-покупателя это означает, что четырехлетний срок хранения счета-фактуры следует отсчитывать с 1-го числа квартала, следующего за тем кварталом, в котором она зарегистрировала в книге покупок этот счет-фактуру и отразила в декларации по НДС вычет налога.

Следовательно, в вашей ситуации отсчет срока хранения счета-фактуры начнется с 01.01.2019 (так как НДС был принят к вычету в IV квартале 2018 г.) и закончится 31.12.2022 включительно.

В отличие от счета-фактуры, товарная накладная является документом, не только подтверждающим право на вычет НДС (в частности, принятие товаров к учету), но и документом, подтверждающим налоговые расходы, а также первичным учетным документом для бухучета. Сроки хранения у этих документов разные, а раз так, то выбрать нужно будет максимальный из них. Так, хранить товарную накладную следует:

как документ, подтверждающий вычет по НДС, — в течение 4 лет после окончания квартала, в котором НДС принят к вычету (применительно к вашей ситуации — с 01.01.2019 по 31.12.2022)подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ; п. 1.13 Приказа Минфина от 10.11.2015 № 174н; Письмо Минфина от 06.09.2018 № 03-07-09/63731;

как документ, подтверждающий налоговые расходы, — в течение 4 лет после окончания налогового периода, в котором стоимость товаров учтена в налоговых расходах (применительно к вашей ситуации — с 01.01.2020 по 31.12.2023, так как затраты учтены в налоговых расходах в 2019 г.)подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ;

как первичный учетный документ — в течение 5 лет после окончания года, в котором стоимость товаров учтена в расходах (применительно к вашей ситуации — с 01.01.2020 по 31.12.2024)ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Таким образом, хранить товарную накладную на указанные товары вашей компании необходимо вплоть до 31.12.2024.

Как хранить счета-фактуры

Наша компания бумажные счета-фактуры хранит по дате, но отдельно (в разных папках) в зависимости от того, на что счет-фактура выставлен (на товар, услугу или аванс). Аутсорсинговая компания, которой мы передаем дела, требует, чтобы все счета-фактуры мы собрали в одну папку и разложили их в хронологии с книгой покупок. Как правильно их хранить: в одной папке или можно в разных (документы ведь и в этом случае разложены по порядку)?

— Хранить счета-фактуры следует в хронологическом порядке по дате выставления (составления/исправления, если счета-фактуры не подлежат направлению покупателю или они не были им получены) или по дате их полученияп. 10 Правил заполнения счетов-фактур, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. А значит, отдельно друг от друга хранить следует только выставленные и полученные счета-фактуры.

Деление счетов-фактур в зависимости от того, на что они выставлены, приведет к образованию хронологических пропусков в подшивке документов, так как разложены они в разных папках. Однако ответственности за такое хранение нет. Проблем с вычетом НДС тоже не будет. Поэтому если вам так удобно — можете хранить и так.

Хранение расчетных листков — дело обязательное или добровольное для организации?

Трудинспекция при проверке запросила «зарплатные» документы, в частности расчетные листки. Верно ли, что расчетные листки делаются в одном экземпляре для работника и хранить их для себя компания не обязана? Если это так, то что тогда представить проверяющим?

— Трудовой кодекс обязывает работодателей выдавать расчетные листки при выплате зарплаты работникамст. 136 ТК РФ, но делать и хранить их дубликаты не требует. В частности, в одном из писем Минфина был сделан такой выводПисьмо Минфина от 14.04.2016 № 02-06-05/21573. Правда, разъяснения в этом Письме касались госучреждений, но полагаем, и коммерческие организации могут ими руководствоваться.

Получается, хранить для себя расчетные листки работодатели не обязаны. Главное — подтвердить факт того, что работники уведомлены о составных частях своей зарплаты. Каким способом это сделать, работодатель решает самостоятельно. Например, возможны следующие варианты:

если листки рассылаются электронно — факт их выдачи подтвердят, например, письма с уведомлением об их прочтенииПисьмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560;

если листки выдаются на бумаге — факт их выдачи подтвердит, например, журнал выдачи расчетных листков с подписями работников об их получении. Можно, конечно, и вторые экземпляры листков печатать и просить работников расписываться на них о получении своего экземпляра, но, еще раз повторимся, это занятие добровольное, да и затратное.

Если же при проверке документально подтвердить факт выдачи расчетных листков сотрудникам вы не сможете, трудовые инспекторы могут не поверить, что вы их вообще выдавали, и оштрафовать. Штраф за невыдачу работникам расчетных листков составляетч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ:

для организаций — от 30 до 50 тыс. руб. (при повторном нарушении — от 50 до 70 тыс. руб.);

для ИП — от 1 до 5 тыс. руб. (при повторном нарушении — от 10 до 20 тыс. руб.);

для должностных лиц — от 1 до 5 тыс. руб. (при повторном нарушении — от 10 до 20 тыс. руб. (или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет)).

Налоговые проверки: документы за какой период могут затребовать в 2019 г.

В марте 2019 г. компания получила от налоговой инспекции требование о представлении документов за 2015 г.:
в рамках выездной налоговой проверки на основании ст. 93 НК РФ;
в рамках встречной налоговой проверки на основании ст. 93.1 НК РФ.
Насколько правомерны эти требования ИФНС, учитывая, что проверяемый период ограничен 3 годами?

Чтобы проверка трудинспекции прошла для вашей организации как по нотам, лучше заранее подготовить все документы, касающиеся расчетов с работниками

Чтобы проверка трудинспекции прошла для вашей организации как по нотам, лучше заранее подготовить все документы, касающиеся расчетов с работниками

— Ответ на вопрос касательно правомерности запроса документов за 2015 г. в рамках выездной налоговой проверки, проводимой в 2019 г., напрямую зависит от периода, в котором было вынесено решение о ее проведении. Ведь проверяемый период выездной проверки ограничен 3 годами, предшествующими году, в котором вынесено решение о ее проведенииабз. 2 п. 4 ст. 89 НК РФ. Причем это ограничение не касается текущего года деятельности компании. То есть год, в котором назначена проверка, также может быть проверен вплоть до даты назначения проверки.

Исходя из условий вопроса, получается, что решение о назначении выездной проверки в отношении вашей компании могло быть вынесено в 2019 г. или 2018 г.пп. 6, 9 ст. 89 НК РФ А раз так, то проверке могут подвергаться следующие периоды:

если решение о проведении проверки вынесено в 2019 г. — 2016, 2017, 2018 гг. и часть 2019 г.;

если решение о проведении проверки вынесено в 2018 г. — 2015, 2016, 2017 гг. и часть 2018 г.

Получается, что требование ИФНС представить документы за 2015 г. в рамках выездной налоговой проверки будет правомерным лишь при условии ее назначения в 2018 г.

А вот что касается запроса документов в рамках встречной проверки, то каких-либо ограничений по периоду, за который могут быть истребованы документы, касающиеся деятельности вашего контрагента, не установленоПисьмо Минфина от 23.11.2009 № 03-02-07/1-519. Ограничение трехлетним сроком предусмотрено лишь для выездных налоговых проверок и на встречные проверки не распространяетсяп. 4 ст. 89 НК РФ.

Более того, запрашиваемые налоговиками документы по «встречке» совсем необязательно должны относиться к периоду, за который проверяют вашего контрагентаПисьмо Минфина от 27.09.2013 № 03-02-07/1/40175. Да и оценивать принадлежность истребуемых у вас документов к проверяемому периоду вы не вправеПостановление 4 АСС от 15.04.2014 № А19-15362/2013.

Поэтому, если срок хранения запрашиваемых документов не истекподп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ; ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; Закон № 125-ФЗ; Перечень, в рамках встречной проверки компания обязана их представить ИФНС. В противном случае ее могут оштрафоватьп. 6 ст. 93.1, п. 2 ст. 126 НК РФ; Письмо Минфина от 10.07.2017 № 03-02-08/43465.

Чем грозит несоблюдение сроков хранения документов

Какими негативными последствиями для организации и ее руководителя может обернуться отсутствие бухгалтерских, налоговых и кадровых документов, срок хранения которых еще не истек?

При отсутствии бухгалтерских и налоговых документов организация может получить шах и мат от налоговиков. То есть попасть на пени и штрафы

При отсутствии бухгалтерских и налоговых документов организация может получить шах и мат от налоговиков. То есть попасть на пени и штрафы

— Ответственность компании. Во-первых, если компания не подтвержденные документами затраты учла в качестве налоговых расходов, а НДС по ним приняла к вычету, то в случае обнаружения этого факта в ходе налоговой проверки инспекторы гарантированно снимут эти расходы и вычеты НДС по ним, попутно доначислив налоги, начислив пени и выставив штрафы.

Также, обнаружив отсутствие документов, срок хранения которых еще не истек, налоговики вправе исчислить суммы налогов к уплате расчетным методом по операциям, по которым нет первичкиподп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ; Постановление Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57. Метод сложный и оспоримый, но он также не исключает возможности начисления пеней и наложения штрафов.

Во-вторых, за несоблюдение сроков сохранности документов компанию могут оштрафовать:

за грубое нарушение правил учета доходов и расходов — на сумму в размере 10 или 30 тыс. руб., а если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы — на сумму в размере 20% от суммы задолженности по налогу (но не меньше 40 тыс. руб.)ст. 120 НК РФ;

за непредставление документов по требованию ИФНС или ФСС — на сумму в размере 200 руб. за каждый экземпляр непредставленного документап. 1 ст. 126 НК РФ; ст. 26.31 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ;

за непредставление документов по требованию трудинспекции — на сумму в размере от 30 до 50 тыс. руб. (при повторном нарушении — от 50 до 70 тыс. руб.)ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Ответственность руководителя. К директору компании, как к должностному лицу, могут быть применены следующие санкции:

за непредставление документов по требованию ИФНС или ФСС — штраф в размере от 300 до 500 руб. за все документы, перечисленные в требованиич. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ;

за грубое нарушение требований к бухучету — штраф в размере от 5 до 10 тыс. руб. (при повторном нарушении — от 10 до 20 тыс. руб.)ст. 15.11 КоАП РФ;

за непредставление документов по требованию трудинспекции — предупреждение или штраф в размере от 1 до 5 тыс. руб. (при повторном нарушении — штраф в размере от 10 до 20 тыс. руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет)ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ;

за нарушение правил архивного дела — штраф в размере от 300 до 500 руб.ст. 13.20 КоАП РФ

Поэтому в случае утраты каких-либо документов рекомендуем восстановить их в ближайшие сроки.

Где хранить БСО

Верно ли, что БСО нужно хранить вместе с кассовыми документами? Если нет, то где именно их следует хранить и в течение какого срока нужно обеспечивать сохранность бланков?

— Чистые бланки следует хранить в металлических шкафах, сейфах, специальных помещениях (если бланков много), которые дают возможность избежать кражи или повреждения документов и которые в конце каждого рабочего дня следует опечатыватьп. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359 (далее — Положение).

Копии (отрывные части, корешки) БСО и испорченные бланки следует упаковывать в мешки и опечатыватьп. 19 Положения. Хранить бланки вместе с кассовыми документами не требуется. Упакованные в опечатанные мешки документы следует хранить не менее 5 лет со дня их использования или порчип. 19 Положения.

А по достижении предельного срока хранения, но не ранее чем через месяц со дня последней инвентаризации БСО их копии (отрывные части, корешки) и испорченные бланки на основании соответствующего акта под контролем специально созданной комиссии можно уничтожитьпп. 17, 19 Положения.

Архив для компаний: обязанность или право?

Обязаны ли компании создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов? Если да, то все ли документы подлежат передаче в архив или какие-то можно оставить на хранении в бухгалтерии?

— Законодательно на компании возложена обязанность по обеспечению сохранности документов в течение установленных для них сроков хранения и толькоч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ. Создавать для этих целей архив или нет, компания решает самостоятельно, так как создание архива является ее правом, а не обязанностьюч. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ.

Если такое решение принято, для организации правильного архивного хранения необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций и Правилами, утвержденными МинкультурыОсновные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее — Правила Росархива); Правила хранения документов.

Так, согласно этим нормативным актам необходимость передачи документов в архив зависит от установленного для них срока хранения. Документы со сроком хранения до 10 лет включительно в архив передавать не нужно. Они хранятся в структурных подразделениях организации (например, в бухгалтерии) и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядкеп. 4.2 Правил хранения документов.

А вот документы, которые подлежат хранению больше 10 лет (в том числе постоянно), а также дела по личному составу должны храниться в архивеп. 2.3 Правил хранения документов. В исключительных случаях по решению руководителя компании в архив могут быть переданы дела со сроком хранения менее 10 лет по описям дел, документов или по номенклатуре делп. 4.2 Правил хранения документов. Также передаче в архив подлежат документы организаций-предшественников и документы ликвидированных подчиненных компанийп. 3.3 Правил Росархива.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2020 г.

2019 г.

2018 г.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
Коды при перечислении денег физлицам
КОРОНАВИРУС
ПОЛЕЗНОЕ
Свежий номер журнала Главная книга
ОПРОС
Как коронавирус повлиял на ваши планы на отпуск?
Сорвалась запланированная поездка
Пока не знаю, все зависит от того, сколько еще будет действовать карантин
У меня не было планов на отпускной период
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.33%
март 2020 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

20 195

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

4.5%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Конгресс_ТакскомДемодоступ_Коронавирус
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
08.07.2020

Онлайн деловой конгресс Такском для бухгалтеров и руководителей, компания Такском - журнал ФНС России «Налоговая политика и практика»