О сроках хранения документов и не только | Журнал «Главная книга» | № 9 за 2019 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 19 апреля 2019 г.

Содержание журнала № 9 за 2019 г.
ОСН УСН ЕНВД ЕСХН
И.В. Кравченко,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
На законодательном уровне единый перечень со сроками хранения документов организации не установлен. Более того, для некоторых документов разными нормативными правовыми актами установлены разные сроки хранения, а для каких-то сроки варьируются в зависимости от определенных условий. В связи с этим установить срок хранения того или иного документа иногда бывает не так-то просто.

О сроках хранения документов и не только

Упомянутый в статье Перечень типовых управленческих архивных документов можно найти:

раздел «Законодательство» системы КонсультантПлюс

Как быть, если по одному документу определены разные сроки хранения

Сколько лет необходимо хранить документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов, если для некоторых из них (например, для больничных) в разных нормативных актах установлены разные сроки хранения?

— Если для одного и того же документа установлены разные сроки хранения в разных нормативных правовых актах, то ориентироваться нужно на акт, в котором установлен больший срок.

В частности, для листков нетрудоспособности предусмотренный Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры, срок хранения составляет 5 летст. 896 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). А в соответствии с нормами Налогового кодекса хранить документы, необходимые для исчисления страховых взносов (к которым, в частности, относятся больничные), следует в течение 6 лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности по нимподп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ. Значит, именно на этот срок и нужно ориентироваться при определении срока хранения больничных.

Однако не всегда срок хранения документов, установленный в Перечне, меньше срока, предусмотренного НК РФ. Для некоторых документов, в том числе «страховых», Перечень устанавливает период хранения аж 75 лет. К примеру, это:

документы о получении заработной платы и других выплат, если организация не ведет лицевые счетаст. 412 Перечня;

индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных взносах застрахованного лицаст. 905 Перечня.

Поэтому, определяя время хранения таких документов, ориентируйтесь на срок, установленный в Перечне, а не в НК РФ.

Сколько лет хранить сведения о доходах работников

Правда ли, что сведения о доходах работников, в частности справки по форме 2-НДФЛ, необходимо хранить постоянно? И нужно ли их хранить на бумажном носителе, если формируются они в электронной форме?

— Хранить сведения о доходах физлиц необходимо в течение 75 лет, но лишь при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы. В остальных случаях период хранения таких документов, в том числе и для справок 2-НДФЛ, составляет 5 летст. 396 Перечня.

Решение о ведении или неведении лицевых счетов работников работодатель принимает самостоятельно, учитывая, что информация, представленная в этом первичном документе, может быть получена и из других форм, применяемых для целей учета труда и зарплаты работников.

Хранить лицевые счета необходимо в зависимости от периода их создания. Так, лицевые счета, созданныеп. 3 ст. 3, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — Закон № 125-ФЗ):

до 2003 г., хранятся 75 лет со дня создания;

в 2003 г. и позже, — 50 лет со дня создания.

Ведомости начисления зарплаты при наличии лицевых счетов следует хранить в течение 5 лет, а при их отсутствии — в течение 50/75 лет (аналогично лицевым счетам в зависимости от периода их создания)ст. 412 Перечня; п. 3 ст. 3, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ.

Получается, что в любом случае какие-то из этих документов (лицевые счета, ведомости, справки 2-НДФЛ) придется хранить в течение весьма продолжительного периода времени (50/75 лет), а вот какие именно — выбирать вам.

В какой форме (бумажной или электронной) хранить документы, компания вправе решить самостоятельно. Если документы составлены и хранятся в электронной форме, то распечатывать и хранить их на бумаге не нужноПисьмо Минфина от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202; Приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила хранения документов).

Справка

В настоящее время расчет заработной платы редко происходит вручную, зачастую для этих целей используются специализированные бухгалтерские программы, в которых, в частности, предусмотрено ведение лицевых счетов работников. Если ваша компания ведет лицевые счета на компьютере, то имейте в виду, что распечатывать их ежемесячно не нужно (если иное не предусмотрено вашей учетной политикой). Достаточно это делать раз в год. Или же вы можете хранить эти первичные документы в электронном виде, подписав их квалифицированной электронной подписью.

Как рассчитать срок хранения товарных накладных и счетов-фактур

В IV квартале 2018 г. был приобретен товар, который сразу же был принят к учету, а НДС по нему — к вычету. В I квартале 2019 г. товар был реализован и его стоимость учтена в налоговых расходах. Как правильно при таких условиях определить срок хранения счета-фактуры и товарной накладной?

Конечно, собирать и хранить почтовые марки интереснее, чем бухгалтерские документы. Но последние нужно хранить обязательно, причем некоторые — много лет

Конечно, собирать и хранить почтовые марки интереснее, чем бухгалтерские документы. Но последние нужно хранить обязательно, причем некоторые — много лет

— Сроки хранения этих документов будут разными, и вот почему. Счет-фактура является документом, подтверждающим правомерность вычета входного НДС. Хранить такой документ следует в течение 4 лет со дня окончания квартала, в котором он использовался в последний раз для исчисления налога и составления налоговой отчетностиподп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ; п. 1.13 Приказа Минфина от 10.11.2015 № 174н; Письмо Минфина от 06.09.2018 № 03-07-09/63731. Для компании-покупателя это означает, что четырехлетний срок хранения счета-фактуры следует отсчитывать с 1-го числа квартала, следующего за тем кварталом, в котором она зарегистрировала в книге покупок этот счет-фактуру и отразила в декларации по НДС вычет налога.

Следовательно, в вашей ситуации отсчет срока хранения счета-фактуры начнется с 01.01.2019 (так как НДС был принят к вычету в IV квартале 2018 г.) и закончится 31.12.2022 включительно.

В отличие от счета-фактуры, товарная накладная является документом, не только подтверждающим право на вычет НДС (в частности, принятие товаров к учету), но и документом, подтверждающим налоговые расходы, а также первичным учетным документом для бухучета. Сроки хранения у этих документов разные, а раз так, то выбрать нужно будет максимальный из них. Так, хранить товарную накладную следует:

как документ, подтверждающий вычет по НДС, — в течение 4 лет после окончания квартала, в котором НДС принят к вычету (применительно к вашей ситуации — с 01.01.2019 по 31.12.2022)подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ; п. 1.13 Приказа Минфина от 10.11.2015 № 174н; Письмо Минфина от 06.09.2018 № 03-07-09/63731;

как документ, подтверждающий налоговые расходы, — в течение 4 лет после окончания налогового периода, в котором стоимость товаров учтена в налоговых расходах (применительно к вашей ситуации — с 01.01.2020 по 31.12.2023, так как затраты учтены в налоговых расходах в 2019 г.)подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ;

как первичный учетный документ — в течение 5 лет после окончания года, в котором стоимость товаров учтена в расходах (применительно к вашей ситуации — с 01.01.2020 по 31.12.2024)ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Таким образом, хранить товарную накладную на указанные товары вашей компании необходимо вплоть до 31.12.2024.

Как хранить счета-фактуры

Наша компания бумажные счета-фактуры хранит по дате, но отдельно (в разных папках) в зависимости от того, на что счет-фактура выставлен (на товар, услугу или аванс). Аутсорсинговая компания, которой мы передаем дела, требует, чтобы все счета-фактуры мы собрали в одну папку и разложили их в хронологии с книгой покупок. Как правильно их хранить: в одной папке или можно в разных (документы ведь и в этом случае разложены по порядку)?

— Хранить счета-фактуры следует в хронологическом порядке по дате выставления (составления/исправления, если счета-фактуры не подлежат направлению покупателю или они не были им получены) или по дате их полученияп. 10 Правил заполнения счетов-фактур, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. А значит, отдельно друг от друга хранить следует только выставленные и полученные счета-фактуры.

Деление счетов-фактур в зависимости от того, на что они выставлены, приведет к образованию хронологических пропусков в подшивке документов, так как разложены они в разных папках. Однако ответственности за такое хранение нет. Проблем с вычетом НДС тоже не будет. Поэтому если вам так удобно — можете хранить и так.

Хранение расчетных листков — дело обязательное или добровольное для организации?

Трудинспекция при проверке запросила «зарплатные» документы, в частности расчетные листки. Верно ли, что расчетные листки делаются в одном экземпляре для работника и хранить их для себя компания не обязана? Если это так, то что тогда представить проверяющим?

— Трудовой кодекс обязывает работодателей выдавать расчетные листки при выплате зарплаты работникамст. 136 ТК РФ, но делать и хранить их дубликаты не требует. В частности, в одном из писем Минфина был сделан такой выводПисьмо Минфина от 14.04.2016 № 02-06-05/21573. Правда, разъяснения в этом Письме касались госучреждений, но полагаем, и коммерческие организации могут ими руководствоваться.

Получается, хранить для себя расчетные листки работодатели не обязаны. Главное — подтвердить факт того, что работники уведомлены о составных частях своей зарплаты. Каким способом это сделать, работодатель решает самостоятельно. Например, возможны следующие варианты:

если листки рассылаются электронно — факт их выдачи подтвердят, например, письма с уведомлением об их прочтенииПисьмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560;

если листки выдаются на бумаге — факт их выдачи подтвердит, например, журнал выдачи расчетных листков с подписями работников об их получении. Можно, конечно, и вторые экземпляры листков печатать и просить работников расписываться на них о получении своего экземпляра, но, еще раз повторимся, это занятие добровольное, да и затратное.

Если же при проверке документально подтвердить факт выдачи расчетных листков сотрудникам вы не сможете, трудовые инспекторы могут не поверить, что вы их вообще выдавали, и оштрафовать. Штраф за невыдачу работникам расчетных листков составляетч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ:

для организаций — от 30 до 50 тыс. руб. (при повторном нарушении — от 50 до 70 тыс. руб.);

для ИП — от 1 до 5 тыс. руб. (при повторном нарушении — от 10 до 20 тыс. руб.);

для должностных лиц — от 1 до 5 тыс. руб. (при повторном нарушении — от 10 до 20 тыс. руб. (или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет)).

Налоговые проверки: документы за какой период могут затребовать в 2019 г.

В марте 2019 г. компания получила от налоговой инспекции требование о представлении документов за 2015 г.:
в рамках выездной налоговой проверки на основании ст. 93 НК РФ;
в рамках встречной налоговой проверки на основании ст. 93.1 НК РФ.
Насколько правомерны эти требования ИФНС, учитывая, что проверяемый период ограничен 3 годами?

Чтобы проверка трудинспекции прошла для вашей организации как по нотам, лучше заранее подготовить все документы, касающиеся расчетов с работниками

Чтобы проверка трудинспекции прошла для вашей организации как по нотам, лучше заранее подготовить все документы, касающиеся расчетов с работниками

— Ответ на вопрос касательно правомерности запроса документов за 2015 г. в рамках выездной налоговой проверки, проводимой в 2019 г., напрямую зависит от периода, в котором было вынесено решение о ее проведении. Ведь проверяемый период выездной проверки ограничен 3 годами, предшествующими году, в котором вынесено решение о ее проведенииабз. 2 п. 4 ст. 89 НК РФ. Причем это ограничение не касается текущего года деятельности компании. То есть год, в котором назначена проверка, также может быть проверен вплоть до даты назначения проверки.

Исходя из условий вопроса, получается, что решение о назначении выездной проверки в отношении вашей компании могло быть вынесено в 2019 г. или 2018 г.пп. 6, 9 ст. 89 НК РФ А раз так, то проверке могут подвергаться следующие периоды:

если решение о проведении проверки вынесено в 2019 г. — 2016, 2017, 2018 гг. и часть 2019 г.;

если решение о проведении проверки вынесено в 2018 г. — 2015, 2016, 2017 гг. и часть 2018 г.

Получается, что требование ИФНС представить документы за 2015 г. в рамках выездной налоговой проверки будет правомерным лишь при условии ее назначения в 2018 г.

А вот что касается запроса документов в рамках встречной проверки, то каких-либо ограничений по периоду, за который могут быть истребованы документы, касающиеся деятельности вашего контрагента, не установленоПисьмо Минфина от 23.11.2009 № 03-02-07/1-519. Ограничение трехлетним сроком предусмотрено лишь для выездных налоговых проверок и на встречные проверки не распространяетсяп. 4 ст. 89 НК РФ.

Более того, запрашиваемые налоговиками документы по «встречке» совсем необязательно должны относиться к периоду, за который проверяют вашего контрагентаПисьмо Минфина от 27.09.2013 № 03-02-07/1/40175. Да и оценивать принадлежность истребуемых у вас документов к проверяемому периоду вы не вправеПостановление 4 АСС от 15.04.2014 № А19-15362/2013.

Поэтому, если срок хранения запрашиваемых документов не истекподп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ; ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; Закон № 125-ФЗ; Перечень, в рамках встречной проверки компания обязана их представить ИФНС. В противном случае ее могут оштрафоватьп. 6 ст. 93.1, п. 2 ст. 126 НК РФ; Письмо Минфина от 10.07.2017 № 03-02-08/43465.

Чем грозит несоблюдение сроков хранения документов

Какими негативными последствиями для организации и ее руководителя может обернуться отсутствие бухгалтерских, налоговых и кадровых документов, срок хранения которых еще не истек?

При отсутствии бухгалтерских и налоговых документов организация может получить шах и мат от налоговиков. То есть попасть на пени и штрафы

При отсутствии бухгалтерских и налоговых документов организация может получить шах и мат от налоговиков. То есть попасть на пени и штрафы

— Ответственность компании. Во-первых, если компания не подтвержденные документами затраты учла в качестве налоговых расходов, а НДС по ним приняла к вычету, то в случае обнаружения этого факта в ходе налоговой проверки инспекторы гарантированно снимут эти расходы и вычеты НДС по ним, попутно доначислив налоги, начислив пени и выставив штрафы.

Также, обнаружив отсутствие документов, срок хранения которых еще не истек, налоговики вправе исчислить суммы налогов к уплате расчетным методом по операциям, по которым нет первичкиподп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ; Постановление Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57. Метод сложный и оспоримый, но он также не исключает возможности начисления пеней и наложения штрафов.

Во-вторых, за несоблюдение сроков сохранности документов компанию могут оштрафовать:

за грубое нарушение правил учета доходов и расходов — на сумму в размере 10 или 30 тыс. руб., а если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы — на сумму в размере 20% от суммы задолженности по налогу (но не меньше 40 тыс. руб.)ст. 120 НК РФ;

за непредставление документов по требованию ИФНС или ФСС — на сумму в размере 200 руб. за каждый экземпляр непредставленного документап. 1 ст. 126 НК РФ; ст. 26.31 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ;

за непредставление документов по требованию трудинспекции — на сумму в размере от 30 до 50 тыс. руб. (при повторном нарушении — от 50 до 70 тыс. руб.)ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Ответственность руководителя. К директору компании, как к должностному лицу, могут быть применены следующие санкции:

за непредставление документов по требованию ИФНС или ФСС — штраф в размере от 300 до 500 руб. за все документы, перечисленные в требованиич. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ;

за грубое нарушение требований к бухучету — штраф в размере от 5 до 10 тыс. руб. (при повторном нарушении — от 10 до 20 тыс. руб.)ст. 15.11 КоАП РФ;

за непредставление документов по требованию трудинспекции — предупреждение или штраф в размере от 1 до 5 тыс. руб. (при повторном нарушении — штраф в размере от 10 до 20 тыс. руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет)ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ;

за нарушение правил архивного дела — штраф в размере от 300 до 500 руб.ст. 13.20 КоАП РФ

Поэтому в случае утраты каких-либо документов рекомендуем восстановить их в ближайшие сроки.

Где хранить БСО

Верно ли, что БСО нужно хранить вместе с кассовыми документами? Если нет, то где именно их следует хранить и в течение какого срока нужно обеспечивать сохранность бланков?

— Чистые бланки следует хранить в металлических шкафах, сейфах, специальных помещениях (если бланков много), которые дают возможность избежать кражи или повреждения документов и которые в конце каждого рабочего дня следует опечатыватьп. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359 (далее — Положение).

Копии (отрывные части, корешки) БСО и испорченные бланки следует упаковывать в мешки и опечатыватьп. 19 Положения. Хранить бланки вместе с кассовыми документами не требуется. Упакованные в опечатанные мешки документы следует хранить не менее 5 лет со дня их использования или порчип. 19 Положения.

А по достижении предельного срока хранения, но не ранее чем через месяц со дня последней инвентаризации БСО их копии (отрывные части, корешки) и испорченные бланки на основании соответствующего акта под контролем специально созданной комиссии можно уничтожитьпп. 17, 19 Положения.

Архив для компаний: обязанность или право?

Обязаны ли компании создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов? Если да, то все ли документы подлежат передаче в архив или какие-то можно оставить на хранении в бухгалтерии?

— Законодательно на компании возложена обязанность по обеспечению сохранности документов в течение установленных для них сроков хранения и толькоч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ. Создавать для этих целей архив или нет, компания решает самостоятельно, так как создание архива является ее правом, а не обязанностьюч. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ.

Если такое решение принято, для организации правильного архивного хранения необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций и Правилами, утвержденными МинкультурыОсновные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее — Правила Росархива); Правила хранения документов.

Так, согласно этим нормативным актам необходимость передачи документов в архив зависит от установленного для них срока хранения. Документы со сроком хранения до 10 лет включительно в архив передавать не нужно. Они хранятся в структурных подразделениях организации (например, в бухгалтерии) и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядкеп. 4.2 Правил хранения документов.

А вот документы, которые подлежат хранению больше 10 лет (в том числе постоянно), а также дела по личному составу должны храниться в архивеп. 2.3 Правил хранения документов. В исключительных случаях по решению руководителя компании в архив могут быть переданы дела со сроком хранения менее 10 лет по описям дел, документов или по номенклатуре делп. 4.2 Правил хранения документов. Также передаче в архив подлежат документы организаций-предшественников и документы ликвидированных подчиненных компанийп. 3.3 Правил Росархива.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2020 г.

2019 г.

2018 г.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
РСВ за 9 месяцев
КОРОНАВИРУС
ПОЛЕЗНОЕ
Свежий номер журнала Главная книга
ОПРОС
Удалось ли вам использовать пандемию коронавируса как форс-мажор?
Да, нам снизили административный штраф
Да, контрагент не стал требовать пени за просрочку
Нет, никому нет дела до наших проблем
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.4%
июль 2020 г.
45000000
Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

4.25%
ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Ю-СофтРеспект
Содержание
Нужное