Как управлять бухгалтерией из дома | Журнал «Главная книга» | № 10 за 2020 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 8 мая 2020 г.

Содержание журнала № 10 за 2020 г.
И.А. Морозова,
психолог для бухгалтера
В апреле многие организации перешли на дистанционную работу. И не исключено, что после отмены режима карантина и самоизоляции многие сотрудники так и останутся на удаленке. Такой режим, в частности, может подойти сотрудникам бухгалтерии. Но возникают новые вопросы: как организовать свою работу и взаимодействие коллектива, а также контролировать работу отдела на расстоянии?

Как управлять бухгалтерией из дома

Шаг 1. Планирование своей работы и работы бухгалтерии

Времена, когда можно было, работая в офисе бок о бок, оценить загрузку сотрудника, остались в прошлом. Поэтому начинаем с планирования своей работы и работы отдела (напомню, календарь бухгалтера — это не план).

Планирование своей работы и работы бухгалтерии

Рассмотрим, что важно учесть при составлении рабочего плана.

1. В плане прописываем только ключевые объемные задачи. Отчетность в налоговую, в фонды, в органы статистики. Промежуточные действия по сдаче отчетности: сверка, закрытие счетов, оформление первички. Управленческая отчетность. Дополнительная отчетность для руководителя. Отчетность для других подразделений компании.

2. В сроки выполнения добавляем запас по времени — в идеале 5 дней до дедлайна.

3. Загрузка по плану в день должна занимать не более 50% рабочего времени (остальное время уйдет на текучку). Если в плане задачи на день занимают 80—100% рабочего дня, будьте готовы к тому, что сроки будут нарушаться.

4. План должен быть доступен всем сотрудникам отдела, поэтому разместите его на удобном ресурсе, это может быть SRM-система, Google Диск или Яндекс.Диск.

5. С планом каждый сотрудник работает ежедневно. По 3 минуты утром, чтобы посмотреть задачи на день, и 3 минуты вечером, чтобы отметить статус по каждой задаче. Это дает возможность главному бухгалтеру регулярно отслеживать статусы и вовремя разбираться в причинах нарушения сроков, корректировать план действий.

6. В плане не должно быть текучки (звонки, ежедневные рутинные задачи, поступающие в течение дня задачи, которые могут быть выполнены сразу или в ближайшие 2 дня). Этот вид работы подходит для ежедневного списка без жестких дедлайнов.

7. Раз в неделю главный бухгалтер проводит общее собрание по плану, проходится по задачам прошедшей недели, уточняет трудности, вместе с сотрудниками находит решение. А также совместно с сотрудниками просматривает план следующей недели, чтобы каждый понимал свою загрузку.

Шаг 2. Работа с командой

На расстоянии очень важно быть в контакте с коллективом, чтобы понимать настроение сотрудников, готовность работать на результат. Вот несколько простых инструментов, как это можно сделать онлайн.

1. Можно организовать утренние ежедневные созвоны с командой по видео (Skype, Zoom). В одно и то же время в начале рабочего дня, на 5—10 минут, чтобы пожелать всем хорошего дня, уточнить планы на день. Здесь большую роль играет сам факт общения и привычка начинать работу в одно и то же время. К тому же это отличный способ настроиться на работу.

2. Вечернее общение в общем чате — 10 минут, чтобы подвести итоги дня, обсудить, кто что сделал, какие были трудности и какая нужна помощь. Здесь можно обойтись без видео. В идеале хорошо бы закрепить определенное время для такого ежедневного подведения итогов.

3. Раз в неделю — планерки со всем отделом. Это отличная возможность пройтись по плану — на это у вас 10 минут. Еще 10 минут — чтобы отметить достижения и результаты каждого члена команды, сделать акцент на том, что важно добавить в работу. Долгие планерки утомительны. Вспомните, когда ваш руководитель проводит собрания по часу и больше, то к концу все уже устали и продуктивность стремится к нулю. Поэтому 20 минут достаточно, главное — регулярность и соблюдение структуры и тайминга самой планерки.

4. Раз в неделю — общение с ключевыми сотрудниками. Это люди, потеря которых серьезно отразится на работе отдела. Как правило, заместитель, руководители групп, руководители направлений. Я рекомендую индивидуально созваниваться с каждым ключевым сотрудником на 20—30 минут. Цель — уточнить планы на неделю, понять настроение, узнать, что беспокоит.

Например, в ряде компаний сейчас прошли сокращения в бухгалтерии, и нагрузка на оставшихся сотрудников выросла. Кому-то сократили размер зарплаты на 20—30%. При созвонах один на один главный бухгалтер сможет понять настроение и планы сотрудников. Можно ли на них рассчитывать или они уже в поисках новой работы?

Шаг 3. Используем инструменты контроля

Когда главный бухгалтер проверяет все, что делает его команда, напоминает о каких-то задачах, решает вопросы, которые сотруднику «некогда» разобрать самостоятельно, то весь день уходит на взаимодействие с подчиненными. Свои задачи остаются на поздний вечер или ночь. В итоге не отдел работает на главного бухгалтера, а главный бухгалтер работает на своих сотрудников.

Используем инструменты контроля

Какие инструменты контроля помогут главному бухгалтеру освободить время и сократить количество ошибок?

Приведу небольшой список.

1. Основной инструмент контроля — рабочий план. Его подробно разобрали в шаге 1.

2. Регламенты по ключевым рабочим процессам. Если их нет, делаем, начиная с тех участков, где у сотрудников больше всего вопросов, чаще возникают ошибки и, соответственно, требуется больший контроль со стороны главного бухгалтера. Если регламенты есть, но проблемы по-прежнему остались, пересматриваем регламенты. Проходим по каждому пункту, переписываем простым понятным языком, убираем лишние шаги, добавляем недостающие. Передаем сотруднику и тестируем. Снова дорабатываем, пока эти документы не станут рабочим инструментом.

3. Регламенты взаимодействия с другими отделами в компании. Если такие регламенты имеются, отлично, это повод проверить, насколько они актуальны. Если нет — пропишите самые конфликтные взаимодействия. Например, бухгалтер — менеджер:

кто отвечает за получение документов от поставщиков, в какие сроки;

что делать, если полученные документы неправильно оформлены;

кто запрашивает акты сверок по поставщикам, сроки и т. д.

В процессе работы такой регламент можно и нужно дополнять новыми пунктами. В результате количество конфликтных ситуаций сократится, каждый будет понимать свою зону ответственности. При возникновении спорных моментов сотрудники смежных отделов могут договориться самостоятельно, опираясь на регламент.

4. Должностные инструкции главного бухгалтера и каждого сотрудника бухгалтерии. Что в них? Стандартный перечень обязанностей, включающий общие и размытые формулировки? Или то, что каждый сотрудник действительно выполняет в рамках своих обязанностей и за что несет ответственность?

Чем более абстрактные и общие формулировки в должностных инструкциях, тем ниже уровень ответственности сотрудников и больше вопросов из серии: «Почему я должен это делать? Это не моя работа». Поэтому проверяем и дорабатываем, сейчас самое время.

5. Шаблоны для самостоятельной проверки сотрудниками своей работы. Например, шаблон по проверке декларации по НДС в Excel. Сотрудник вносит данные из бухгалтерской базы, с помощью формул автоматически рассчитываются цифры для каждой строки декларации по НДС. Сотруднику остается сверить их с данными, которые получились в самой декларации. В случае расхождений — разобраться с причинами, внести необходимые исправления. За главным бухгалтером — проверка финальных сумм. Плюс остается электронный документ, из которого видно, откуда берется каждая цифра в налоговой декларации.

Задача главного бухгалтера — утвердить такой комплект шаблонов по всем основным декларациям и участкам, на которых могут быть существенные ошибки. Дальше берем их в работу.

6. Фиксируем опыт из ошибок. Если ошибку допустил сотрудник, вместе с ним делаем выводы, определяем, какие действия помогут исключить аналогичные ошибки в будущем (см. , 2020, № 2).

Шаг 4. Самодисциплина: организуем в первую очередь свою работу

Дома много отвлекающих факторов: холодильник, телевизор, диван, домашние дела. Еще дети и муж претендуют на ваше внимание. Как настроиться на рабочий процесс?

Вот несколько простых способов самоорганизации при удаленной работе.

1. Утром время для себя: небольшая разминка, завтрак без спешки.

2. Организуем рабочее место. В идеале это не кухня, а отдельная комната, где есть возможность закрыть дверь, чтобы поработать в тишине.

3. Переодеваемся в «рабочую» одежду, отлично подойдет летний гардероб. Удобно и есть ощущение переключения между домом/работой.

4. Составляем свое расписание на день: в какое время работаем, когда занимаемся детьми, когда домашними делами, а когда отдыхаем.

5. Учимся работать в два раза быстрее: убираем неважные и несрочные задачи, оставляем главное. В процессе работы не отвлекаемся на посторонние дела.

Шаг 5. Спокойствие, только спокойствие

Только в спокойном состоянии главный бухгалтер может организовать свою работу, работу команды, быть надежной опорой для своей компании, принимать взвешенные решения и помочь компании пройти трудный период.

Используем инструменты контроля

Все инструменты и советы, которые мы разобрали выше, помогают сохранять спокойствие, потому что появляются система и план действий.

Вторая составляющая — не менее важная — психология. Забота о себе, чтобы были силы и желание заботиться о других. Что можно порекомендовать?

1. Выберите для себя одну главную цель на ближайшие 60 дней. Это будет ваша опора. Например, цель — пройти кризис в своей компании, оптимизировать налоги. И в те моменты, когда будет пугать неизвестность, нестабильность, вспоминаем свою цель и задаем вопрос, а что я сегодня могу сделать. И просто делаем. Ведь пока мы заняты, нет времени переживать о том, на что никак не можем повлиять.

2. Добавьте в расписание дня медитации. Можно найти любую в бесплатном доступе, главное, чтобы она помогала вам расслабиться и успокоиться.

3. Найдите время на отдых. Бухгалтер всегда занят, а в условиях работы из дома перерывы заполнены приготовлением еды, уборкой, уроками детей и т. д. Раз в 1—2 часа найдите 10 минут для того, чтобы выпить чай без спешки и телефона. Вспомните про любимые и давно забытые увлечения, добавьте их вечером, чтобы переключиться и перестать засыпать с мыслями о работе.

* * *

И при общении с коллегами исключайте негатив. Запретите кидать в корпоративные чаты «смешные» картинки про кризис и вирус, обсуждать непроверенную информацию. Наполняйте чат хорошими новостями. Например, делитесь тем, что сдали отчет на 3 дня раньше срока, сэкономили на налогах, что клиент оплатил счета вовремя. Можно разместить новый рецепт быстрого обеда, посоветовать интересный фильм для отдыха. Фокусируйтесь на позитиве. Тревожных новостей и неопределенности и так достаточно.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Личный интерес / налоги физических лиц»:

2020 г.

2019 г.

2018 г.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
Антивирусные требования
КОРОНАВИРУС
ПОЛЕЗНОЕ
Свежий номер журнала Главная книга
ОПРОС
Восстановлен ли в вашей компании привычный режим труда?
Всю пандемию работали в обычном режиме
Вернулись к прежнему режиму
Работа восстановилась, но зарплата снижена
Начали работать, но еще сократим штат
Платить зарплату нечем, будем закрываться
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.33%
март 2020 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

20 195

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

4.25%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Ю-СофтФорум
ИНФОРМАЦИЯ ПАРТНЕРОВ
Информации в данный момент нет
Содержание
Нужное