БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Журналы Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 19 июня 2020 г.

Содержание журнала № 13 за 2020 г.
ОСН УСН ЕНВД ЕСХН ПСН
Н.Н. Катаева,
ведущий эксперт
Развитие электронного документооборота продвигается в сторону оформления в электронном виде кадровых документов. С 5 мая в силу вступил Закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ о проведении до 31 марта 2021 г. эксперимента по ведению трудовых документов в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе. Но и не участвующие в эксперименте работодатели могут перевести некоторые из них в электронный формат и обмениваться по электронным каналам связи.

Переводим кадровые документы в «цифру», не нарушая трудовое законодательство

Оформление электронной подписи для дистанционных сотрудников

Наша организация собирается заключать договоры с работниками, которые будут работать дистанционно. Правильно ли мы понимаем, что для ведения с ними электронного документооборота работники должны иметь электронные подписи? Если да, то какая это должна быть подпись и за чей счет она оформляется?

О нюансах электронного взаимодействия с дистанционными работниками читайте:

2020, № 3; 2017, № 14

— Да, правильно.

Одно из требований к организации дистанционной работы — наличие усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП). Она является аналогом собственноручной подписич. 3 ст. 4, ч. 1 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — Закон № 63-ФЗ); гл. 49.1 ТК РФ. Поскольку предполагается, что в процессе работы стороны будут обмениваться необходимыми кадровыми документами по телекоммуникационным каналам связи, КЭП должна быть и у работодателя, и у дистанционного работника.

За чей счет будет оплачено оформление КЭП для дистанционного работника, стороны должны определить самостоятельно и отразить это условие в трудовом договорест. 312.3 ТК РФ.

Получение КЭП на всех сотрудников

Для внедрения электронного документооборота руководство нашей организации распорядилось оформить усиленные квалифицированные электронные подписи для всех сотрудников. Должны ли работники сами их оформлять или это можно сделать через одного представителя?

— Каждый работник может лично явиться в удостоверяющий центрподп. 1 ч. 6 ст. 17 Закона № 63-ФЗ. А можно оформить нотариальную доверенность на ответственного работника, который и будет получать подписи.

Обмен кадровыми документами с использованием КЭП

Мы планируем оформить КЭП на всех своих сотрудников. Можно ли нам в таком случае вести кадровый учет только в электронном виде?

О внедрении электронной трудовой книжки читайте:

2020, № 7; 2020, № 2; 2019, № 21

— Трудовое законодательство сегодня регулирует использование электронного документооборота (ЭДО) только при взаимодействии работодателя с дисанционными работникамигл. 49.1 ТК РФ. Вместе с тем документы, подписанные КЭП, равнозначны документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Они могут применяться во всех случаях, кроме тех, когда документ должен быть только бумажным с личной подписьюч. 3 ст. 4, ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ. Документы, которыми обмениватьсяв электронном формате не получится, следующие:

трудовые договоры и допсоглашения к ним. Даже если их подписать с использованием КЭП, все равно придется дублировать в бумажном виде и подписывать собственноручност. 67 ТК РФ. То же правило касается и приказа об увольнении, если работник захочет получить бумажную копиюст. 84.1 ТК РФ;

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — при оформлении и ведении трудовых книжек работодателем в бумажном видеприложение 3 к Постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69. Поскольку при увольнении бумажная трудовая книжка выдается работнику под росписьп. 41 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225;

любой другой документ, если законодательством или договором предусмотрено его представление лицу или в госорган на бумажном носителеп. 6 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Так, при приеме на работу для предъявления работодателю обязательны именно оригиналы или нотариально заверенные копии документов (например, паспорт и документы об образовании)ст. 65 ТК РФ. А у работодателя есть обязанность не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику справки о зарплате, о начисленных и уплаченных страховых взносах на ОПС, о периоде его работы у работодателя и заверенные копии документов, связанных с работой (например, копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работуст. 62 ТК РФ.

Внимание

В Госдуму внесен законопроект № 966659-7 о порядке работы в «удаленном» формате. Он предусматривает включение в трудовой договор норм о возможности временного или частичного выполнения работником своей работы в дистанционной форме. Для выполнения работы на удаленке в договоре должны быть определены:

ее срок или график;

условия (режим рабочего времени, способы связи работника и работодателя, порядок обеспечения работника всем необходимым или предоставления компенсации);

порядок представления работником результатов работы и их приема работодателем.

С учетом реалий, связанных с эпидемией коронавируса, доработан и представлен повторно законопроект № 967986-7 о правилах электронного обмена кадровыми документами.

А могут ли работники ознакомиться с использованием электронной подписи с локальными нормативными актами (ЛНА) и приказами, оформленными в электронном виде и подписанными директором усиленной квалифицированной электронной подписью? Этот вопрос мы задали представителю Роструда и получили такой ответ.

Ознакомление с ЛНА работниками с использованием электронной подписи

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

— Форма ознакомления работников с ЛНА законодательством не установлена. Поэтому ЛНА могут доводиться до сведения работников как в письменной, так и в электронной форме при соблюдении следующих условий:

применяемый способ ознакомления доступен и обеспечивает, во-первых, идентификацию работника, а во-вторых, доведение ЛНА до сведения всех работников без исключения, которое можно подтвердить;

любой иной способ ознакомления, кроме бумажного с собственноручной подписью работника, закреплен в правилах внутреннего трудового распорядка или другом ЛНА, с которым работники ознакомлены под собственноручную подпись.

Это означает, что с ЛНА работников можно ознакомить, кроме как под собственноручную подпись, с использованием любой электронной подписи. Главное — соблюсти вышеуказанные условия. Например, если планируется знакомить работников с электронными ЛНА с использованием простой электронной подписи, направив сообщение по электронной почте, то необходимо:

предусмотреть такой порядок в ПВТР;

указать электронные адреса, с которых можно обмениваться электронными документами;

сформировать и выдать каждому работнику пароль от электронной почты, который он не должен передавать другим сотрудникам;

ознакомить с условиями обмена электронными документами работников под собственноручную подпись.

Если документ изначально составляется только в бумажном виде (например, предписание проверяющих органов), то и ознакомить работника с оригиналом этого документа в электронном формате невозможно.

Другими документами (кроме вышеперечисленных) можно обмениваться в электронном формате по телекоммуникационным каналам связи со всеми работниками, на которых оформлена КЭП, без проблем.

Трудовые документы в «электроне» с минимальными затратами

У нас небольшая компания, и перевести кадровый учет в электронный формат мы пока не можем, поскольку это требует определенных вложений. Какие документы можно вести в электронном виде без дополнительных затрат?

— Электронный документ — это заверенный электронной подписью обычный doc- или pdf-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Обмен электронными документами проходит через систему оператора ЭДО.

Подробнее об организации электронного документооборота читайте:

2020, № 4

Таким образом, если обмениваться документами в электронном виде вам не нужно, без дополнительных расходов можно вести в электронном виде те документы, которые по законодательству в бумажном виде вы вести не обязаны. Например, различные журналы и книги учета (журнал учета трудовых договоров, книга регистрации кадровых приказов и пр.). Для оформления в электронном виде документов, которые не требуют ознакомления с ними под собственноручную подпись работника, достаточно наличия КЭП у руководителя или ответственного работника, составляющего эти документы (например, некоторые приказы, табели учета рабочего времени, штатное расписание, записка-расчет о предоставлении отпуска, расчетные листки и различные справки-расчетыст. 136 ТК РФ; Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1; Письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560.

Ознакомление с ЛНА нескольких работников

В нашей компании КЭП оформлена не на всех сотрудников. Могут ли сотрудники, у которых есть КЭП (например, замы директора и начальники отделов), ознакомиться с ЛНА и приказами с использованием электронной подписи, если в них указаны несколько лиц, в том числе и те, кто электронной подписи не имеет?

Об оформлении электронного больничного и о работе с ним читайте:

2018, № 6

— Документы, с которыми работники должны быть ознакомлены под личную подпись, необходимо распечатывать и предоставлять им для собственноручного подписаниястатьи 22, 68, 84.1, 193 ТК РФ. Но если допускается подписывать документы с использованием КЭП (ЛНА или приказы) и в них указаны несколько лиц, часть из которых имеет электронную подпись, а часть — нет, то, чтобы ознакомить с таким документом работников, придется:

или формировать его дважды — в электронном виде для ознакомления сотрудников с КЭП и в бумажном варианте для ознакомления работников без КЭП под личную подпись;

или ознакомить всех работников под собственноручную подпись независимо от наличия у некоторых из них КЭП.

В любом случае порядок ознакомления работников с ЛНА и приказами необходимо прописать в ПВТР или ином ЛНА, предварительно ознакомив с ним работников под собственноручную подпись.

Обмен по электронной почте сканами документов

В нашей организации практикуется обмен документами с работниками в виде сканов по электронной почте. Например, работники направляют работодателю сканы заявлений, а работодатель работникам — сканы приказов для ознакомления. Правомерно ли это?

Трудовое законодательство не успевает за современными реалиями. Пандемия это наглядно показала. Нужны глобальные поправки и насчет удаленной работы, и насчет кадрового документооборота

Трудовое законодательство не успевает за современными реалиями. Пандемия это наглядно показала. Нужны глобальные поправки и насчет удаленной работы, и насчет кадрового документооборота

— Вопрос о возможности направления работниками сканов заявлений работодателю и ознакомления работниками без КЭП с документами, которые направлены им с помощью технических средств, остается неоднозначным. Решается этот вопрос, как правило, в судах.

Одни суды считают, что реальные намерения работника может подтвердить только документ в бумажном виде, который содержит его личную подписьАпелляционные определения ВС Республики Коми от 29.03.2018 № 33-1853/2018; Мосгорсуда от 26.08.2016 № 33-32973/2016, от 06.06.2016 № 33-22057/2016. Другие — что электронные документы, в том числе направленные работником работодателю по электронной почте, не противоречат ТК. И вполне могут использоваться в качестве доказательств, даже в случае их оспаривания работодателемАпелляционное определение Мосгорсуда от 22.05.2019 № 33-22466/2019; Постановление Президиума Кемеровского облсуда от 18.06.2018 № 44г-40/2018. Чтобы избежать судебных разбирательств, самое лучшее — это не обмениваться с работниками без КЭП документами, которые требуют их «живую» подпись.

Но если все-таки от работника получены скан-копии документов по электронной почте (например, отзыв заявления об уходе, объяснения по поводу нарушения дисциплины и пр.), попросите продублировать их и на бумажном носителе. Не лишним будет также установить в ЛНА правила электронной переписки. Это защитит вас в спорной ситуации от ссылки работника на документы, обмениваться которыми по электронной почте вы с ним не договаривались. А в трудовых договорах укажите электронные адреса, с которых стороны планируют отправлять друг другу сообщения. Тогда в случае спора не придется доказывать, кому направлялись письма.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2021 г.

2020 г.

2019 г.

АКТУАЛЬНОЕ
ПОЛЕЗНОЕ
КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.4%
июль 2020 г.
45000000
Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

6.5%
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Яндекс.ДзенЮ-Софт
ОПРОС
Если бы существовали магические бухгалтерские способности, какую именно способность вы бы выбрали?
Способность по щелчку пальцев заполнять всю отчетность сразу и без ошибок
Способность узнавать о поправках задолго до того, как они приобретут официальный статус
Способность закрывать глаза проверяющим на деятельность вашей компании, то есть к вам никто и никогда не придет с проверкой
ИНФОРМАЦИЯ ПАРТНЕРОВ
Информации в данный момент нет
Содержание
Нужное