БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Журналы Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
Добавить в «Нужное»
1 читатель оценили статью

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 31 июля 2020 г.

Содержание журнала № 16 за 2020 г.
ОСН УСН ЕНВД ЕСХН ПСН
И.В. Кравченко,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
В прошлом году мы уже рассказывали вам о том, когда служебные записки могут пригодиться в учете, и о том, как их правильно оформлять (см. , 2019, № 10). Но решили на этом не останавливаться и представить вашему вниманию еще несколько полезных образцов служебок, которые в прошлый раз остались за кадром.

Служебные записки: полезные образцы

Служебка о возмещении трат работника на покупки для нужд компании

Бывает, работники приобретают что-то для нужд компании за собственные деньги (например, какие-то расходные материалы для бытовых нужд), а после работодатель компенсирует им эти траты. Для возмещения денег работнику необходимо написать служебную записку в произвольной форме на имя руководителя организации с указанием:

того, что конкретно было приобретено и для каких целей;

стоимости покупки, которую работник просит возместить.

Авансовый отчет составлять не нужно, ведь подотчетные суммы не выдавались. Но если в вашей бухгалтерской программе проводки по оприходованию ценностей, приобретенных работниками, автоматически делаются лишь на его основании, то, чтобы не вбивать их вручную, можно оформить и этот документ. В таком случае потраченную сумму отражайте как перерасход.

И, само собой, к записке следует приложить документы, подтверждающие понесенные работником расходы (к примеру, кассовый или товарный чек, квитанции, накладные и др.).

После того как руководитель даст добро на возмещение указанных трат, утвердив записку, бухгалтерия должна выдать (перечислить) работнику деньги и оприходовать товар.

В налоговом учете организация вправе учесть стоимость приобретенных ценностей в расходах при исчислении налога на прибыль. При этом служебная записка послужит дополнительным подтверждающим документом. А для целей НДФЛ и страховых взносов она станет подтверждением того, что деньги потрачены на нужды компании, а значит, их выплата работнику носит компенсационный характер и объекта обложения не возникаетп. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; Письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65.

Приведем образец служебки для случая, когда работник приобрел канцтовары за свой счет.

Генеральному директору ООО «Мозаика»
Вороновскому А.П.
от начальника отдела хозяйственного обеспечения
Макеева О.Б.

Утверждаю.
Бухгалтерии — оплатить.
23.07.2020

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о приобретении канцтоваров

Я, Макеев Олег Борисович, 22 июля 2020 г. для обеспечения деятельности ООО «Мозаика» приобрел за свой счет следующие канцтовары:
— бумага для принтера — 30 уп.;
— ручки шариковые (черного и синего цвета) — 200 шт.;
— папки на кольцах — 100 шт.

Общая стоимость покупки составила 13 300 руб. Прошу возместить мне понесенные расходы. Документы, подтверждающие траты, прилагаю.

Приложение:
чек на покупку

22 июля 2020 г.
 
О.Б. Макеев

К слову, если покупки за счет средств работников в вашей компании не редкость, рекомендуем утвердить внутренний документ, указав в нем лимиты покупок и работников, которые вправе их совершать и требовать компенсацию таких расходов. Это снизит риск налоговых претензий к расходам и риск споров с работниками. Подробнее об этом читайте здесь.

Служебка о расходах на такси

Такси могут использовать для служебных поездок абсолютно все работники, будь то офисные трудящиеся или трудящиеся с разъездным характером работы. Да и сотрудники, находящиеся в командировке, вполне могут себе это позволить, важно лишь заручиться разрешением руководства.

Но в любом случае, если поездка на такси была совершена за счет средств работника, а не за счет аванса, выданного ранее работодателем, потребуется служебная записка. Она нужна для получения работником компенсации понесенных трат и для обоснования их целесообразности. Разумеется, идти эта записка должна в комплекте с оправдательными документами. К примеру, с такими как чек ККТ или квитанция об оплате услуг. Нелишним будет приложить и распечатку из приложения заказа такси, где фиксируется маршрут. Но вернемся к записке.

Составляет ее работник, который воспользовался такси. В записке необходимо указать, когда была совершена поездка и с какой целью, аргументы, обосновывающие ее необходимость, а также сумму, в которую она обошлась. На основании такой записки с резолюцией руководителя бухгалтер отразит расходы. Выглядеть она может так.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о расходах на такси

27 июля 2020 г. с 14.00 до 15.35 я находился на встрече с представителем компании ООО «Союз» (постоянным клиентом нашей организации).

Следующая встреча — с представителем компании АО «Мир» (потенциальный клиент) — была назначена на 16.00. Добраться до этого клиента к назначенному часу общественным транспортом я бы не успел (время в пути около 50 минут), поэтому мне пришлось воспользоваться услугами такси с целью недопущения срыва подписания контракта.

Стоимость поездки составила 565 руб. Прошу компенсировать мне эти траты.

К служебной записке прилагаю документы, подтверждающие использование услуг такси:
— онлайн-чек на услуги;
— распечатка информации о заказе из истории заказов «Ситимобил Такси».

Возмещение работнику расходов на проезд на такси по служебным поручениям работодатель на ОСН вправе учесть в налоговой базе при наличии оправдательных документов (той же служебки, чеков и т. д.)подп. 11, 12 п. 1 ст. 264, п. 26 ст. 270, п. 25 ст. 255 НК РФ; Письма Минфина от 25.03.2020 № 03-03-07/23568, от 20.10.2017 № 03-03-06/1/68839, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181. Также будет нелишним закрепить в локальном акте возможность использования услуг такси в служебных целях работниками, указав, кто из работников и на каких условиях вправе ездить на такси по работе. Так вы минимизируете вероятность возникновения претензий от налоговиков по учету таких проездных трат.

Облагать или нет компенсацию НДФЛ и страховыми взносами — будет зависеть от того, кто конкретно совершил поездку.

Так, компенсации командированным и «разъездным» работникам (при условии что возможность использования услуг такси для работы закреплена в их трудовых договорах либо в локальном акте (коллективном договоре)) под обложение не подпадают, если траты на поездку документально подтвержденып. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ; Письма Минфина от 21.11.2019 № 03-04-05/90156, от 22.08.2019 № 03-15-06/64487, от 20.07.2018 № 03-04-05/51201; УФНС по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@.

А вот со стоимости поездок офисных работников безопаснее НДФЛ и взносы начислить.

Внимание

Если сотрудники вашей компании вправе использовать для служебных поездок не только такси, но и каршеринг, рекомендуем ознакомиться с нашей статьей в , 2019, № 8. Она поможет разобраться в тонкостях учета таких проездных расходов и особенностях их документального оформления (в том числе и составлении служебной записки).

Служебка о командировке на автомобиле

Нередко работники направляются в командировки на своем или служебном автомобиле, и в этом случае служебная записка потребуется для начисления суточных — подтвердит период, за который они полагаются. А также она выступит в роли документа, необходимого для подтверждения расходов (но, разумеется, лишь при наличии других первичных документов, подтверждающих конкретные траты, — чеков, квитанций и т. д.)п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749; Письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368.

Записку составляет работник, ездивший в командировку на автомобиле, на имя руководителя организации с отражением информации:

о месте командировки;

об автомобиле;

о датах выезда в командировку и возвращения из нее;

о пробеге и о расходах на бензин.

Вот как, к примеру, можно составить такую служебку.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о командировке на личном автомобиле

В соответствии с Приказом от 13.07.2020 № 5 я был направлен в служебную командировку в г. Брянск. До места командировки и обратно я добирался на личном автомобиле Kio Rio (регистрационный номер B012KH77). Выехал из Москвы 15.07.2020 в 09.00, прибыл в Брянск в 14.40. Выехал из Брянска 17.07.2020 в 15.00, прибыл в Москву в 21.15. Таким образом, продолжительность командировки — 3 рабочих дня.

Совокупный пробег автомобиля составил 810 км. Общий расход топлива АИ-95 — 65 л. Заправка обошлась в 2945 руб. Прошу возместить мне указанные траты.

Чеки на покупку ГСМ приложены к авансовому отчету.

К слову, о затратах на ГСМ. Если речь идет о поездке на личном авто работника, то до отправки в командировку необходимо определиться, как ему будут возмещаться эти расходы.

Тем, что сотрудники часто добираются до работы, используя такси, уже никого не удивишь. А вот недавний опрос от SuperJob показал, что 40% из числа опрошенных москвичей хотели бы ездить на работу на велосипеде

Тем, что сотрудники часто добираются до работы, используя такси, уже никого не удивишь. А вот недавний опрос от SuperJob показал, что 40% из числа опрошенных москвичей хотели бы ездить на работу на велосипеде

К примеру, вы можете заключить с работником соглашение о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, предусмотрев в нем два варианта выплаты:

компенсация уже включает в себя расходы на ГСМ;

расходы на ГСМ оплачиваются сверх установленного размера компенсации на основании подтверждающих документов.

В таком случае в части налогообложения облагать НДФЛ и взносами сумму компенсации, равно как и расходы на топливо (если они оплачиваются отдельно), не нужноПисьма Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, от 23.01.2018 № 03-04-05/3235. А вот с учетом автомобильной компенсации (включая ГСМ) в налоговых расходах все не так просто.

По общему правилу в целях налога на прибыль учесть можно лишь ограниченную суммуПостановление Правительства от 08.02.2002 № 92:

1200 руб. в месяц, если двигатель 2000 куб. см и меньше;

1500 руб. в месяц, если двигатель больше 2000 куб. см.

При этом стоимость ГСМ уже заложена в эти нормативы. Выплата сотруднику сверх указанных сумм в налоговые расходы не включаетсяПисьмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366.

Но бытует мнение, что это правило можно обойти и учесть выплаты работнику в налоговых расходах в полном объеме (без нормирования) как расходы на проезд к месту командировки и обратно на личном автомобиле, используемом в служебных целях. Действительно ли это так? Мы решили уточнить этот вопрос у специалиста Минфина.

Учет компенсации расходов на проезд в целях налога на прибыль

БАХВАЛОВА Александра Сергеевна БАХВАЛОВА Александра Сергеевна
Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса

— Действительно, в общем случае расходы на проезд к месту командировки и обратно учитываются в целях налога на прибыль в полном объеме. Ограничений в выборе вида транспорта для проезда к месту командировки Налоговым кодексом при этом не установлено. Но следует иметь в виду вот что.

Одновременно с этим Кодекс содержит норму, согласно которой учет расходов на компенсации за использование для служебных поездок именно личных автомобилей ограниченподп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Поэтому включать траты на проезд (в том числе ГСМ) работника, направленного в командировку на своей машине, следует в пределах норм, установленных Правительством РФПостановление Правительства от 08.02.2002 № 92.

Применение подхода, отличного от этого, с большой долей вероятности вызовет споры с налоговыми органами.

Очевидно, что такой вариант оформления командировок, когда сотрудник использует личное авто, является невыгодным с точки зрения налогообложения прибыли, поэтому мы дополнительно уточнили, как можно выйти из ситуации с наименьшими потерями.

Аренда как способ списать на налоговые расходы больше

БАХВАЛОВА Александра Сергеевна БАХВАЛОВА Александра Сергеевна
Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса

— Альтернативным вариантом заключения с работником соглашения о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях является договор аренды. Причем в ситуации, когда работник не только предоставляет в наем свое транспортное средство (ТС), но еще и лично оказывает услуги по управлению им, безопаснее заключать с сотрудником договор аренды ТС с экипажем. В противном случае не исключаю возможность возникновения претензий со стороны налоговых органов.

Расходы по такому договору на оплату и арендной платы, и услуг по управлению автомобилем можно учесть в налоговой базе по налогу на прибыль в полной суммеПисьма Минфина от 21.09.2012 № 03-03-06/1/495, от 01.12.2009 № 03-03-06/1/780. Трат на бензин это тоже касается, если по условиям договора обязанность по их оплате лежит на работодателе, арендующем автомобиль.

Кстати, при аренде ТС с экипажем страховые взносы следует начислять лишь со стоимости услуг по управлению автомобилем. Стоимость арендной платы обложению взносами не подлежитподп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ. Поэтому рекомендуем прописывать эти суммы в договоре отдельно, дабы ИФНС в случае чего не доначислила взносы на всю сумму выплат. А вот НДФЛ необходимо удерживать со всей суммы платежа за аренду по договоруп. 1 ст. 226 НК РФ. Исключение — вы компенсируете работнику расходы на обслуживание автомобиля и ГСМ. Эти выплаты облагать не нужност. 636 ГК РФ; п. 1 ст. 41 НК РФ.

Служебка на отзыв из отпуска

Что делать, если работодателю срочно требуется сотрудник, который в это время находится в отпуске? Правильно, отозвать его из отпуска. Но имейте в виду, что прежде, чем это сделать, нужно поинтересоваться у самого работника, готов ли он досрочно прервать свой отдыхст. 125 ТК РФ. И если готов, проверить, не относится ли он к числу тех работников, которых отзывать из отпуска запрещено законодательством даже в случае их согласияч. 3 ст. 125 ТК РФ.

Если все в порядке, то непосредственный начальник отзываемого работника может написать на имя руководителя организации служебную записку с указанием причин отзыва работника из отпуска и даты выхода этого сотрудника на работу.

Далее — все как обычно. Руководитель пишет на записке резолюцию (свое согласие или отказ), проставляет дату и подпись. После чего в случае проставления одобрительной отметки записка вместе с согласием работника на досрочный выход на работу становятся основанием для формирования приказа об отзыве из отпуска. Образец такой записки представлен ниже.

 

Не возражаю.
17.07.2020

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
об отзыве из отпуска

Для оказания помощи в подготовке документов в ответ на требование № 18/195 от 15.07.2020 о представлении документов (информации) налоговой инспекции, направленное в адрес нашей организации в рамках проведения камеральной налоговой проверки, прошу с 20.07.2020 отозвать бухгалтера Сузикова М.А. из ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставленного ему с 09.07.2020 по 26.07.2020.

Приложение:
Согласие Сузикова М.А. на отзыв из отпуска.

После издания приказа не забудьте внести изменения в график отпусков и в личную карточку работника, а также пересчитать отпускные. Подробнее об этом читайте: , 2018, № 12.

Если решите оплатить работнику, прервавшему отпуск, проезд из места отдыха, то такую оплату придется обложить НДФЛ и взносами, но с этим можно поспорить. О том, какие аргументы можно привести в пользу позиции неначисления, а также об учете таких трат в налоговых расходах мы писали в , 2019, № 14.

Служебка о повышении в должности

Если работник прекрасно справляется со своими трудовыми обязанностями, почему бы не поощрить его, повысив в должности? Основанием для такого повышения как раз может стать служебная записка, написанная непосредственным начальником особо отличившегося работника в адрес руководителя компании.

В записке имеет смысл указать обоснование причин, по которым предлагается повысить сотрудника. К примеру:

расширение должностных обязанностей;

производственные заслуги;

длительный стаж работы в текущей должности или в компании в целом и др.

В таком случае служебная записка может выглядеть так.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о повышении в должности

Прошу рассмотреть кандидатуру юрисконсульта Потапова Игоря Александровича на вакантную должность старшего юрисконсульта юридического отдела.

Потапов И.А. окончил юридический факультет Финансового университета при Правительстве РФ по программам бакалавриата и магистратуры (оба диплома с отличием). Опыт работы по специальности — более 6 лет, в нашей компании — более 3 лет, на протяжении которых он стабильно справляется со своими должностными обязанностями. Выиграл три из трех судебных споров в арбитражных судах, которые вел самостоятельно.

За время работы зарекомендовал себя как ответственный, профессиональный и трудолюбивый работник.

О том, как еще можно материально отблагодарить работника за хорошую работу и правильно оформить повышение зарплаты без повышения в должности (в частности, написать служебку на такое повышение), читайте:

2018, № 20

Составленная записка передается на согласование директору компании, и, если он ее одобряет, издается соответствующий приказ, а также оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору. Вносить изменения в штатное расписание не нужно, если новая должность работника и соответствующий ей оклад уже прописаны в документе. А вот позаботиться об обновлении информации в личной карточке и в трудовой книжке придется.

* * *

В прошлый раз мы рассказали вам о том, где хранить служебные записки, не упомянув о сроках их хранения. Исправляемся. Хранить служебные записки необходимо 5 летподп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ; статьи 17, 47, 587, 611 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень). А некоторые из них и того меньшестатьи 159, 383, 588 Перечня. К примеру, записки о нарушении правил внутреннего трудового распорядка должны храниться всего лишь годст. 382 Перечня.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2021 г.

2020 г.

2019 г.

АКТУАЛЬНОЕ
ПОЛЕЗНОЕ
Свежий номер журнала Главная книга
КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.4%
июль 2020 г.
45000000
Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

6.5%
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Яндекс.ДзенРеклама новостной рассылки
ОПРОС
Случались ли у вас в компании задержки с выплатой зарплаты?
Нет, никогда
Буквально пару раз, и то на день-два, не больше
Это происходит время от времени
ИНФОРМАЦИЯ ПАРТНЕРОВ
Информации в данный момент нет
Содержание
Нужное