Новости Тренинги Типовые ситуации Калькуляторы Формы
Журнал Вебинары Календарь Консультации Форум Тесты
Добавить в «Нужное»
1 читатель оценили статью

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 24 августа 2020 г.

Содержание журнала № 17 за 2020 г.
ЭКДО ОСН УСН ЕСХН ЕНВД
М.Г. Суховская,
старший юрист
В мае стартовал эксперимент по внедрению в РФ электронного кадрового документооборота (ЭКДО). Он продлится до 31.03.2021. Если по его окончании власти посчитают эксперимент удавшимся, то ЭКДО может стать обязательным. А пока участие в эксперименте — дело сугубо добровольное и для работодателей, и для работников. В этой статье мы расскажем об основных моментах эксперимента, чтобы наши читатели представляли, о чем идет речь.

Электронные кадровые документы: эксперимент уже идет, но еще не поздно присоединиться

Закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ (далее — Закон № 122-ФЗ); Положение, утв. Приказом Минтруда от 14.05.2020 № 240н (далее — Положение № 240н)

В чем суть эксперимента

На самом деле нынешний эксперимент не первый. В 2018 г. уже проводилось что-то подобное, но тот проект по ряду причин был признан неудачным, в частности потому, что все электронные документы, связанные с работой, нужно было дублировать на бумаге.

Участники нового эксперимента смогут вести документы, связанные с работой, только в электронном виде. Речь о тех кадровых документах, которые по ТК РФ должны оформляться в бумажном виде и с которыми надо знакомить работников под росписьп. 7 Положения № 240н.

Минтруд утвердил примерный список документов, которые можно переводить в цифруприложение № 3 к Положению № 240н. Там фигурируют, к примеру:

договоры — трудовой, коллективный, ученический, о полной материальной ответственности;

локальные нормативные акты;

распоряжения работодателя;

различные заявления, уведомления, извещения;

график отпусков, а также график сменности и работы на вахте.

Внимание

Эксперимент по электронному кадровому документообороту не распространяется на бумажную трудовую книжку и на форму СТД-Р, по которой работнику предоставляются сведения о трудовой деятельностич. 4 ст. 1 Закона № 122-ФЗ.

Заметим, что список Минтруда открытый. Работодатель сам решает, какие документы ему удобнее перевести в электронный вид.

О том, как организован электронный документооборот, а также о его плюсах и минусах мы подробно писали:

2020, № 4

Скажем сразу, что участие в эксперименте по ЭКДО повлечет для работодателей дополнительные расходы. Как минимум придется за свой счет приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись работодателяч. 11 ст. 5 Закона № 122-ФЗ. А как максимум — потратиться на создание собственного программного обеспечения либо на покупку системы ЭКДО у третьего лица.

Возможно, придется также приобретать электронные подписи и для работников. Но это зависит от того, с помощью какого сервиса предполагается участвовать в эксперименте (об этом чуть ниже). Так что каждый работодатель должен сам оценить, готов он нести расходы ради эксперимента или нет.

Как работодателю стать участником эксперимента

Работодателям, которые хотят присоединиться к эксперименту по электронному документообороту, надо до 1 декабря 2020 г. направить в Минтруд по адресу mintrud@rosmintrud.ru заявление по рекомендуемому образцуприложение № 1 к Положению № 240н.

В заявлении должны фигурировать следующие данные:

ИНН работодателя;

его основной вид деятельности по ОКВЭД;

штатная численность работников;

предварительная численность работников — участников эксперимента;

наличие/отсутствие профсоюза;

место проведения эксперимента (то есть населенный пункт и регион, где находится работодатель либо где фактически трудятся работники, участвующие в эксперименте).

Справка

На сегодняшний день в списке работодателей — участников эксперимента по ЭКДО 71 организацияприложение к Приказу Минтруда от 14.05.2020 № 241. В подавляющем большинстве это крупные компании, в частности РЖД, Почта России, Яндекс, Мегафон, МТС, Сбербанк, Wildberries. А из госорганов в эксперименте участвуют ФСС и Пенсионный фонд.

Если что-то из перечисленного не будет указано, работодателя просто не включат в список участников эксперимента. Об этом Минтруд уведомит его в течение 3 рабочих дней с момента принятия такого решенияп. 5 Положения № 240н.

Участник эксперимента может в любой момент выйти из негоп. 5 Положения № 240н. Для этого также нужно подать в Минтруд заявление по рекомендованной формеприложение № 2 к Положению № 240н.

Вот что любопытно. Ни в Законе № 122-ФЗ, ни в Положении Минтруда не уточняется, какие именно работодатели могут присоединиться к экспериментуч. 1 ст. 2 Закона № 122-ФЗ; п. 4 Положения № 240н. Однако в форме заявления об участии предусмотрено поле только для наименования работодателя-организации, тогда как поле для ф. и. о. работодателя-ИП отсутствует. Кроме того, в заявлении нужно указать ИНН организации, а про ИНН предпринимателя речи нет.

Отсюда напрашивается вывод, что пока поучаствовать в эксперименте по ЭКДО могут лишь работодатели-юрлица. Но специалист Роструда считает, что это не так.

Работодатели-ИП тоже могут участвовать в эксперименте по ЭКДО

ДУДОЛАДОВ Игорь Иванович ДУДОЛАДОВ Игорь Иванович
Заместитель начальника отдела контроля рассмотрения территориальными органами обращений, Роструд

— В Законе от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» не содержится требований, что работодатель, участвующий в эксперименте, обязательно должен быть организацией.

Согласно ТК РФ работодатель — это физическое либо юридическое лицо (независимо от его организационно-правовой формы и формы собственности), вступившее в трудовые отношения с работникомстатьи 11, 20 ТК РФ.

На основании этого полагаю, что не имеется правовых оснований, препятствующих работодателю — индивидуальному предпринимателю участвовать в указанном эксперименте.

Техническая сторона вопроса

Для участия в эксперименте по ЭКДО работодатель может использоватьч. 4 ст. 8 Закона № 122-ФЗ; п. 13 Положения № 240н:

либо систему на портале «Работа в России». В этом случае работодатель должен быть зарегистрирован в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА), а проще говоря — на портале госуслуг, и иметь усиленную ЭП работодателя. У работников, которые будут задействованы в эксперименте, тоже должна быть регистрация на госуслугах.

Регламент по работе на портале «Работа в России», а также другие необходимые документы участникам высылаются индивидуальнопп. 15, 17 Положения № 240н;

либо собственную информационную систему. Это может быть как софт, разработанный силами работодателя, так и программный сервис, приобретенный у стороннего разработчика.

Но собственная система работодателя должна взаимодействовать с сервисом «Работа в России». Ведь по Закону № 122-ФЗ сотрудник вправе подать заявление с просьбой размещать его кадровые документы в личном кабинете на портале «Работа в России»п. 4 ч. 2 ст. 6 Закона № 122-ФЗ. И работодатель должен обеспечить реализацию этого права.

Поэтому нужно сделать так, чтобы программное обеспечение работодателя и портал могли обмениваться данными;

либо оба варианта одновременно. То есть часть кадровых документов создается, используется и хранится в собственной информационной системе работодателя, а часть — в сервисе «Работа в России».

Внимание

В полном объеме использовать систему «Работа в России» для целей эксперимента можно будет с 1 октября 2020 г.п. 18 Положения № 240н

Пока что, до 4 сентября, этот сервис, а вернее его подсистема «Электронный кадровый документооборот», будет работать в режиме опытной эксплуатации. Пользоваться ею смогут лишь те работодатели, которые ранее дали согласие на участие в эксперименте и были до 1 июля 2020 г. отобраны Минтрудомп. 16 Положения № 240н.

Как работодателю подготовиться к участию в эксперименте

Перед началом проведения эксперимента (дату начала работодатель устанавливает сам) нужно предпринять ряд шаговч. 1, 2 ст. 5 Закона № 122-ФЗ.

Шаг 1. Определить, какие департаменты или отделы будут участвовать в эксперименте.

На усмотрение работодателя задействовать можно как все подразделения компании, так и их часть (например, департамент по персоналу, бухгалтерию, IT-подразделение).

Внимание

В эксперименте не могут участвовать дистанционные работники, а также сотрудники, работающие в компании по договору о предоставлении персонала (так называемый заемный труд)ч. 2, 3 ст. 3 Закона № 122-ФЗ.

Шаг 2. Не позднее чем за 1 месяц до начала эксперимента письменно уведомить о нем каждого сотрудника, а также о праве как присоединиться к эксперименту, так и отказаться. О своем согласии либо об отказе работник должен сообщить письменно. Для этого можно прямо в форме уведомления об эксперименте предусмотреть две графы — «Согласен»/«Не согласен», в одной из которых работник поставит галочку и распишется.

Работник, который согласился участвовать, вправе в любой момент (как до начала эксперимента, так и в процессе него) передумать и отказаться. Об этом он должен письменно уведомить работодателя минимум за 2 недели до выхода из проектап. 1 ч. 2 ст. 6 Закона № 122-ФЗ.

Шаг 3. Составить и утвердить список работников, которые будут участвовать в эксперименте.

Какие документы вы хотели бы оцифровать

Шаг 4. Разработать и принять ЛНА о проведении эксперимента по ЭКДО. Можно также внести соответствующие изменения в уже имеющийся локальный акт. Работодателю нужно прописать, в частностип. 22 Положения № 240н:

права и обязанности работников и работодателя при проведении эксперимента;

перечень видов электронной подписи, применяемых при эксперименте, порядок и способы хранения и проверки подписи;

порядок обеспечения работников электронной подписью;

обязанности и права работников, а также соблюдение режима рабочего времени при работе с электронными документами;

обязанности работников по соблюдению правил безопасности работы с ключами электронной подписи;

порядок хранения и уничтожения электронных документов.

Но самое важное — в этом ЛНА либо в приложении к нему надо утвердить перечень документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться экспериментп. 7 Положения № 240н. В ходе эксперимента документы, включенные в этот перечень, дублировать на бумаге не нужноч. 1 ст. 1 Закона № 122-ФЗ.

С новым ЛНА об эксперименте либо с поправками в имеющийся локальный акт всех сотрудников надо ознакомить под роспись.

Шаг 5. Провести аудит других ЛНА организации и внести в них поправки, если требуется. В частности, наверняка понадобятся изменения в положение о персональных данных, которые касаются порядка обработки работодателем электронных кадровых документов, содержащих данные работников.

Кстати, всех лиц, принимаемых на работу в период эксперимента, работодатель тоже долженч. 3 ст. 5 Закона № 122-ФЗ:

письменно уведомлять об эксперименте, а также о праве согласиться на участие или отказаться. И новые работники должны также в письменном виде выразить свою волю;

знакомить под роспись с ЛНА, связанными с проведением эксперимента (собственно, как и с другими локальными актами компании).

Электронные подписи, используемые в ходе эксперимента

Естественно, что все цифровые кадровые документы должны быть подписаны электронными подписями. Вид ЭП зависит, во-первых, от подписываемого документа, а во-вторых, от информационной системы, которую выберет для эксперимента работодательп. 21 Положения № 240н.

Информационная система, используемая в ходе эксперимента работодателем Какая ЭП должна быть при подписании
договоров — трудовых, ученических, о материальной ответственности, на получение образования без отрыва (с отрывом) от работы других кадровых документов
Сервис «Работа в России» у работодателя — усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП);
у работника — простая ЭП, полученная им при регистрации на портале госуслуг
у работодателя — УКЭП;
у работника — вид используемой ЭП определяется в ЛНА об эксперименте
Собственная система у работодателя — УКЭП;
у работника — УКЭП или усиленная неквалифицированная ЭП (выдается работодателем по письменному заявлению работника)

* * *

Все работодатели — участники эксперимента должны до 1 декабря 2020 г. и до 1 апреля 2021 г. направить в Минтруд два электронных отчета по рекомендуемой формеприложение № 4 к Положению № 240н о результатах проведения эксперимента, о возникающих технических проблемах, о количестве работников-участников, о наличии жалоб от них и т. д.

Также в отчетной форме предусмотрена графа для предложений по изменению ТК в части использования электронных документов, связанных с работойпп. 12, 24 Положения № 240н.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку
Комментарии (0)

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала по теме:
Кадры / Оплата труда
Кадры / Оплата труда

2024 г.

№ 6
Из-за чего нужно обжаловать результаты внеплановой трудовой проверкиКак действовать при обжаловании результатов внеплановой трудовой проверкиТрудинспекторы получили доступ к налоговой тайне
№ 5
Для задержки зарплаты у работодателя нет никаких оправданийЗапрет на сокращение одиноких родителей: новые правилаМожно ли учесть в расходах серую зарплатуПриостановка работы из-за задержки зарплаты не спасет совместителя от увольнения
№ 4
Как оформить временного работника на замену двух декретницНесет ли в себе налоговые риски перечисление подотчета на зарплатные картыНужно ли компенсировать «сгоревшие» допвыходные по уходу за детьми-инвалидамиРазъяснения СФР: как правильно сообщать об удаленке и неполном рабочем времени по форме ЕФС-1Уточнен порядок выплаты компенсации за задержку зарплаты
№ 3
Испытательный срок не может длиться вечноКоснутся ли работодателя «возрастные» изменения в воинском учете в 2024 году
№ 2
Может ли работник передумать и взять за работу в выходные деньги вместо отгуловРасчеты с подотчетниками: разбираем вопросы о разном
№ 1
Накопление допвыходных родителем ребенка-инвалида: особые случаиПри простое все работники равныПрием на работу вахтовикаЧто влечет за собой повышение МРОТ

2023 г.

№ 24
Введен штраф за нарушение трудоохранных обязательств перед «вредниками»Допвыходные для ухода за детьми-инвалидами: копим и используемЗарплатно-премиальные вопросы: когда и сколько можно выплатить в декабреКак рассчитывается компенсация за вынужденный прогул
№ 23
Какие обязанности по воинскому учету есть у работодателяКвота по трудоустройству инвалидов: разъясняет Минтруд
№ 22
Ликбез для работодателя по организации воинского учета
№ 21
«Постмобилизационные головоломки» с решениямиДолжен ли работник принести работодателю справку о диспансеризацииМедосмотры работников: как организовать, оформить и учесть расходыУчебный отпуск прерывает основной отпуск
№ 20
Нужен ли новый медосмотр при переходе с одной вредной работы на другую
№ 19
В каких случаях работнику при увольнении положено выходное пособиеВнеплановый контроль: из-за чего может нагрянуть трудинспекцияЗарплатные даты: как правильно установить и соблюдатьПравила внепланового трудового контроля
№ 18
«Алиментные» ситуации: считаем, удерживаем, индексируемРеорганизация и сотрудники: кто, что и когда должен сообщить в СФР
№ 17
Как считать компенсацию за неотгулянный отпуск, если сотрудник отработал меньше годаКогда специалист, поступивший в магистратуру, сохраняет право на учебный отпускПравила военно-учетного поведения работодателя: за что новые штрафы
№ 15
Вводим дресс-код для работников с оглядкой на судебную практикуКак налоговики понимают, что работников маскируют под самозанятыхНаем на сезон: лучше временные работники или самозанятые?
№ 14
Как столичным работодателям учитывать нерабочий день 26 июняМожно ли взять допвыходные по уходу за ребенком-инвалидом, живущим в другом городеЧто ожидает работодателя при возвращении «приостановленного» сотрудника
№ 13
Нельзя лишать работника стимулирующей части зарплаты на весь период взысканияПремии: как учитывать, когда индексировать и из-за чего можно не платитьРаботодатель не должен мешать сотруднику в обеденный перерыв
№ 12
Признание увольнения незаконным: что думают судьиРаботник призван на военные сборы: что делать бухгалтеруШпаргалка по ПСВ и РСВ: на кого подавать сведения, а на кого нет
№ 11
Зарплатные субсидии за прием на работу участников СВОРоструд подготовил памятку по обязательным медосмотрамСписание подотчетных сумм: разбираемся с документами и налогами
№ 9
Студент-сотрудник: возможны ли срочный договор, испытательный срок и отпуск на сессиюРаботнику положена компенсация и за неначисленную зарплату
№ 8
Как в трудовой книжке исправить запись о переименовании организацииМожно ли наказать работника, прогулявшего обучение
№ 7
Устанавливаем видеонаблюдение в офисе с учетом судебной практики
№ 5
«Должен» — «не должен» в работе с персональными даннымиВозможности совместительства ограничены только временемТрудинспекторы почти всегда предупреждают о своем приходе
№ 4
Считаем отпуска и зарплаты с учетом праздничных и выходных дней
№ 3
Можно ли продлить испытательный срок нового работникаУпорядочение отчетности в органы занятости: что это означает для работодателяУтверждены требования к подтверждению уничтожения персональных данныхЧто нужно знать для организации суммированного учета рабочего времени
№ 2
Когда нужна доплата до МРОТМобилизованным гражданам предоставлены новые трудовые гарантииНовые бланки трудовых книжек в действииЧто надо помнить, если в компании есть работник-донор
№ 1
Зарплатные и отпускные вопросы в свете новогодних праздниковИспытательный срок: что нужно знатьНовшества в отношении иностранных работников — 2023

2022 г.

№ 24
Как отличить разъездной характер работы от командировокПередать трудовую книжку уволенного работника через его экс-коллегу нельзяПриостановление исполнительного производства в отношении мобилизованного сотрудникаЧто делать, если работодатель задерживает зарплату
№ 23
Запреты на работе: какие права нельзя отобрать за зарплатуЧто работодатель может запретить работникам
№ 22
«Мобилизационные» обстоятельства кадровой работыУволенный работник просит копии рабочих документов: что выдавать, а что нет?
№ 21
Директора мобилизовали: кому передать полномочия и какКадровые грани мобилизации: как все оформитьКадровые последствия «мобилизационного» приостановления договораМестные администрации вправе запрашивать данные о мужчинах-работникахМобилизационные хлопоты с сотрудником, которого нет на месте
№ 20
Воинский учет: вести его и сдавать отчетность должны все организацииКак работодателю сохранить прожиточный минимум сотруднику-должникуПочему работодателю важно понимать, что мобилизация ≠ военные сборы
№ 19
Персональные данные сотрудников: какие обязанности появились у работодателейСрок выплаты зарплаты нарушен — что за это будет?Что меняется с новыми правилами расследования производственных травмЧто нового при оформлении расследования несчастных случаев на производстве
№ 18
Как не ошибиться, удерживая долги из зарплаты сотрудниковНужно ли было подавать уведомление об обработке персональных данных до 1 сентября
№ 17
«Переводные» разъяснения Минтруда для первоначального работодателяОбещание, данное в мессенджере, можно зафиксировать у нотариусаОтветы Минтруда для работодателей, принимающих временных работниковСверхурочная работа: сложные вопросы оформления и оплатыУдержания из зарплаты сотрудника с учетом прожиточного минимума
№ 16
Как передать уволенному работнику трудовую книжкуНДФЛ с компенсации за задержку зарплаты: Минфин и ФНС изменили позицию
№ 15
Временный перевод к другому работодателю: взгляд с обеих сторонКак в трудовом договоре указывать сроки выплаты зарплатыКогда договор о полной материальной ответственности не работает
№ 14
Индексация ≠  повышение зарплаты до МРОТТест: как правильно организовать удаленку
№ 13
Как работники с работодателя серую зарплату взыскивалиЧто думает ВС РФ об оформлении трудовых договоров
№ 12
Ведение трудовой книжки и учет трудового стажа работника из УкраиныКогда больничный лист не спасет работника от увольнения по инициативе работодателяСчитаем отпускные при наличии «президентских» нерабочих дней в расчетном периоде
№ 11
А ну-ка, удержи: переплата за «авансовый» отпуск при увольнении работникаКак IT-компании уведомлять военкомат об увольнении работника-«отсрочника»Зарплатный аванс: чтобы не больше, но и не меньшеКадрово-бухгалтерские будни: что, когда и как оформлятьКак поступить с работником, который не справляется со своими обязанностямиОтпуск отгулян авансом: отражаем перерасчет в налогах и бухучетеСправку об отсутствии судимости можно требовать не у всех соискателейЧто такое необоснованный отказ в приеме на работу: точка зрения ВС РФ
№ 10
Нюансы расчета «алиментной» задолженности сотрудниковОбзор судебных дел по спорам, связанным с заключением трудового договораФаксимильная подпись и трудовой договор несовместимы
№ 9
Во избежание простоя: временная смена трудовой функции, режима работы или работодателяСубсидии за наем молодежи: кто, сколько и как может получить
№ 8
Любимые вопросы работодателей об индексацииНи от кого не зависящий простой: оформляем, оплачиваем, учитываем
№ 7
Аренда жилья и другие расходы при переезде сотрудника: что с налогамиНеотгулянный отпуск: компенсируем при увольненииРаботник «потерялся» на митинге, в отпуске или в командировке: кадрово-бухгалтерские последствия
№ 6
Работодатели могут продолжать перечислять работникам зарплату на карты банков, попавших под санкцииУвольнение за прогул: разбираемся с причинами отсутствия на работе
№ 5
2 основных вопроса про компенсацию отгуловСЗВ-ТД о приеме на работу: с приказом и без негоКак перевести будущую маму на легкий трудКак работодателям размещать сведения о вакансиях на портале «Работа в России»Правила хорошего тона при отгулах
№ 4
«Вирусное» отстранение: когда допустимо и какие последствияГенерального директора ООО дисквалифицировали: как смягчить последствияКак удержать с работника алименты и другие долги, чтобы к вам не было претензийНа удаленку рекомендовали отправить как можно больше работниковПрием на работу генерального директора ООО: три основных шагаУчет расходов на добровольное личное страхование и пенсионное обеспечение работников
№ 3
«Медицинский» перевод на другую работу: как, куда, на сколькоКак устроить у себя ЭКДО
№ 1
В 2022 году МРОТ равен 13 890 руб.: что предпринять работодателямПФР подкорректировал правила заполнения СЗВ-СТАЖЧто полагается за работу в январские каникулы
Cвежий номер «Главной книги»
  • «ПРИБЫЛЬНЫЕ» ИТОГИ — 2023: учет затрат и заполнение отчетности
  • ЕФС-1 О СТАЖЕ УХОДЯЩИХ В ДЕКРЕТ И ДЕТСКИЙ ОТПУСК: свежие разъяснения СФР
  • АРЕНДА АВТО БЕЗ ЭКИПАЖА: можно ли учесть допрасходы
  • ОТВЕТЫ ПО РЕЗЕРВАМ: обратная связь с читателями
Читать
ПОЛЕЗНОЕ
АКТУАЛЬНОЕ

КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Вебинар 27 марта НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ
Нужное
Содержание