Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Журналы Справочники Семинары Календари Тесты
Добавить в «Нужное»
1 читатель оценили статью

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 24 августа 2020 г.

Содержание журнала № 17 за 2020 г.
ОСН УСН ЕНВД ЕСХН ПСН
Н.Н. Катаева,
ведущий эксперт
Первичными документами оформляются расчеты с контрагентами и работниками, подтверждаются доходы и расходы в учете. Отсутствие первички, непредставление или несвоевременное представление ее проверяющим органам может повлечь нежелательные последствия как для самой организации, так и для ответственных должностных лиц. Поэтому важно позаботиться о ее своевременном получении.

Как обеспечить своевременное получение первички бухгалтерией

Первичная документация и требования к ней

Первичными документами мы будем называть любые документы, которые являются основанием для бухгалтерской проводки, для признания дохода (расхода) или имущества в налоговом учете. Это могут быть, например, акт, накладная, авансовый отчет, приходные и расходные кассовые ордера и пр.ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ); п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ

О том, какие документы налоговики вправе запросить в ходе проверки и в какие сроки, читайте:

2020, № 5

Оформляя первичную документацию, необходимоч. 2—5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ; п. 9 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н:

позаботиться о наличии в ней всех обязательных реквизитов;

составлять ее на русском языке или запастись построчным переводом, если документ на иностранном языке;

формировать ее в бумажном виде или в электронном с электронной подписью;

зафиксировать применяемые формы в учетной политике;

составлять первичку в момент совершения хозяйственной операции или сразу же после нее.

Сроки хранения документов предусмотрены НК и Перечнем типовых управленческих архивных документов. Для документов, связанных с расчетом и уплатой налогов, общий срок хранения ограничен 4 годами.

Специальные сроки хранения документации установлены для подтверждения убытка, амортизационных отчислений и расходов на обучение работниковп. 4 ст. 283, п. 3 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 16.08.2019 № 03-03-06/1/62257, от 19.07.2017 № 03-07-11/45829.

Документация должна храниться в течение установленных сроков и своевременно представляться для проверки уполномоченным органамч. 6 ст. 9, ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ; Перечень типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24, ст. 93 НК РФ.

Внимание

Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов со сроками их хранения. Он начал действовать с 18.02.2020 и применяется также ко всем документам, делопроизводство по которым завершено (в том числе до 17.02.2020 включительно). Исключение составляют документы, внесенные в описи дел постоянного хранения и в акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если описи и акты утверждены до этой датыПисьмо Росархива от 13.03.2020 № Р/М-479.

Ответственность за отсутствие документации

При отсутствии первичных документов, срок хранения которых еще не истек, налоговики могут:

отказать в признании расходов и в вычете входного НДС по не подтвержденным документами затратам, доначислить налоги, пени и штрафып. 1 ст. 252, п. 1 ст. 172 НК РФ;

начислить налоговые обязательства расчетным путем по тем операциям, по которым документов не оказалосьподп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ;

привлечь к налоговой ответственности организацию (предпринимателя) за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.

Штраф составит 10 000 или 30 000 руб., если налог не занижен, при занижении же налоговой базы — 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.ст. 120 НК РФ Должностное лицо (руководителя или главного бухгалтера) могут оштрафовать на сумму от 5000 до 10 000 руб. При повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 руб.ст. 15.11 КоАП РФ;

оштрафовать организацию (предпринимателя) за непредставление документов при запросе в ходе проверки на 200 руб. за каждый экземплярп. 1 ст. 126 НК РФ. Должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 300 до 500 руб.ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ

Справка

Нельзя штрафовать за искажение бухотчетности работника, ответственного за ведение бухучета, если оно допущено по следующим причинам:

первичные документы, составленные другими лицами, не отражают действительность;

первичные документы не переданы в срок.

Эти же правила действуют, когда бухучет ведет не работник организации, а исполнитель по договору на оказание услуг по ведению бухгалтерского учетап. 1.1 примечания к ст. 15.11 КоАП РФ.

Как видим, приятного в отсутствии первички мало. Посмотрим, что можно предпринять, чтобы обеспечить ее своевременное получениеч. 1 ст. 6 Закона № 402-ФЗ.

Меры по обеспечению своевременного получения первички

Во-первых, не следует формально подходить к организации документооборота, даже если компания небольшая. Ведь для того, чтобы документы вовремя передавались в бухгалтерию, сначала необходимо установить порядок документооборота, определить сроки и ознакомить работников с требованиями под подпись.

Правила документооборота в организации можно оформить в качестве приложения к учетной политике или как отдельный документпп. 2, 4 ПБУ 1/2008. Если компания совсем маленькая, составьте отдельные памятки с перечнем документов, их формами (образцами) и сроками представления. Например, при закупке или продаже товара, при возвращении из командировки и пр.

В организациях покрупнее лучше оформить график документооборота. Для его формирования воспользуйтесь Положением о документах и документообороте в бухучетеприложение к Положению, утв. Минфином от 29.07.83 № 105. Или разработайте свою форму, например в таком виде.

График документооборота

Наименование документа Создание документа Представление документа Ответственный за обработку документа Срок хранения Место хранения
Кто оформляет Кто утверждает (визирует) Кто передает Кому передается В какой срок
Акт оказанных услуг Менед­жер Руководитель Менед­жер Бухгалтеру по участку «Реализация» Ежемесячно, до 10-го числа следующего месяца Бухгалтер по участку «Реализация» 5 лет с 1 января года, следующего за годом составления До окончания календарного года — каб. 24, далее — каб. 15
Авансовый отчет Подотчетное лицо Руководитель, главный бухгалтер Подотчетное лицо Бухгалтеру по участку «Расчеты с подотчетными лицами» В течение 3 рабочих дней со дня истечения срока, на который выданы деньги, или после даты возвращения из командировки Бухгалтер по участку «Расчеты с подотчетными лицами» 5 лет с 1 января года, следующего за годом составления

Во-вторых, рассмотрите возможность полного или частичного перехода на электронный документооборот. Он поможет оптимизировать процесс создания, поиска, получения и хранения документов. О том, как это сделать, мы писали в , 2020, № 4, а также в , 2020, № 13.

В-третьих, решить вопрос с контрагентами о своевременном получении от них первички можно, прописав в договорах порядок и сроки представления документов. В условиях договоров предусмотрите и ответственность за несвоевременное и неправильное документирование совершаемых хозяйственных операций, например в виде штрафов.

В-четвертых, предусмотрите в должностных инструкциях работников обязанность по соблюдению сроков представления документов со ссылкой на график документооборота или закрепите ее в приказе, если должностных инструкций у вас нет.

Как мотивировать работников соблюдать сроки

Поскольку своевременная передача первички в бухгалтерию во многом определяется расторопностью работников организации, возникает вопрос, что может их к этому подстегнуть, если уговоры и просьбы оказываются неэффективными.

Штрафные санкции или понижение зарплаты — не вариант. Трудовое законодательство не позволяет этого делать. За нарушение ТК для работодателя-юрлица предусмотрена административная ответственность в виде штрафа на сумму от 30 000 до 70 000 руб. Руководителя и предпринимателя оштрафуют на сумму от 1000 до 20 000 руб.ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ

Внимание

Штрафы по ст. 126 НК за нарушения, совершенные с 01.03.2020 по 31.05.2020, не применяютсяп. 7 Постановления Правительства от 02.04.2020 № 409.

Кроме того, если работодатель незаконно удержал из зарплаты работника сумму штрафа за несвоевременную передачу первички, то ее придется возместить вместе с процентами за несвоевременную выплату зарплатыст. 236 ТК РФ.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей работодатель может применить к нему только одно из трех дисциплинарных взысканий: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниямст. 192 ТК РФ.

Однако работодатель вправе предусмотреть в положении о премировании или другом внутреннем документе условие о снижении размера премии или даже депремировании для тех работников, которые постоянно нарушают установленные сроки.

Основание может быть сформулировано в документе таким образомПисьмо Роструда от 18.12.2014 № 3251-6-1.

Нарушение сроков, установленных приказами и распоряжениями работодателя, для передачи документов в бухгалтерию.

Или же, наоборот, установить специальные премии за добросовестное выполнение должностных обязанностей, в частности за своевременное предоставление документов в бухгалтериюст. 191 ТК РФ. Такие меры действуют гораздо эффективнее обычных уговоров и требований.

* * *

В соответствии с Программой разработки федеральных стандартов бухучета на 2019—2021 гг. должен вступить в силу стандарт ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»Приказ Минфина от 05.06.2019 № 83н. Он обязателен к применению с 2021 г. И устанавливает требования к документам бухучета, их подписанию, исправлению, хранению. Проект приведен на официальном сайте Минфина.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2022 г.

2021 г.

2020 г.

ПОЛЕЗНОЕ
АКТУАЛЬНОЕ
КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
ИНДЕКСЫ
Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.96%
январь 2022 г.
Москва МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

21 371

Примечание

Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

8.5%
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Ю-СофтРеспект
ОПРОС
Какие формы общения с ИФНС были в вашей работе?

Вы можете выбрать до 6 вариантов ответа

Выездные проверки
Часто требуют пояснения по декларациям, но обходится без доначислений
Доначисления по камералкам
Запрашивали документы по встречке
Запрашивали документы по конкретной сделке
Директора вызывали на допрос в ИФНС
Никаких
ИНФОРМАЦИЯ ПАРТНЕРОВ
Информации в данный момент нет
Нужное
Содержание