До марта справок о доходах не даем? | Журнал «Главная книга» | № 2 за 2020 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 9 января 2020 г.

Содержание журнала № 2 за 2020 г.
ОСН УСН ЕНВД ЕСХН ПСН
Н.А. Мартынюк,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
Крайний срок сдачи в налоговую справок 2-НДФЛ за 2019 г. — 2 марта 2020 г. Но работники начинают запрашивать в бухгалтериях свои справки о доходах уже в январе, порой даже в первые рабочие дни года. Обязаны ли вы выдать работнику справку раньше, чем сдадите сведения в ИФНС, и если да, то по какой из двух утвержденных форм?

До марта справок о доходах не даем?

Упомянутые в статье Приказы ФНС, которыми утверждены 2-НДФЛ и 3-НДФЛ, можно найти:

раздел «Законодательство» системы КонсультантПлюс

Отчего такая спешка

Обычно получить справку о доходах работники торопятся для того, чтобы пораньше заявить вычеты — имущественный, социальный — за истекший год и, соответственно, поскорее получить возврат НДФЛ из бюджета. Дело это небыстрое: до 3 месяцев отведено на камеральную проверку декларации 3-НДФЛ и после этого еще до месяца — на возврат денегп. 2 ст. 88, п. 6 ст. 78 НК РФ; Письмо ФНС от 26.10.2012 № ЕД-4-3/18162@. Чем раньше человек сдаст декларацию, тем скорее получит из бюджета деньги.

Вообще-то ни НК, ни другие нормативные акты не требуют прикладывать справку о доходах к декларации 3-НДФЛПисьма ФНС от 27.09.2018 № БС-4-11/18817@, от 08.07.2015 № БС-3-11/2649. По идее, при проверке деклараций физлиц инспекция должна сверять их содержание с данными из форм 2-НДФЛ, которые получила от налоговых агентов (доступны в электронном виде и самим физлицам в их личных кабинетах налогоплательщика).

Однако сейчас, в январе, этих данных еще нет ни у инспекций, ни в личных кабинетах физлиц, потому что вы как налоговый агент сдадите в свою ИФНС формы 2-НДФЛ за 2019 г. позже: крайний срок их представления — 2 марта 2020 г.

Впрочем, даже если вы отчитаетесь раньше, налоговики вряд ли сразу загрузят справки в личные кабинеты физлиц. И при желании инспекция, где стоит на учете работник, в ходе камеральной проверки его декларации может затребовать у него справкупп. 1, 2 ст. 93 НК РФ. Поэтому работники и запрашивают у работодателей справки сейчас, чтобы сразу сдать их вместе со своими декларациями.

Вдобавок справка о доходах нужна им как основание для заполнения некоторых сведений в декларации 3-НДФЛ:

код ОКТМО в строке 030 раздела 1;

суммы предоставленных вами вычетов в приложении 5 к декларации 3-НДФЛпп. 4.4, 10.2 Порядка, утв. Приказом ФНС от 03.10.2018 № ММВ-7-11/569@.

По какой форме выдать работнику справку

Как вы помните, с прошлого года утверждены две формы сведений о доходах:

форма 2-НДФЛ — для представления налоговым агентом в ИФНСприложение № 1 к Приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ (далее — Приказ ФНС); п. 2 ст. 230 НК РФ (далее именно ее мы будем называть формой 2-НДФЛ);

форма справки о доходах и суммах налога физлица — для выдачи налоговым агентом работникам и прочим физлицам, получившим от него доходприложение № 5 к Приказу ФНС; п. 3 ст. 230 НК РФ (далее — справка).

Вместе с тем справку у вас работник просит именно для того, чтобы сдать в налоговую. Причем на момент ее представления работником у налоговиков, как мы сказали, еще не будет ваших форм 2-НДФЛ. Означает ли это, что составить для работника справку нужно по форме 2-НДФЛ, а не по форме, утвержденной для выдачи работникам? Вовсе нет.

Хотя данные в форме 2-НДФЛ и в справке для работников одинаковые, у этих документов разные назначения и статус. Форма 2-НДФЛ предназначена для контроля за налоговыми агентами. А справка — для сообщения работникам и подтверждения сумм выплаченных им доходов, предоставленных вычетов и удержанного налога. Работник, сдавая декларацию, при помощи справки подтверждает:

заявляемые им самим от своего имени в декларации доходы;

исчисленную налоговым агентом с учетом предоставленных вычетов и удержанную сумму налога, которую сотрудник просит вернуть ему из бюджета.

Контроль налогового агента при проверке декларации работника не проводится. Поэтому работникам нужно выдать не формы 2-НДФЛ, а справки по предназначенной для этого форме.

Совет

В прошлом году некоторые налоговые требовали от физлиц приложить к декларации именно форму 2-НДФЛ, причем непременно с теми же номером и датой, с которыми налоговый агент представил эту форму в налоговую. Поэтому не удивляйтесь такой просьбе от работника. Если хотите, можете выдать ему, помимо положенной справки, еще и экземпляр формы 2-НДФЛ. Но не советуем делать это раньше, чем вы сами сдадите отчетность по НДФЛ за 2019 г. в свою налоговую.

Вправе ли вы отказать в выдаче справок до марта

Зачастую бухгалтерии не хотят выдавать работникам справки о доходах до тех пор, пока не сформируют формы 2-НДФЛ для сдачи в налоговую. На проверку данных НДФЛ-регистров за весь год нужно время, а и без того короткий рабочий январь занят другой отчетностью. Посмотрим, вправе ли вы заставить работников ждать до марта.

Выдавать справки о доходах физлицам налоговых агентов обязывает п. 3 ст. 230 НК. Однако срок выдачи там не определен. Не установлена в НК и ответственность за невыдачу справки.

Внимание

Срок выдачи справки о доходах при увольнении — последний день работыч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ. Работникам, которые увольняются в январе, выдайте две справки: за 2019 г. и за время, прошедшее с 01.01.2020 по день увольнения.

В ТК есть срок выдачи работникам копий документов, связанных с работой, в том числе и справок о заработной плате, — 3 рабочих дня со дня подачи работником письменного заявления об этомст. 62 ТК РФ. Так как здесь сказано о копиях, есть мнение, что этот срок распространяется только на уже имеющиеся у организации документы. А в январе, когда работники приходят за справками, форма 2-НДФЛ у работодателя еще вполне правомерно может и не быть сформирована, так как по НК он обязан сделать и сдать ее только к марту.

Однако работнику вы должны выдать не форму 2-НДФЛ, а справку о доходах. Срок формирования этой справки не установлен, то есть предполагается, что ее можно сделать в любой момент. В ней собраны данные НДФЛ-регистра за прошлый год. Эти данные у вас уже должны быть, так как нужно постоянно вести учет получения физлицом от вас доходов, исчисления, удержания и перечисления НДФЛп. 1 ст. 230 НК РФ.

Таким образом, всем письменно запросившим справки работникам — как нынешним, так и бывшим — вы обязаны выдать их не позднее чем на 3-й рабочий деньПисьма Минфина от 21.06.2016 № 03-04-05/36096, от 26.08.2016 № 03-04-05/50030. За нарушение этого срока возможен штрафч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. А если справку запросил не имеющий с вами трудового договора человек, которому вы выплачивали в 2019 г. какие-то доходы, например ваш арендодатель, подрядчик либо исполнитель по ГПД? Тогда на выдачу справки у вас есть 30 днейпп. 1, 2 ст. 3, ч. 1 ст. 20 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. За отказ тоже предусмотрен штрафст. 5.39 КоАП РФ.

Кроме того, физлицо может истребовать у вас справку через судст. 22 НК РФ; Письмо Минфина от 10.12.2018 № 03-04-05/89275, обратившись туда за защитой своих прав. Это хоть и маловероятно, но не исключено.

Вопросы по формированию справки для работника

Порядок заполнения формы справки для работников не утвержден. Советуем использовать правила заполнения формы 2-НДФЛ, чтобы не возникло расхождений между справками, сданными вами в налоговую и выданными работникам.

Как нумеровать справки?

Утвержденная форма не предусматривает номера — нужно поставить только дату выдачи справки. Поэтому не требуется и соответствие номеру формы 2-НДФЛ по этому работнику, которую вы сдадите в инспекцию.

Не за горами очередное перерождение 2–НДФЛ: с отчетности-2021 справки 2-НДФЛ будут входить в состав 6-НДФЛ

Не за горами очередное перерождение 2–НДФЛ: с отчетности-2021 справки 2-НДФЛ будут входить в состав 6-НДФЛ

Какие доходы указать?

В справке указываются все доходы, дата получения которых, определенная в соответствии с НК, приходится на 2019 г., и исчисленный с них НДФЛст. 223, пп. 2, 3 ст. 230 НК РФ. Учтите, что выплаченные в январе зарплата за декабрь и трудовая премия по итогам декабря включаются в справку за 2019 г.п. 2 ст. 223 НК РФ

Как указать суммы налога?

Сведения об удержании и перечислении налога отражаются по состоянию на дату подписания справкиПисьма ФНС от 02.03.2015 № БС-4-11/3283, от 03.02.2012 № ЕД-4-3/1692@. Поэтому налог, который исчислен с дохода 2019 г., но удержан и перечислен в бюджет в период с 1 января 2020 г. до даты выдачи справки работнику, показывается как удержанный и уплаченный. Это, например:

налог с выплаченных в январе декабрьской зарплаты и премии по итогам работы в декабре;

налог с матвыгоды за декабрь и сверхнормативных суточных по утвержденным в декабре годовым отчетам, удержанный из зарплаты за декабрь, выплаченной в январе. Дата получения всех этих доходов — 31.12.2019подп. 6, 7 п. 1, п. 2 ст. 223 НК РФ;

налог, который могли удержать в 2019 г., но по ошибке вовремя не удержали.

Как отразить еще не выплаченную зарплату за 2019 г.?

Если на момент выдачи справки работнику зарплата и/или ежемесячная премия за декабрь либо другие месяцы 2019 г. еще не выплачены, то в справкеп. 2 ст. 223, пп. 3, 4 ст. 226 НК РФ; Письмо ФНС от 02.03.2015 № БС-4-11/3283:

покажите их в качестве дохода за декабрь;

НДФЛ с них включите в сумму налога исчисленного, но не включайте в суммы удержанного, перечисленного и неудержанного налога.

Имейте в виду, что если к моменту сдачи вами справок 2-НДФЛ в налоговую зарплата уже будет выплачена, то в них этот налог нужно будет показать как удержанный и перечисленный. А работнику придется выдать новую справку, чтобы данные в сданной вами форме 2-НДФЛ и в выданной ему справке о доходах совпадали.

Впрочем, если работник запрашивает справку всего за несколько дней до выдачи этой зарплаты, попробуйте договориться с ним, что выдадите справку после выплаты денег. Объясните, что тогда в справке сразу будет отражен весь удержанный с доходов 2019 г. налог и ему не придется сдавать в инспекцию справку еще раз.

Ставить ли печать?

Печать на справке не нужна: в утвержденной форме не предусмотрено место для печати. Но если очень хочется, поставьте — это ни на что не повлияет.

Требовать ли копию паспорта?

Как условие выдачи справки требовать копию паспорта нельзя. Но вы можете попросить человека расписаться в том, что ранее предоставленные вам паспортные данные к настоящему моменту не изменились.

Кто подписывает справку?

Директор или иное лицо, уполномоченное действовать от имени организации. Под строкой для подписи указано «налоговый агент», а это организация. Ни главбух, ни бухгалтер по зарплате подписывать справку не обязаны. Но могут это сделать за директора по доверенности (тогда в справке нужно указать реквизиты доверенности).

Сколько справок выдать при смене инспекции в 2019 г.?

Можно ли работнику выдать для сдачи в инспекцию одну справку, сведя в нее все данные за год и указав новый ОКТМО? Ведь подавать декларацию работник в любом случае должен будет по месту своего жительства. Да и порядок заполнения справок для работников не утвержден.

Нет, несмотря на это, нужно выдать работнику две справки, тогда:

он сможет правильно внести данные в декларацию 3-НДФЛ. Там в строке 030 раздела 1 указывается ОКТМО места перечисления заявляемой к возврату суммы налогапп. 4.1, 4.4 Порядка, утв. Приказом ФНС от 03.10.2018 № ММВ-7-11/569@. Соответственно, ему нужно заполнить два блока строк 010—050, показав отдельно суммы налога по каждому из двух ОКТМО;

не возникнет расхождения с вашей НДФЛ-отчет­ностью. Ведь в ИФНС вы должны сдать две формы 2-НДФЛ: отдельную с данными по старому ОКТМО и отдельную с данными по новому ОКТМОПисьмо ФНС от 27.12.2016 № БС-4-11/25114@.

Сколько справок выдать при невозможности удержать налог?

Предположим, у работника по каким-то причинам нет зарплаты за декабрь, однако в конце года он получил от вас неденежный доход. Денежных сумм вы ему не выплачивали, поэтому удержать исчисленный с неденежного дохода НДФЛ до конца 2019 г. не смогли. Удерживать этот налог из доходов 2020 г. уже нельзя, а нужно сообщить инспекции и работнику о невозможности удержанияп. 5 ст. 226 НК РФ.

Для этого вы должны не позднее 02.03.2020 сдать в свою ИФНС форму 2-НДФЛ с признаком «2» (а если вы сдаете ее как правопреемник — с признаком «4»). В справке отразите этот доход. Второй ее экземпляр нужно в тот же срок передать работникуп. 5 ст. 226 НК РФ; п. 2 Приказа ФНС; п. 2.7 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ, утв. Приказом ФНС.

Если в январе работник обратится к вам за справкой о доходах, то в ней покажите этот налог в составе неудержанного.

Выдавать ли справку повторно?

Уже получивший справку работник может запросить ее еще раз. Обязаны ли вы ее выдать? Да, с теми же данными и текущей датой. Налоговый агент обязан выдавать справку по запросу физлица неограниченное количество разПисьмо УФНС по г. Москве от 24.02.2011 № 20-14/3/16873.

Когда справку для работника придется уточнить?

Выдать работнику новую справку с другими данными нужно будет, если к моменту сдачи в свою налоговую инспекцию формы 2-НДФЛ вы:

найдете ошибку в суммах доходов, вычетов и/или налога. Например, обнаружите, что неправомерно предоставили в 2019 г. вычет, не учли какой-то доход либо, наоборот, забыли про вычет, удержали НДФЛ с необлагаемого дохода;

удержите налог, исчисленный с доходов 2019 г., который на момент выдачи справки работнику еще не был удержан правомерно (например, еще не была выплачена зарплата либо премия за декабрь) либо по ошибке;

найдете ошибку в технических данных, например в кодировке доходов или вычетов.

Заметьте, это касается и справок, которые были выданы работникам раньше, в 2019 г. при увольнении.

Внимание

Из выплачиваемых работнику доходов, дата получения которыхст. 223 НК РФ приходится на 2020 г., можно удержать только налог, который вы в 2019 г. могли удержать, но по ошибке не удержали. Если же в 2019 г. удержать исчисленный налог было невозможно, нужно сообщить об этом в ИФНС формой 2-НДФЛ с признаком «2» — она пришлет человеку уведомление на самостоятельную уплату в бюджет этой суммы.

Плохо, если данные справок, представленные работником вместе с декларацией 3-НДФЛ, будут расходиться с данными форм 2-НДФЛ, представленными вами в вашу ИФНС (даже если это, как в случае с кодами, и не влияет на суммы дохода, вычетов и налога). Вам придется отвечать на запросы налоговой. Инспекция автоматически запрашивает пояснения в случае расхождения данных, полученных от налогового агента, с имеющимися у налоговых органов сведениямип. 3 ст. 88 НК РФ. А у работника может затянуться возврат налога.

Поэтому нужно выдать ему новую справку с актуальными/исправленными данными, чтобы он мог сдать ее в свою инспекцию.

Помните, что о каждом выявленном факте излишнего удержания налога вы должны сообщить работнику в течение 10 рабочих дней со дня обнаруженияп. 1 ст. 231 НК РФ. Если обнаружено излишнее удержание налога за 2019 г., это можно сделать, выдав новую справку с верными данными.

В форме справки для работника не предусмотрено поле «номер корректировки». Поэтому просто оформите новую справку. Дату поставьте текущую, и будет понятно, почему данные этой справки отличаются от данных предыдущей.

Вместе с тем есть небольшая вероятность, что к моменту сдачи вами форм 2-НДФЛ за 2019 г. в вашу налоговую инспекция по месту жительства работника уже примет решение о возврате ему налога. Тогда работник не станет сдавать в свою ИФНС полученную от вас новую справку и вам, возможно, все-таки придется отвечать на запросы инспекции о выявленных ею расхождениях.

Совет

Обнаружив при подготовке справки для работника, что ошибочно недоудержали у него НДФЛ за 2019 г., по возможности сначала удержите и перечислите налог, а потом выдайте справку. Если работник настаивает на соблюдении 3-днев­ного срока выдачи справки, попробуйте убедить его подождать. Объясните, что это и в его интересах. Ведь иначе потом, после удержания налога, вам нужно будет показать его в форме 2-НДФЛ как удержанный и возникнет расхождение с выданной работнику справкой. У вас инспекция запросит пояснения, а у работника могут возникнуть трудности с возвратом этой суммы налога.

* * *

Иногда работники (например, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком) просят нулевую справку, которая подтверждала бы отсутствие выплат им доходов в истекшем году, причем непременно по форме, утвержденной ФНС. Но во-первых, многие программы не умеют делать пустые справки, во-вторых, организация не обязана такую справку выдавать, поскольку в этом случае не является налоговым агентомп. 1 ст. 226, п. 3 ст. 230 НК РФ. Достаточно выдать справку о том, что такой-то работник состоит в штате организации, налогооблагаемых доходов в 2019 г. не получал, соответственно, НДФЛ не удерживался и не перечислялся.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «НДФЛ»:

2021 г.

2020 г.

2019 г.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
Взносы ИП
ПОЛЕЗНОЕ
КОРОНАВИРУС
Свежий номер журнала Главная книга
ОПРОС
По каким тарифам вы платите страховые взносы?
По пониженным как субъект МСП (15%)
По пониженным как IT – компания (7,6%)
По пониженным как некоммерческая организация на УСН (20%)
По пониженным как другой страхователь (ст. 427 НК)
По общим тарифам (30%)
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.4%
июль 2020 г.
45000000
Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

4.25%
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Демодоступ_КоронавирусЮ-Софт
ИНФОРМАЦИЯ ПАРТНЕРОВ
Информации в данный момент нет
Содержание
Нужное