Пять вопросов о кассовой дисциплине: как не попасть на штраф

Нужно ли хранить терминальные слип-чеки

Компания занимается розничной торговлей. Есть ККТ и платежный терминал для оплаты картами по безналу. Нужно ли хранить слип-чеки, которые выдает терминал при безналичной оплате, или нет? В инспекции ответили, что им достаточно данных ОФД и чеки с терминала их не интересуют. И если все-таки слипы нужно хранить, то как долго?

— Слип — это чек (или квитанция), который выдает эквайринговый терминал при оплате банковской картой. Главное предназначение слипа — подтвердить факт списания денег со счета покупателя для перевода их продавцу. Обязанность составления таких слип-чеков установлена Положением ЦБ, которое распространяется только на банкип. 3.1 Положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П. То есть эквайринговый слип — это банковский, а не фискальный документ. Поэтому налоговикам слипы не нужны (хотя случаи их запроса при проверке кассовой дисциплины встречаются).

Однако их все же стоит хранить. Слипы придется предоставлять каждый раз, когда этого требует банк. Еще они могут пригодиться, к примеру, при возврате денег за покупку или для урегулирования спорных ситуаций с покупателем или с банком.

Что касается срока хранения, то ориентируйтесь на приказ Росархива, который требует 5-лет­нее хранение документов, в том числе банковскихст. 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Такой срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом, в котором совершена эквайринговая транзакцияч. 2 ст. 21.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ; п. 4.1 Инструкции по применению Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.

Кстати, если позволяют настройки кассы и/или платежного терминала и, разумеется, разрешает банк-эквайер, слипы можно не распечатывать, а формировать в электронном видепп. 3.1, 3.7 Положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П.

Являются ли квитанции при инкассации обязательными к хранению

У нас проходит выездная налоговая проверка. Предмет проверки — все налоги и взносы. Сейчас налоговая прислала требование, один из пунктов которого — предоставить квитанции к сумке (при инкассации). Подскажите, обязательно ли сохранять такие квитанции?

— При передаче из кассы наличных денег инкассатору составляется расходный кассовый ордер (РКО)Письмо ЦБ от 16.10.2015 № 29-1-1-ОЭ/4065. Кроме того, на сумку с деньгами, подлежащую передаче инкассаторам, оформляется препроводительная ведомость, которая включает в себя ведомость, накладную и квитанциюп. 4.2 Положения ЦБ от 29.01.2018 № 630-П; приложение 7 к Указанию ЦБ от 30.07.2014 № 3352-У. Квитанция с подписью инкассаторского работника и оттиском соответствующего штампа остается у организации (ее обычно прикладывают к РКО)п. 9.6 Положения ЦБ от 29.01.2018 № 630-П. Таким образом, квитанция — это банковский документ, который подтверждает факт сдачи наличных денег для зачисления суммы на расчетный счет. То есть квитанцию нужно хранить. Однако порядок ее хранения специально не урегулирован.

По общему правилу срок хранения первички и связанных с ней оправдательных документов (в частности, кассовых документов, банковских документов, квитанций) — не менее 5 лет после отчетного годаст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; ч. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ; ст. 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; п. 4.1 Инструкции по применению Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.

Нужна ли книга учета расчетных операций для кассового аппарата

Подскажите, нужна ли книга учета расчетных операций для кассового аппарата (в нее подклеиваются отчеты из кассового аппарата)? Если она нужна, то где посмотреть порядок ее ведения? Или что-то ее заменяет?

— Раньше на кассах старого образца применялся Z-отчет. На его основании кассир формировал справку-отчет кассира-операциониста по форме № КМ-6, которую подшивали вместе с Z-отчетом, и журнал кассира-операциониста.

Теперь такие ККТ не используют. С введением онлайн-касс термина «Z-отчет» не существует. В Законе № 54-ФЗ вместо него используется понятие «отчет о закрытии смены». Распечатывать этот отчет необязательно. Во-первых, такого требования нет в Законе о ККТ. Во-вторых, вся информация (отчеты об открытии и закрытии смены, кассовые чеки) автоматически сохраняется в фискальном накопителе кассового аппарата, а также передается в ФНС. Фискальный накопитель обеспечивает сохранность данных на протяжении 5 летп. 1 ст. 4.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Также при работе с онлайн-ККТ нет обязанности оформлять журнал и справки-отчеты кассира-операционистаПисьма Минфина от 22.07.2019 № 03-01-15/54535, от 16.06.2017 № 03-01-15/37692.

Как часто нужно сдавать наличку в банк

У нас малое предприятие. От установления лимита на остаток наличных денег в кассе мы отказались (есть соответствующий приказ). Можно ли в таком случае хранить наличные в кассе предприятия? Или же в конце рабочего дня в кассе вообще не должно оставаться денег и их все нужно сдавать в банк для зачисления на расчетный счет? Интересует выручка и неиспользованный остаток подотчетных средств.

— Действительно, малым предприятиям разрешается не устанавливать лимитный остаток кассып. 2 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Если лимита нет, то «малышам» можно хранить все деньги у себя, а не сдавать наличность в банк, поскольку такая обязанность установлена только для сверхлимитных сумм. Причем время хранения нормативно не ограничено. По завершении рабочего дня вам нужно определить сумму наличных денег в кассе и обеспечить меры по ее сохранностиПисьмо ЦБ от 08.12.2014 № 29-1-1-6/9698.

В то же время сдавать наличность в банк придется по другим причинам. Все дело в ее использовании после поступления в кассу. Так, выручку от реализации можно расходовать без предварительного зачисления на расчетный счет только на определенные цели, среди них выплата зарплаты, выдача под отчет, оплата товаров, работ и услугп. 1 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У. А вот с неизрасходованным остатком подотчетных средств так не получится, поскольку эту сумму ни на какие цели из кассы выдавать нельзя.

Какие санкции грозят, если директор выдавал зарплату наличными из подотчетных средств

На протяжении года директору на карту перечислялись в подотчет денежные средства, которые он снимал наличными и выдавал в виде зарплаты работникам организации. Какие санкции и какой срок давности привлечения к ответственности в этом случае? А если оформить ПКО на возврат неиспользованной подотчетной суммы и затем сразу РКО на выплату зарплаты, поможет ли это избежать наказания?

— Выдача зарплаты через подотчетное лицо нормативно-правовыми документами ЦБ не предусмотрена. Зарплату наличными можно выдать только через кассу: либо за счет наличной выручки в кассе, либо за счет денег, поступивших в кассу с расчетного счетап. 1 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У. На фактически выданные суммы нужно оформлять РКО и делать запись в кассовой книгепп. 4.6, 6.5 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Если записи о расходных операциях с наличными в кассовую книгу не вносились (ведь заработная плата выдана через подотчетника), то при проверке это могут посчитать неоприходованием или неполным оприходованием наличных. За такое нарушение могут попытаться оштрафоватьч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ:

•должностных лиц — на сумму от 4 000 до 5 000 руб.;

•организацию — на сумму от 40 000 до 50 000 руб.

Срок давности привлечения к ответственности — 60 календарных дней со дня совершения нарушенияч. 1, 1.1 ст. 4.5 КоАП РФ.

Ваш вариант оформления кассовых документов (ПКО и РКО) во избежание ответственности не сработает, поскольку возвращенные в кассу неизрасходованные подотчетные суммы нельзя сразу тратить на выплату зарплаты: деньги сначала необходимо сдать в банкп. 1 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У; Письмо ЦБ от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561.