Показатели численности в разделе 2 формы ЕФС-1: правила подсчета

Численность работающих застрахованных лиц

При заполнении поля «Численность работающих застрахованных лиц...» раздела 2 формы ЕФС-1 нужно указывать «численность работающих у страхователя застрахованных лиц, включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с Федеральным законом от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ начисляются страховые взносы, в отчетном периоде»п. 9.7 Порядка заполнения ЕФС-1, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п (далее — Порядок заполнения ЕФС-1). Мы специально процитировали текст Порядка заполнения формы ЕФС-1, так как вопросы читателей показывают, что его формулировка не всем понятна.

Смуту вносят слова «работающих» и «начисляются страховые взносы». Толкуя эти слова в отрыве от контекста, некоторые страхователи приходят к ошибочному выводу, что работников, которые фактически не работали и на выплаты которым не начислялись взносы, тут показывать не нужно. То есть не надо учитывать, скажем, сотрудницу, которая находится в декретном отпуске, или работника, который взял отпуск за свой счет, ведь они фактически не работают — не выполняют свою трудовую функцию, взносы по ним не платятся. Но это не так.

Что значит «работающие»

Ключевым в определении показателя «работающие застрахованные лица» является словосочетание «застрахованные лица». Как вы помните, к числу застрахованных от несчастных случаев относятся физлица, «выполняющие работу на основании»ст. 3, п. 1 ст. 5 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ (далее — Закон № 125-ФЗ):

•трудового договора, заключенного со страхователем;

•договора ГПХ о выполнении работ (оказании услуг), авторского заказа, если по этому договору заказчик обязан уплачивать страховые взносы.

Есть еще одна категория застрахованных, правда, сталкиваются с ней далеко не все страхователи. Это осужденные к лишению свободы и привлекаемые к труду. Они выполняют работу на основании договора между страхователем и учреждением ФСИНст. 60.8 УИК РФ; ст. 21 Закона от 21.07.1993 № 5473-1.

При этом из формулировок Закона № 125-ФЗ вовсе не следует, что физлица приобретают статус застрахованных на случай травматизма лишь на время фактического выполнения работ. Напротив, очевидно, что застрахованными физлица остаются в течение всего периода действия трудового договора, договора ГПХ (предусматривающего уплату взносов), договора, по которому трудятся осужденные.

Косвенным подтверждением именно такой трактовки фразы «выполняющие работу» можно считать порядок постановки ИП на учет (снятия с учета) в качестве страхователя. Напомним, в случае заключения трудового договора с работником ИП автоматически регистрируется как страхователь в срок, не превышающий 3 рабочих дней со дня получения СФР сведений по форме ЕФС-1 с подразделом 1.1 о приеме первого работника. А снятие ИП с учета произойдет, в частности, в случае получения СФР сведений о прекращении трудового договора с последним работникомподп. 3 п. 1, подп. 3 п. 3 ст. 6 Закона № 125-ФЗ. И если, скажем, единственная сотрудница ИП уйдет в декрет, то ИП так и будет числиться страхователем, даже если не наймет новых работников, пока трудовой договор с декретницей будет действовать. Постановка на учет (снятие с учета) в качестве страхователей ИП, заключивших договоры ГПХ, предполагающие уплату взносов на травматизм, также связана с моментом заключения и прекращения такого договораподп. 4 п. 1, подп. 5 п. 3 ст. 6 Закона № 125-ФЗ.

Получается, что численность «работающих» застрахованных — суммарное количество физлиц, с которыми есть действующие трудовые договоры и/или договоры ГПХ, обязывающие страхователя начислять взносы. Следовательно, учитывать надо и тех, кто по той или иной причине фактически не работал в отчетном периоде.

Важен ли факт начисления взносов при подсчете застрахованных лиц

В свете того, что прежде в расчете 4-ФСС требовалось приводить численность физлиц, в пользу которых производятся выплаты, облагаемые взносами на страхование от несчастных случаев и травматизма, некоторые страхователи решили, что и новый показатель «Численность работающих застрахованных лиц...» необходимо заполнять аналогичным образом. Однако фраза из Порядка заполнения ЕФС-1 — «на вознаграждения по которым... начисляются страховые взносы» — относится только к договорам ГПХ. Ведь слово «которые» здесь употребляется вместо слова «договоры», а не вместо словосочетания «застрахованные лица». Иначе получался бы абсурд: «...застрахованных лиц... на вознаграждения по которым...».

И речь тут идет не о факте начисления взносов в отчетном периоде, а о том, что в договоре ГПХ должно быть условие об уплате взносов на травматизм. Ведь иначе человек, работающий по договору ГПХ о выполнении работ (оказании услуг), в принципе не является застрахованным от несчастных случаев на производстве.

Таким образом, при подсчете численности работающих застрахованных лиц нужно учесть работающих по трудовому договору или договору ГПХ, если он предполагает уплату взносов на травматизм, независимо от того, начислялись в отчетном периоде взносы с выплат таким физлицам или нет.

Как вести подсчет численности застрахованных лиц

Численность застрахованных нужно определить «в отчетном периоде». Заметим, что в Порядке заполнения нет отсылки к документам Росстата, которыми определены правила подсчета списочной и среднесписочной численности работников. Это и не требуется. Так как нужно просто подсчитать количество всех физлиц, которые в отчетном периоде хотя бы 1 день были застрахованными на случай травматизма.

В частности, сюда надо включить физлиц, которые на конец отчетного периода уже уволились, прекратили выполнять работы по договору ГПХ (предполагающему уплату взносов). А также тех лиц, для кого последний день отчетного периода стал первым днем работы (действия договора ГПХ, предполагающего уплату взносов).

Среднесписочная численность работников

Это не новый показатель, в расчете 4-ФСС также требовалось указывать среднесписочную численность работников за период с начала года. Для подсчета, как и прежде, надо руководствоваться правилами, установленными для заполнения статотчетностип. 9.6 Порядка заполнения ЕФС-1; пп. 74—77 Указаний, утв. Приказом Росстата от 30.11.2022 № 872 (далее — Указания № 872).

Чтобы посчитать среднесписочную численность за отчетный (расчетный) период с начала года, надо предпринять следующие шаги.

Шаг 1. Посчитайте списочную численность за каждый календарный день (включая праздничные (нерабочие) и выходные дни) каждого месяца отчетного (расчетного) периода.

В общем случае в списочную численность работников за каждый календарный день надо включать как фактически работающих сотрудников, так и тех, кто отсутствует на рабочем месте по каким-либо причинам. В частности, учитывают и работников, которые болели или были в ежегодном основном или дополнительном отпуске, в неоплачиваемом отпуске, в командировке, в простоеп. 75 Указаний № 872.

Не включаются в списочную численность, в частностип. 76 Указаний № 872:

•внешние совместители;

•физлица, выполнявшие работу по договорам ГПХ;

•сотрудники, которых организация направила на обучение с отрывом от работы и которым выплачивает стипендию, а также сотрудники, с которыми заключен ученический договор на получение образования с выплатой стипендии;

•собственники организации, не получающие зарплату.

Шаг 2. Определите среднесписочную численность за каждый месяц отчетного (расчетного) периода. Для этого нужно просуммировать списочную численность за каждый календарный день месяца и поделить полученную сумму на число календарных дней.

Для расчета среднесписочной численности некоторых сотрудников не нужно учитывать, хотя они и включаются в списочную численность. Это касается работниковп. 77.1 Указаний № 872:

•в декретном отпуске (в отпуске в связи с усыновлением ребенка);

•в отпуске по уходу за ребенком, не работающих на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением пособия;

•в дополнительном отпуске без сохранения зарплаты в связи с обучением или для сдачи вступительных экзаменов в образовательной организации;

•призванных по мобилизации и добровольцев на весь период прохождения военной службысайт Росстата.

И напротив, при определении среднесписочной численности нужно учесть привлеченных для работы лиц, отбывающих наказание в виде лишения свободы, которые не включаются в списочную численностьподп. 3 п. 76, п. 77.2 Указаний № 872.

Сотрудников, которым по закону установлена сокращенная продолжительность рабочего времени (скажем, несовершеннолетних или работников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда), учитывайте в среднесписочной численности как целые единицы.

А вот среднесписочную численность сотрудников, которые трудятся неполный рабочий день по соглашению с работодателем, надо посчитать отдельно (заметим, речь не идет о совместителях: внешние вообще не входят в списочную численность, а внутренние учитываются как один человек). Для этого общее количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц, надо поделить на количество рабочих часов в месяце по производственному календарюп. 77.3 Указаний № 872. Среднесписочную численность сотрудников, которые трудятся в режиме неполного рабочего времени, надо будет прибавить к среднесписочной численности остальных работников.

Шаг 3. Определите среднесписочную численность за отчетный (расчетный) период. Для этого сложите посчитанную на предыдущем шаге среднесписочную численность за все месяцы отчетного (расчетного) периода и разделите полученную сумму соответственно на 3, 6, 9 или 12.

Мы рассказали об общих принципах определения среднесписочной численности работников и численности работающих застрахованных. А сейчас разберем конкретные ситуации, которые чаще всего вызывают вопросы.

Как считать численность...

...если есть только один работник — внешний совместитель, который весь отчетный (расчетный) период был в отпуске за свой счет. В таком случае среднесписочная численность будет равна 0, ведь внешние совместители при ее подсчете не учитываются. А вот показатель численности работающих застрахованных будет равен 1. И неважно, что единственный работник находится в отпуске без сохранения зарплаты.

...если с директором — единственным учредителем нет трудового договора и зарплату он не получает. Собственники организации, не получающие зарплату, не включаются в списочную численность работников. И соответственно, не входят в среднесписочную численность работников.

Для целей страхования на случай ВНиМ и обязательного пенсионного страхования застрахованными признаются лица, работающие по трудовым договорам, в том числе руководители организаций, являющиеся единственными участникамип. 1 ст. 1 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ; п. 1 ст. 7 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ; п. 1 ч. 1 ст. 2 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Но вот в Законе № 125-ФЗ нет прямого упоминания руководителей — единственных участников в числе застрахованных. Также отметим, что есть Письмо СФР, где сказано, что, если с директором — единственным учредителем не оформлен трудовой договор, застрахованным на случай травматизма он не признаетсяПисьмо СФР от 01.06.2023 № 29-20/88491.

Вместе с тем, по мнению Верховного суда, рассчитывать на страховое возмещение могут и лица, у которых возникли трудовые отношения с организацией, поскольку они были фактически допущены к работе, хотя трудовой договор с ними и не был оформленп. 14 Постановления Пленума ВС от 10.03.2011 № 2; ст. 16 ТК РФ. Кроме того, ранее Минтруд и ПФР разъясняли, что директор — единственный учредитель, несмотря на отсутствие трудового договора, состоит в трудовых отношениях с организацией и, собственно, поэтому и признается застрахованным для целей пенсионного страхованияПисьма Минтруда от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846; ПФР от 07.06.2018 № 08/30755; Определение ВАС от 05.06.2009 № 6362/09.

Как видим, ситуация неоднозначна. Безопаснее будет учесть директора — единственного учредителя без трудового договора в численности работающих застрахованных. Если же вы придерживаетесь иного подхода, то советуем вам обратиться в СФР для получения персональных разъяснений по вопросу признания директора — единственного учредителя без трудового договора застрахованным на случай травматизма. Если же директор-учредитель без трудового договора выполняет работы по договору ГПХ, предполагающему уплату взносов, то он точно признается застрахованным.

...если сотрудница в отчетном (расчетном) периоде была в декрете. Несмотря на это, она продолжает оставаться застрахованной, ведь трудовой договор с ней не прекращен. Поэтому ее нужно учесть при подсчете количества работающих застрахованных. Но вот при определении среднесписочной численности работников сотрудницу на период декрета необходимо исключать.

...если работник в отчетном (расчетном) периоде был в отпуске по уходу за ребенком. Порядок учета работника при определении среднесписочной численности будет таким:

•если сотрудник совмещает отпуск по уходу с работой в режиме неполного рабочего времени или на дому — его надо учитывать пропорционально отработанному времени;

•если сотрудник не работает — его не учитывают.

А вот в численности работающих застрахованных сотрудника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, надо учесть и в том, и в другом случае.

...если сотрудник мобилизован. Его не надо учитывать при расчете среднесписочной численности. Но так как трудовые договоры с такими работниками не расторгаются, а приостанавливаются, то эти люди включаются в число работающих застрахованных.

...если с сотрудником заключили договор подряда с уплатой взносов. Физлица, с которыми заключены договоры ГПХ, при подсчете среднесписочной численности не учитываются. Но поскольку этот же человек работает еще и по трудовому договору, то в среднесписочную численность он попадет. В численности застрахованных лиц этот человек также должен быть учтен только один раз, хотя он и является застрахованным сразу по двум основаниям.

...если условие об уплате взносов на травматизм включено в договор ГПХ с самозанятым. Застрахованными от несчастных случаев и травматизма признаются физлица, с которыми заключены договоры ГПХ о выполнении работ (оказании услуг), если по договору заказчик обязан уплачивать страховые взносы. При этом в Законе № 125-ФЗ нет оговорки, что эта норма не распространяется на самозанятых. Поэтому, если по условиям договора с самозанятым организация должна платить взносы на травматизм, его надо учесть в числе работающих застрахованных. Ну а при подсчете среднесписочной численности самозанятого учитывать не надо.

* * *

В разделе 2 формы ЕФС-1 надо указать еще два показателя:

•численность работающих инвалидов;

•численность работников, занятых на работах с вредными и/или опасными производственными факторами.

В Порядке заполнения ЕФС-1 сказано, что тут нужно привести списочную численность этих категорий работников «в отчетном периоде»п. 9.8 Порядка заполнения ЕФС-1. Однако списочную численность можно определить на какую-то дату, посчитать этот показатель за период нельзя. Поэтому не остается ничего другого, как приводить в отчете списочную численность инвалидов и списочную численность «вредников» на последнее число отчетного (расчетного) периода, то есть на 31 марта, 30 июня, 30 сентября и 31 декабря.