Документальное подтверждение расходов: подводные камни оформления

Какими документами подтвердить списание стоимости материалов для лекций-семинаров

Наша компания является импортером и занимаемся оптовой продажей стоматологических материалов. Кроме того, мы проводим платные учебные лекции-семинары для врачей (для четко определенного круга участников). На занятиях врачи учатся пользоваться нашими материалами — материалы служат учебным пособием. Можно ли стоимость материалов, использованных на лекциях-семинарах, списать в «прибыльные» расходы? Какими документами подтвердить списание? Или, как при безвозмездной передаче, стоимость материалов в расходах не учитывается?

— Поскольку вы не передаете врачам стоматологические материалы без оплаты в собственность, а используете в качестве учебного пособия при проведении платных учебных лекций-семинаров, то их стоимость можно учесть в составе материальных расходовподп. 1 п. 1 ст. 254 НК РФ. Передача материалов для производственных целей безвозмездной передачей не является.

Для подтверждения затрат в приказе (или в ЛНА) о проведении лекции-вебинара укажите на использование в качестве учебного пособия стоматологических материалов в нужном количестве. На внутреннее перемещение материалов оформите требование-накладную и подготовьте акт об их списании. Он и подтвердит расходование материалов.

Как оформить и учесть порчу товара

Мы занимаемся оптовой торговлей овощами и фруктами. Раньше мы доставляли товар покупателям со складов наших поставщиков. Из-за сложностей с логистикой пришлось арендовать собственный склад, заранее закупить партию товара и хранить его там до отгрузки покупателям. Как правильно оформить порчу овощей и фруктов на складе? И можно ли списать их стоимость в «прибыльные» расходы?

— Для списания испорченных товаров нужно провести инвентаризацию, оформить ее результаты инвентаризационными описями и сличительными ведомостями, например, по самостоятельно разработанным формам. Основанием выбытия испорченных товаров будут решение (приказ) руководителя об их списании по результатам инвентаризации, акты о списании ТМЦ произвольной или унифицированной формы (к примеру, № ТОРГ-15, № ТОРГ-16), составленные комиссией и утвержденные руководителемАльбом унифицированных форм, утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132. Подтверждением уничтожения товаров будут акты (отчеты) специализированных организаций в соответствии с условиями заключенных с ними договоров на утилизацию. Кроме того, у вас должны быть акты о передаче испорченных товаров специализированным организациям.

Товары, пришедшие в негодность в процессе хранения по естественным причинам, в пределах норм естественной убыли можно учесть в материальных расходахподп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ. При превышении норм или в случае, когда такие нормы для конкретных видов продукции не установлены, стоимость товаров, испорченных при хранении по естественным причинам, к «прибыльным» расходам отнести нельзяПисьмо Минфина от 10.02.2023 № 03-03-06/1/10935.

Если товары испорчены в результате истечения срока годности, они уничтожены с помощью специализированных организаций и у вас есть документальное подтверждение утилизации, то признать стоимость товаров и расходов на утилизацию можно в прочих или во внереализационных расходахподп. 49 п. 1 ст. 264, подп. 20 п. 1 ст. 265, пп. 1, 4 ст. 252 НК РФ; п. 3 ст. 3, п. 4 ст. 25 Закона от 02.01.2000 № 29-ФЗ; Письма Минфина от 01.02.2023 № 03-03-06/1/7898, от 23.04.2019 № 07-01-09/29286.

Можно ли включить в расходы стоимость товаров, если документы с ошибками

Наша организация на ОСН покупает и продает товары. Новый поставщик вместе с партией товаров передал нам товарные накладные, которые мы подписали и, как обычно, вернули по одному экземпляру. В процессе реализации товаров нашим покупателям мы обнаружили ошибки в документах поставщика — дата товарной накладной оказалась позже даты поставки и, соответственно, позже даты реализации товаров покупателям, а кроме того, в товарных накладных и счетах-фактурах указаны разные грузоотправители. Можно ли учитывать стоимость товаров в налоговых расходах на основании таких документов и принимать входной НДС к вычету?

— Признавать в «прибыльных» расходах стоимость товаров на основании первички, составленной с ошибками, рискованно. Из-за того, что дата покупки товара позже даты его реализации (то есть документы на покупку и продажу товаров противоречат друг другу), налоговики могут усомниться в реальности поставки и снять расходып. 1 ст. 252 НК РФ; Постановления АС ЦО от 01.09.2023 № Ф10-3515/2023; АС УО от 06.03.2020 № Ф09-304/20.

Кроме того, если в товарных накладных и счетах-фактурах указаны разные грузоотправители, у инспекторов могут возникнуть подозрения, что сделка фиктивная, и они могут отказать в вычете НДСп. 1 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ; Определение ВС от 09.04.2018 № 304-КГ18-1288.

Чтобы не рисковать, попросите поставщика исправить даты в товарных накладных, указать их правильно. Для подтверждения вычета входного НДС получите от поставщика исправленные накладные и счета-фактуры с корректно указанным грузоотправителем.

Как оформить списание сырья для экспериментальной партии продукции

ООО на УСН с объектом «доходы минус расходы» запустило выпуск пробной партии новой продукции. Для производства экспериментальной партии было потрачено сырье. Однако продукция не прошла контроль качества и оказалась непригодной к продаже. Можно ли списать стоимость потраченного сырья в «упрощенные» расходы? И если можно, то на основании каких документов?

— Стоимость сырья для экспериментального производства при УСН с объектом «доходы минус расходы» вы можете учесть в составе материальных расходов. В частности, как затраты на приобретение материалов, используемых для проведения испытанийподп. 2 п. 1 ст. 254, подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Порядок документального оформления определите в учетной политике. Например, в качестве документального подтверждения у вас могут бытьп. 1 ст. 252 НК РФ:

•приказ о выпуске пробной партии продукции;

•технологические карты на пробную партию продукции;

•требования-накладные (или накладные) на передачу сырья для выпуска пробной партии;

•накладные (приходные ордера) для оприходования полученной продукции;

•протоколы с анализом выпущенной продукции (заключения по результатам эксперимента);

•приказ по итогам заключения о списании (утилизации) продукции в связи с невозможностью продажи;

•акты списания выпущенной продукции (накладные на передачу продукции на утилизацию).

Вы можете использовать самостоятельно разработанные формы документов и утвердить их в качестве приложения к учетной политикеп. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 4 ПБУ 1/2008.

Если производство экспериментальной партии продукции проводится в рамках НИОКР (например, в рамках создания новых или усовершенствования применяемых технологий производства продукции), то стоимость сырья (наряду с некоторыми другими затратами на НИОКР) независимо от результатов работ также можно учесть в «упрощенных» расходах после завершения эксперимента (отдельных его этапов)ст. 2 Закона от 23.08.1996 № 127-ФЗ; подп. 3 п. 2 ст. 262, подп. 2.3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Кроме вышеуказанных документов, потребуется приказ руководителя о подготовке к проведению таких работ, программа, смета предстоящих затрат и др. Перечень необходимых документов и их формы определите учетной политикойп. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 4 ПБУ 1/2008.

На какую дату оприходовать материалы и списать в расходы

Мы заключили с поставщиком договор поставки запчастей и материалов в офис для внутреннего использования. Товарная накладная датирована 29 сентября, а наш менеджер расписался в получении, указав дату 2 октября. На какую дату нужно отразить в «прибыльных» расходах и в бухучете стоимость запчастей и материалов — на дату накладной или на дату, указанную менеджером при получении?

— Для учета стоимости материалов, приобретенных для внутреннего использования, надо ориентироваться на следующие даты.

В бухучете стоимость приобретенных запчастей и материалов может учитываться на счете 10 «Материалы» (если они признаются запасами согласно ФСБУ 5/2019) на дату перехода права собственностипп. 3, 5 ФСБУ 5/2019. Дата перехода права собственности — это момент передачи вещи приобретателю, если иное не предусмотрено договором поставкип. 1 ст. 223, п. 1 ст. 224 ГК РФ. В вашем случае — 2 октября.

Списывать в расходы по обычным видам деятельности стоимость материалов надо на дату их передачи работникам для использованияподп. «б» п. 41, подп. «б» п. 43 ФСБУ 5/2019

ФСБУ 5/2019 можно не применять, если запасы приобретены для управленческих нужд. Такое решение надо раскрыть в учетной политике. То есть если вы признаете запчасти и материалы управленческими расходами, то можете их не учитывать на счете 10, а сразу списать в расходы на дату перехода права собственности, например, в дебет счета 90 «Продажи»п. 2 ФСБУ 5/2019.

Датой признания материальных расходов при расчете налога на прибыль является дата передачи запчастей и материалов в производство (для хозяйственных нужд)п. 1 ст. 252, подп. 2 п. 1 ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ. На эту дату необходимо оформить соответствующий документ: накладную, требование-накладную или акт. Форму можно разработать самостоятельно, взяв за основу готовую, например требование-накладную (форма М-11)Постановление Госкомстата от 30.10.1997 № 71а.

Какими документами оформить покупку товаров у физлица

Наше ООО на УСН с объектом «доходы минус расходы» планирует закупить товары у физлица. Сможем ли мы включить их стоимость в расходы? Нужно ли использовать ККТ при оплате, если деньги будут перечисляться на банковский счет физлица? Должны ли мы удержать НДФЛ с доходов физлица?

— Если вы приобретаете у физлица товары для перепродажи, то при выплате денег вы обязаны выдать ему кассовый чек с признаком расчета «расход»Письма Минфина от 07.09.2021 № 30-01-15/72134; ФНС от 14.08.2018 № АС-4-20/15707. Если эти товары будут использованы для собственных нужд ООО, то чек не нужен.

НДФЛ из доходов физлица удерживать не надо, страховые взносы на выплату не начисляютсяпп. 1, 2 ст. 226, подп. 2 п. 1, п. 2 ст. 228, п. 4 ст. 420 НК РФ. Ваше ООО в этом случае не является налоговым агентом по НДФЛ. Поэтому сообщать налоговикам о том, что физлицо получило доход, вы не должны. Физлицо само обязано исчислить и уплатить налог в бюджет и отчитаться в ИФНС о полученном доходе. Если продавец не отчитается и не уплатит налог, то это будет его ответственность.

Приобретение у физлица товаров отражается в расходах при УСН с объектом «доходы минус расходы» в обычном порядке. При этом первичка должна быть правильно оформлена, а расходы — экономически обоснованныАльбом унифицированных форм, утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132подп. 1 п. 1 ст. 254 НК РФ.

В качестве документального подтверждения надо оформить закупочный акт по форме ОП-5 или по самостоятельно разработанной формеПостановление Госкомстата от 25.12.1998 № 132. Форму приложите к учетной политике.

Акт одновременно выполняет функцию договора купли-продажи и акта приема-передачи. Поэтому он должен содержать все необходимые условия сделки: наименование и количество товаров, единицу измерения, цену и итоговую сумму, информацию о происхождении товаров, место закупки, должность и фамилию представителя вашей организации, сведения о продавце (паспортные данные, адрес места жительства в РФ).

Если в акте будут указаны недостоверные сведения о продавце, то стоимость товаров в расходах могут и не признать.

Какие документы получить от транспортной компании

Наша организация собирается воспользоваться транспортными услугами сторонней транспортной компании для доставки товаров покупателям. Какие документы нам потребуются, чтобы отразить транспортные услуги в бухгалтерском и налоговом учете? Достаточно ли акта об оказанных услугах и счета-фактуры или нужна еще и ТТН?

— Требования к документальному оформлению услуг сторонней транспортной компании будут зависеть от того, какие именно услуги она вам оказывает: автотранспортные, экспедиционные, посреднические или др.

Например, если с транспортной компанией для оказания транспортных услуг вы заключаете договор автоперевозки груза, то документом, подтверждающим транспортные расходы, будет транспортная накладнаяч. 1 ст. 8 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ; п. 7 Правил, утв. Постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200. Акт об оказанных услугах в такой ситуации не подойдет.

Если вы привлекаете экспедитора по договору транспортной экспедиции, то расходы на экспедиторские услуги можно подтвердить комплектом документов: поручением экспедитору, экспедиторской распиской и актом оказания услугПисьма Минфина от 18.01.2022 № 03-03-06/1/2121, от 18.01.2022 № 03-03-06/1/2126.

Если с транспортной компанией у вас заключен посреднический договор, например, на организацию перевозки, то для подтверждения транспортных расходов потребуется отчет посредника по согласованной договором форме.

Кроме того, если транспортная компания является плательщиком НДС, она выставит вам счет-фактуру. На его основании вы сможете принять к вычету входной НДС.

А вот товарно-транспортную накладную (форма 1-Т) составлять не надо ни в каком из этих случаев. Ее выписывают только при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукцииподп. 1 п. 1 ст. 10.2 Закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ.