Несет ли в себе налоговые риски перечисление подотчета на зарплатные карты
Перечислять деньги под отчет на банковские карты работников не запрещено для осуществления операций, связанныхПисьма Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781, от 25.08.2014 № 03-11-11/42288:
•с оплатой расходов работодателя на поставки товаров (выполнение работ, оказание услуг);
•с командировочными расходами;
•с компенсацией работникам документально подтвержденных расходов.
При этом не имеет значения, личная это карта работника, открытая им самостоятельно, или так называемая зарплатная карта, оформленная на работника в рамках соглашения работодателя с банком для перечисления на нее заработной платы. Однако, чтобы налоговики не подумали, что работодатель переводит сотруднику доход, а не подотчетные суммы, учесть нужно следующее.
1. Возможность перечисления подотчетных средств на карту сотрудника должна быть предусмотрена в локальном нормативном акте. Например, в положении о расчетах с подотчетными лицами. Формулировка может быть следующей: «Все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников».
А вот в учетной политике подобный способ выдачи подотчетных средств закреплять необязательноч. 1 ст. 8 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
2. Перечисление средств подотчетному лицу на карту должно производиться на основании приказа руководителя или заявления от сотрудника с реквизитами счета, к которому привязана карта. К слову, заявление может быть бессрочным и касаться всех причитающихся работнику подотчетных сумм, а может иметь отношение лишь к конкретной командировке или покупке ТМЦ для работодателя. Вот образец.
Заявление о перечислении подотчетных сумм на зарплатную карту
Я, Жидков Валерий Юрьевич, прошу перечислять причитающиеся мне подотчетные денежные средства на мою зарплатную карту по следующим реквизитам:
Номер счета: 40817810338110123456
Банк получателя: ПАО Сбербанк
БИК: 044525225
Корр. счет: 30101810400000000333
ИНН/КПП: 7707083893/773643001
3. В платежном поручении в поле 24 «Назначение платежа» должно быть указано, что средства выдаются под отчет. Например, так: «Под отчет на оплату командировочных расходов в соответствии с приказом от 08.11.2023 № 23» или «Под отчет на оплату хозяйственных нужд компании». То есть главное, чтобы было понятно, что перевод — это не доход работника, и была ясна цель перевода денег.
При перечислении на банковскую карту работника денег под отчет указывать в платежном поручении код вида дохода не требуется (за исключением командировочных — для них код 4)Письмо ЦБ от 10.07.2020 № 45-1-2-ОЭ/10700.
4. Подотчетное лицо должно представить авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими, что расходы были произведены в интересах работодателяп. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749; абз. 2 подп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Это будет доказательством того, что работник не потратил деньги на себя.
К слову, унифицированная форма «Авансовый отчет» (форма № АО-1) предусматривает только один вариант получения подотчета — «из кассы». Поэтому рекомендуем, если вы решили перечислять деньги на зарплатные карты, внести в форму соответствующие изменения.
Таким образом, при должном документальном оформлении подотчетные деньги можно переводить на зарплатные карты сотрудников, не опасаясь вопросов со стороны налоговиков.
* * *
Если перечисленные подотчетные средства будут израсходованы не полностью, то сумма излишка может быть переведена работником обратно на расчетный счет работодателя. Только до осуществления перевода напомните подотчетнику указать назначение платежа — «Возврат остатка подотчетной суммы».
Получив от работника деньги, в авансовом отчете сделайте отметку о возврате остатка подотчетных сумм: укажите внесенную сумму и реквизиты перевода.
