БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
Добавить в «Нужное»
2 читателя оценили статью

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 9 января 2020 г.

Содержание журнала № 2 за 2020 г.
АКТУАЛЬНО ОСН УСН ЕНВД ЕСХН ПСН НПД
М.А. Кокурина,
старший юрист
С 1 января 2020 г. работодатели должны приступить к формированию сведений о трудовой деятельности своих сотрудников в электронном виде. Причем подать новый отчет в ПФР, если в январе кто-то придет на работу или уволится, нужно будет уже не позднее 17 февраля. А вот на решение внутренних организационных вопросов работодателям дается побольше времени.

Провожаем бумажную трудовую книжку или нет?

Бумажную трудовую книжку можно сохранить

По первоначальному замыслу Минтруда планировалось с 2027 г. прекратить вести трудовые книжки в привычном бумажном виде абсолютно для всех работниковч. 4 ст. 2 проекта закона № 748684-7.

Готовитесь ли вы к введению электронных трудовых книжек

Но в итоге законом стала редакция поправок в ТК РФ, сохраняющая обязанность работодателя вести бумажные трудовые книжки, если этого захотят работники, которые:

трудоустроены ранее 2020 г. и уже имеют бумажную версию трудовой книжки;

впервые поступят на работу в течение 2020 г. Им тоже нужно завести обычную трудовую книжку.

Вместе с тем параллельно с ведением бумажных трудовых книжек (если не все ваши сотрудники от них откажутся) начиная с 2020 г. на всех работников нужно сдавать в ПФР сведения о трудовой деятельности для создания и ведения информационной базы в электронном виде. Это и есть так называемая электронная трудовая книжка (ЭТК), включающая основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника. В ней будет содержаться информация, необходимая для формирования пенсионных прав сотрудника: о месте его работы, его трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договораст. 66.1 ТК РФ.

А вот на тех, кто впервые выйдет работать после 31 декабря 2020 г., трудовые книжки в бумажном виде заводить не придется. В отношении них будет обязанность формировать только ЭТКч. 8 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ (далее — Закон № 439-ФЗ); ст. 66.1 ТК РФ.

Новые обязанности работодателя для внедрения ЭТК

Начиная с 2020 г. работодательст. 66.1 ТК РФ; ч. 1 ст. 2 Закона № 439-ФЗ:

«формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника». Пока не установлено, в какой форме нужно собирать у себя сведения о трудовой деятельности работников — будет ли это специальная отдельная программа, новый раздел в существующей бухгалтерской программе или свободная форма типа базы данных о трудовой деятельности сотрудников. Когда вопрос с формой ведения ЭТК у работодателя прояснится, не нужно будет переносить туда старые сведения обо всей трудовой деятельности каждого сотрудника. Информацию внесете лишь за период работы у вас начиная с 1 января 2020 г. Потому что в разделе индивидуального лицевого счета сведения будут содержаться начиная именно с этой датып. 2.1 ст. 6 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ;

представляет сведения о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР. В каком виде, по какой форме и в какие сроки это нужно делать, мы рассказали в , 2020, № 1. Сейчас лишь напомним, что не позднее 17 февраля (с учетом того, что 15 февраля — это суббота, выходной день) нужно подать в ПФР отчет СЗВ-ТД, если у вас в январе будет кто-то принят на работу, переведен на другую должность или уволен. А также если кто-то из сотрудников подаст заявление о выборе бумажной или электронной трудовой книжки, о чем речь пойдет далееподп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ;

уведомляет до 1 июля 2020 г. работников в письменном виде об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием ЭТК, а также об их праве сделать выбор между бумажной или электронной трудовой книжкой;

при необходимости корректирует ЛНА и трудовые договоры (например, при отсутствии должностных инструкций). Предусмотрено, что это нужно делать «в течение 2020 г.». Отметим, что лучше не затягивать с такими изменениями и взяться за них в начале года. Ведь вам понадобится время, чтобы назначить работников, ответственных за разработку изменений в ЛНА, за сдачу нового отчета СЗВ-ТД, за уведомление всех сотрудников, за сбор заявлений об их выборе.

Рекомендуем с начала года действовать в следующем порядке.

Шаг 1. Назначьте ответственных

Издайте приказ такого содержания (скачать бланк).

ПРИКАЗ о назначении ответственных за внесение изменений в локальные нормативные акты и подачу в ПФР отчета СЗВ-ТД

В связи с изменениями в законодательстве и установлением обязанности формировать в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить руководителя отдела кадров Кудряшову Е.В. ответственной за подготовку ко 2 марта 2020 г. проекта изменений:
— в должностные инструкции сотрудников отдела кадров;
— в ПВТР.

2. Поручить инспектору отдела кадров Кострикиной П.М. подготовку и подачу в ПФР отчета по форме СЗВ-ТД.

Шаг 2. Скорректируйте должностные инструкции

Внесите дополнения в должностные инструкции тех сотрудников, которые будут:

составлять и рассылать уведомления, принимать заявления от работников, выдавать на руки бумажную трудовую книжку, если работник решит перейти на электронную трудовую книжкуст. 66.1 ТК РФ;

оформлять на работу новых сотрудников. Ведь теперь при приеме нового сотрудника у него можно требовать не трудовую книжку, а сведения о трудовой деятельности, заверенные прежним работодателем или ПФРстатьи 65, 66.1 ТК РФ;

подавать отчеты в ПФР со сведениями о трудовой деятельности. В связи с этим добавьте сотруднику, который будет этим заниматься, такие обязанности.

Обязанности инспектора по кадрам:

...

8. Не позднее 30 июня 2020 г. раздать работникам под роспись и разослать по почте работникам, длительное время отсутствующим на рабочих местах по уважительным причинам, уведомления о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

9. Принимать от работников письменные заявления на бумажном носителе и проверять электронную почту ежедневно на предмет поступления заявлений о продолжении ведения трудовых книжек или о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

10. Не позднее 3 рабочих днейТК РФ не установлен срок, в течение которого работодатель должен выдать бумажную книжку при поступлении от работника заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности. Можете предусмотреть такой срок в своих ЛНА со дня поступления от работника письменного заявления или заявления в электронном виде о предоставлении сведений о трудовой деятельности выдать работнику под расписку его трудовую книжку.

11. Подавать отчет в Пенсионный фонд РФ не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, если в отчетном месяце:
— принят на работу новый сотрудник, переведен на другую постоянную работу или уволен кто-то из работников;
— подано заявление о ведении трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ либо о предоставлении работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

12. Начиная с 1 января 2021 г. подавать указанный в п. 11 отчет:
— в случаях перевода на другую постоянную работу, подачи работниками заявлений о продолжении ведения трудовой книжки по ст. 66 ТК РФ либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли такие события;
— в случаях приема на работу и увольнения работников — не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

Шаг 3. Скорректируйте ПВТР

Дополните правила внутреннего трудового распорядка.

1. Порядок приема, перевода и увольнения работников

1. При заключении трудового договора претендент на работу обязан предъявить работодателю:

...

2) трудовую книжку, за исключением следующих случаев:
— трудовой договор заключается впервые. В этом случае трудовую книжку оформляет работодатель, если работник поступает на работу в 2020 г. На поступающего на работу с 1 января 2021 г. трудовую книжку заводить не нужно;
— работник представил сведения о трудовой деятельности.

...

9. В день прекращения трудового договора работнику выдаются трудовая книжка, если она велась по данному работнику, или сведения о трудовой деятельности.

...

3. Основные обязанности работодателя

Работодатель обязан:

...

12) формировать в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников и представлять их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ. В сведения о трудовой деятельности включается информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора;

13) по письменному заявлению работника исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах ПФР, если работник выявит неверную или неполную информацию в сведениях о своей трудовой деятельности;

14) предоставлять работнику, в том числе и бывшему, сведения о его трудовой деятельности по его заявлению на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Шаг 4. Уведомьте работников об изменениях в законодательстве

Работники должны быть проинформированы не позднее 30 июня 2020 г. о формировании сведений о трудовой деятельности в электроном видеп. 4 ч. 1 ст. 2 Закона № 439-ФЗ (скачать бланк).

Общество с ограниченной ответственностью «Город подарков»

Менеджеру по продажам
Султанову А.П.

Уведомление о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Уважаемый Анатолий Павлович,

сообщаем вам о том, что в связи с изменениями в законодательстве (Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ) сведения о вашей трудовой деятельности будут формироваться в электронном виде и передаваться для хранения в ПФР. Поэтому вы вправе по 31 декабря 2020 г. включительно:
— или отказаться от ведения вашей трудовой книжки, подав заявление об этом на имя генерального директора. Трудовая книжка будет выдана вам на руки под расписку. Возобновить ведение трудовой книжки на бумажном носителе будет нельзя;
— или сохранить ведение вашей трудовой книжки на бумажном носителе, подав заявление об этом на имя генерального директора. Вашу трудовую книжку продолжат вести в бумажном виде в порядке, предусмотренном Инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Вы вправе подать заявление в письменном виде или по электронной почте по адресу kostrikinapm@gorodmail.ru.

Если в течение 2020 г. заявление от вас не поступит, трудовая книжка будет продолжать вестись в бумажном виде по Инструкции (утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Не забудьте, что уведомить нужно и работников, которые временно отсутствуют на рабочем месте у вас в компании, предположим находятся в длительной командировке, в декрете или в отпуске по уходу за ребенком.

Справка

Информацию о поданном сотрудником заявлении работодатель должен включить в сведения о трудовой деятельности, представляемые им для хранения в информационных ресурсах ПФРч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ.

Шаг 5. Примите заявления от работников

Возможны такие ситуации.

Ситуация 1. «Хочу бумажную трудовую книжку».

Работники, которые хотят, чтобы им продолжали вести бумажную трудовую книжку, должны подать письменное заявление на имя директора, к примеру, такого содержания.

Прошу продолжать вести мою трудовую книжку в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации, Инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Для работодателя это будет означать, что он должен:

подавать в ПФР сведения о трудовой деятельности и на этих работников в общем порядке по форме СЗВ-ТД;

продолжать вести в установленном порядке бумажные трудовые книжки тех работников, которые попросили об этом в заявлении. При этом на работодателе остается ответственность за ведение и хранение их трудовых книжек.

Справка

При трудоустройстве к другому работодателю работник вправе не подавать дополнительных заявлений: ему обязаны продолжить вести его бумажную трудовую книжку на новом месте работы автоматическич. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ.

Ситуация 2. «Не хочу бумажную трудовую книжку».

Работник, желающий перейти полностью на ЭТК, вправе подать заявление такого содержания.

Прошу прекратить вести мою трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ и предоставлять мне сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ на бумажном носителе.Работник вправе попросить сведения о своей трудовой деятельности в электронном виде. Тогда работодатель должен выслать их на электронную почту сотрудника, подписав усиленной квалифицированной электронной подписьюст. 66.1 ТК РФ

Наличие такого заявления означает, что работодатель:

выдает трудовую книжку на руки сотруднику. При этом в книжку нужно внести запись «Работником подано заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ» и указать дату представления такого заявленияч. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ;

освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.

Кстати, работник, представивший вначале заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, позднее в любое время сможет подать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельностич. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ. А вот после выдачи книжки сотруднику по заявлению о предоставлении сведений о трудовой деятельности восстановить ведение бумажной трудовой книжки не получится.

Лучше не затягивать с уведомлением работников об изменениях, касающихся трудовых книжек. Не успеешь оглянуться — крайний срок уже наступит

Лучше не затягивать с уведомлением работников об изменениях, касающихся трудовых книжек. Не успеешь оглянуться — крайний срок уже наступит

Ситуация 3. «Не знаю, чего хочу».

Если от работника не поступило ни одного из двух заявлений до начала 2021 г., работодатель должен продолжить вести трудовую книжку в бумажном виде. То есть последствия такие же, как в ситуации 1.

И пока из нормы следует, что «молчуны» не смогут отказаться от бумажной книжки в будущем.

Ситуация 4. «Не успел выбрать по уважительной причине».

Работник может быть «молчуном» поневоле, то есть имеется уважительная причина, почему он «промолчал», в частностич. 2, 6 ст. 2 Закона № 439-ФЗ:

работник не имел возможности по 31 декабря 2020 г. включительно подать работодателю заявление. Например, он был отстранен от работы, находился на больничном, в том числе по беременности и родам, в оплачиваемом отпуске, в отпуске за свой счет или в отпуске по уходу за ребенком, в командировке;

человек имеет стаж работы по трудовому договору, но на 31 декабря 2020 г. не состоял в трудовых отношениях и ранее не подавал ни одно из заявлений.

Люди из таких категорий вправе подать работодателю по основному месту работы одно из заявлений в любое время позже 31 декабря 2020 г., в том числе при трудоустройствеч. 6 ст. 2 Закона № 439-ФЗ.

* * *

Обратите внимание работников, которые отказываются от ведения бумажной трудовой книжки и забирают ее себе, на такой момент. У вас нет обязанности переносить сведения из нее полностью и хранить их у себя. Вы сможете при увольнении предоставить сотрудникам информацию только по периоду работы у вас. Поэтому пусть внимательно отнесутся к хранению выданной им трудовой книжки. Чтобы при устройстве на другую работу не пришлось дополнительно запрашивать сведения, например в ПФР, для представления новому работодателю.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Электронная трудовая книжка»:

2021 г.

2020 г.

2019 г.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
НОВОЕ
ПОЛЕЗНОЕ
Свежий номер журнала Главная книга
ОПРОС
Списал ли вам банк льготный «коронавирусный» кредит под 2%?
Да, списал полностью
Списал только половину кредита и процентов по нему
Нет, потому что не смогли выполнить все условия
Нет, но мы не согласны с банком
Нет, но мы не согласны и будем судиться
Мы не брали такой кредит
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.4%
июль 2020 г.
45000000
Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

5%
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Ю-СофтРеклама новостной рассылки
ИНФОРМАЦИЯ ПАРТНЕРОВ
Информации в данный момент нет
Содержание
Нужное