Новости Тренинги Типовые ситуации Калькуляторы Формы
Журнал Вебинары Календарь Консультации Форум Тесты
Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 4 октября 2021 г.

Содержание журнала № 20 за 2021 г.
ОСН УСН ЕСХН ПСН
Н.Н. Катаева,
ведущий эксперт
С товарной накладной приходится иметь дело каждому бухгалтеру. В первую очередь — работающему в торговле. Это первичный документ, предназначенный для оформления отгрузки товаров. Покупателю, принявшему товар по накладной с ошибками, в лучшем случае придется давать пояснения проверяющим, а в худшем — ему откажут в признании расходов и в принятии входного НДС к вычету. Риски есть и у продавца.

Проверяем правильность заполнения товарной накладной: чек-лист для бухгалтера

Форма товарной накладной

Требования применять унифицированную форму товарной накладной сейчас нет. Утвердить можно и свою форму. Важным является наличие в документе всех необходимых реквизитов, в частности таких, какп. 1 ст. 252, п. 1 ст. 172 НК РФ; ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ):

дата составления;

наименование всех сторон, участвующих в сделке: продавца и грузоотправителя, покупателя и грузополучателя;

наименование материальных ценностей, количество и стоимость;

наименование должностей, подписи, расшифровки подписей лиц, совершивших операции по отгрузке и приемке ценностей и ответственных за их оформление.

Многие компании и предприниматели при отпуске товаров пользуются существующей формой ТОРГ-12Альбом, утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132. Она привычная, понятная, удобная, и в большинстве бухгалтерских программ именно эта форма применяется в качестве основного отгрузочного документа. Кроме того, она хорошо знакома всем организациям и не вызывает вопросов у контрагентов. С образцом заполнения ТОРГ-12 вы можете ознакомиться на сайте издательства «Главная книга» → Формы → Т → Товарная накладная (ТОРГ-12).

Справка

В электронном виде товарная накладная по форме № ТОРГ-12 не составляется. Для оформления приемки-передачи товаров используют специальный форматформат, утв. Приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.

Сразу скажем, что ошибки в товарной накладной — не всегда повод для отказа в учете расходов и в вычете входного НДС. Главное — чтобы инспекторы могли точно идентифицировать продавца и покупателя, наименование товаров и их стоимостьПисьмо Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547.

Посмотрим, на какие опасные места в ТОРГ-12 надо обратить особое внимание, а на какие можно смотреть сквозь пальцы, как свести риски ошибок и их последствия к минимуму.

Особенности датирования

В товарной накладной есть целых пять дат:

дата самой накладной — рядом с номером;

дата договора, по которому производится отгрузка, — справа от даты товарной накладной;

дата транспортной накладной — ниже даты договора. Эта строка заполняется, если груз доставляет автоперевозчик;

дата отгрузки — под подписью лица, отпустившего груз;

дата получения груза — под подписью грузополучателя.

Вот фрагмент товарной накладной с датами.

Основание
договор, заказ-наряд
дата
Транспортная накладная номер
дата
Вид операции
Номер документа Дата составления
ТОВАРНАЯ НАКЛАДНАЯ

...

Отпуск груза произвел
 
должность
 
подпись
 
расшифровка подписи
    Груз получил грузополучатель
 
должность
 
подпись
 
расшифровка подписи
М. П. «___» ________________ года     М. П. «___» ________________ года

Что именно проверить. Во-первых, проверьте наличие в документе даты товарной накладной. Этот реквизит — обязательныйч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Затем убедитесь, что остальные даты соответствуют друг другу. Несмотря на то что эти даты обязательными не являются, их все равно лучше указать. Например, отгрузка и получение груза должны быть датированы не ранее, чем сама накладная. Это поможет избежать спорных ситуаций с контрагентом.

По данным нашего опроса, 36% респондентов хотели бы уметь по щелчку пальцев заполнять всю отчетность сразу и без ошибок. Думаем, бухгалтеры не отказались бы расширить эту способность и на первичку

По данным нашего опроса, 36% респондентов хотели бы уметь по щелчку пальцев заполнять всю отчетность сразу и без ошибок. Думаем, бухгалтеры не отказались бы расширить эту способность и на первичку

Какие возможны риски. В первую очередь рискует покупатель. Первичный документ при отсутствии или при неверном указании обязательных реквизитов к учету не принимается. И выходит, что получение товаров и их принятие на учет не подтверждено. А значит, покупателю товаров могут отказать в признании расходов и в вычете входного НДСп. 1 ст. 171, п. 1 ст. 172, п. 1 ст. 252 НК РФ.

Но возможны проблемы и у продавца. Ведь при получении предоплаты продавец, начисливший с нее НДС, после отгрузки вправе принять авансовый налог к вычетуп. 12 ст. 171, п. 9. ст. 172 НК РФ. При этом он должен уплатить НДС с отгрузки. Но если есть претензии к отгрузочному документу, который при отсутствии обязательных реквизитов к учету не принимается, то можно говорить о рисках при принятии к вычету авансового НДС. В то время как уплатить НДС с отгрузки, скорее всего, все равно придется.

Кроме налоговых рисков, ошибки в датах товарной накладной могут привести к спорам с контрагентом о несвоевременном исполнении договорных обязательств. Например, в случае если сроки оплаты товара по условиям договора привязаны к датам отгрузки, а даты указаны с ошибкой. Здесь могут быть нарушены сроки оплаты, соответственно, контрагент будет пытаться применить санкции.

Что предпринять. В такой ситуации многое будет зависеть от других документов, оформленных по этой операции, например от счетов-фактур. Если в них есть нужная информация, которая послужит дополнительным доказательством в вашу пользу, то, возможно, вам удастся отстоять свое право на признание расходов и на вычет без исправления накладной. Но, вероятнее всего, отстаивать свою позицию вам придется в суде.

Так что лучше поправить даты в товарной накладной — указать их правильно. Это должен сделать поставщик.

Как исправить ошибки в первичных документах мы писали в , 2018, № 14.

Ошибки в наименовании сторон — участников сделки

В ТОРГ-12 есть строки, в которые нужно вписать наименование сторон, участвующих в сделке, — поставщика, грузоотправителя, грузополучателя и покупателя. Наименование может быть указано как полное, так и сокращенное. Если одной из сторон сделок является предприниматель, то в качестве наименования указываются его ф. и. о. Кроме того, в этих строках указываются адрес и банковские реквизиты сторон.

Приведем фрагмент товарной накладной с наименованием сторон — участников сделки.

 
организация-грузоотправитель, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты
 
структурное подразделение
Грузополучатель

 

организация, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты
Поставщик

 

организация, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты
Плательщик

 

организация, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты

Что именно проверить. Убедитесь, что в товарной накладной верно указаны наименования сторон сделки. Важно, чтобы проверяющие могли их идентифицировать.

Например, если ваша организация — продавец, то заполнить товарную накладную нужно, указав свои реквизиты в строке «Поставщик». В ней приводятся наименование, адрес вашей организации (по данным ЕГРЮЛ), а также телефон и банковские реквизиты. Заполнять при этом строку «Грузоотправитель и его адрес» необязательноПисьмо ФНС от 25.11.2014 № ЕД-4-15/24227@.

В качестве реквизитов организации-грузоотправителя в ТОРГ-12 указываются данные (наименование, адрес, телефон, банковские реквизиты и пр.):

или сторонней организации, являющейся грузоотправителем, если товар отгружается с ее склада (например, товар отгружается со склада вашего поставщика, минуя ваш склад);

или вашей организации, если товар отгружается с вашего склада.

Реквизиты грузополучателя запросите у покупателя. Здесь должны быть указаны наименование, адрес, телефон, банковские реквизиты и иные реквизиты организации, которая фактически получает товар. Это может быть сам покупатель или сторонняя компания, которой повезут товар.

Внимание

Если товар перевозит транспортная компания, то в строках «Грузоотправитель», «Грузополучатель», «Поставщик» и «Плательщик» ее название и реквизиты не приводятся. Эти сведения могут быть указаны только в нижней части товарной накладной, в частности в строке «Груз принял».

В строке «Плательщик» приводятся наименование, адрес (по данным ЕГРЮЛ), телефон и банковские реквизиты покупателя. Эту строку можно не заполнять, если покупатель является и грузополучателем, и плательщиком, потому что в таком случае покупатель уже указан в накладной и идентифицировать его можно без проблем.

Если же в сделке присутствует третья сторона, то в первую очередь обратите внимание на то, кем выступают при отгрузке и получении товаров продавец и покупатель, сверьте правильность их наименований.

Какие возможны риски. Неуказание сторон — участников сделки, указание других лиц или опечатка в наименовании может повлечь отказ в признании расходов и в вычете входного НДСст. 54.1, п. 1 ст. 172, п. 1 ст. 252 НК РФ. Ведь хозяйственная операция будет отражена на основании первичного документа, оформленного ненадлежащим образом. А допущенные ошибки не позволят проверяющим идентифицировать стороны сделки.

Помимо этого, не исключены и проблемы между сторонами сделки. Ведь если реквизиты указаны неверно, любая из сторон может заявить, что отгрузки не было.

Например, товар везла сторонняя фирма и продавец указал ее в качестве грузополучателя, а покупателя — в качестве плательщика. Если часть товара недопоставлена, то перевозчик может отказаться от претензий, ссылаясь на то, что не являлся грузополучателем. Одновременно проблемы могут возникнуть и с покупателем, ведь вместо его реквизитов указаны данные сторонней фирмы. На этом основании он может, к примеру, отказаться от оплаты товара, даже если тот полностью отгружен.

Аналогичные проблемы могут возникнуть и с продавцом, если в качестве грузоотправителя ошибочно указана не та организация. Допустим, товар отгружали не со склада продавца, но он указан и как грузоотправитель, и как поставщик. Если товар отгружен не весь или оказался бракованным, то продавец может не принять претензий, сославшись на то, что такой товар с его склада не поставлялся.

Об исправлении ошибок в первичных документах читайте:

сайт издательства «Главная книга» → Консультации → Типовые ситуации → Исправление первички

Что предпринять. Если в реквизитах допущена ошибка, которая не препятствует идентификации сторон (например, вместо заглавных букв в наименовании указаны строчные), товарную накладную можно не исправлятьПисьмо Минфина от 15.05.2019 № 07-01-09/34738. Но из-за нестыковок с другими документами, возможно, придется представлять пояснения налоговикам.

Если часть реквизитов в соответствующих строках отсутствует, впишите их вручную. В частности, если продавец не вписал банковские реквизиты, покупатель может внести их сам. Важно только сообщить об этом продавцу, чтобы и он дополнил документ. Ведь оба экземпляра товарной накладной должны быть идентичны.

Если ошибка не позволит проверяющим идентифицировать стороны сделки (например, допущена опечатка в ф. и. о. предпринимателя), товарную накладную лучше исправить.

На практике рядом с наименованием часто указывают еще и ИНН каждой из сторон. Прямого требования приводить ИНН в товарной накладной нет, но его наличие поможет избежать лишних споров с налоговой инспекцией. Ведь налоговики смогут по ИНН идентифицировать стороны сделки, даже если в наименовании будут допущены ошибкиПисьма ФНС от 16.06.2017 № ЕД-4-15/11485; Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547.

Совет

Если вы указываете в реквизитах ТОРГ-12 ИНН сторон сделки, то к ошибкам в ИНН возможны претензии со стороны проверяющих. Но поскольку этот реквизит необязательный, то и требования налоговой будут незаконны. Ведь идентифицировать стороны они должны по наименованию. Вместе с тем при заполнении ИНН будьте внимательны. И если допустили ошибку, лучше ее исправить. Это поможет избежать претензий.

Несоответствия в наименовании, количестве и стоимости товара

В табличной части товарной накладной указываются данные о поставленных товарах — их наименование, количество, единица измерения, цена, сумма без учета НДС, НДС (если есть) и сумма с учетом НДС.

Приведем фрагмент товарной накладной с табличной частью.

... Товар Единица измерения ... Количество Масса брутто Количество (масса нетто) Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. НДС Сумма с учетом НДС, руб. коп.
наименование, характеристика, сорт, артикул товара код наименование код по ОКЕИ в одном месте мест, штук ставка, % сумма, руб. коп.
2 3 4 5 7 8 9 10 11 12 13 14 15
 
Итого х х
Всего по накладной х х

Товарная накладная имеет приложение на   листах

и содержит   прописью порядковых номеров записей

Масса груза (нетто)
прописью
Всего мест Масса груза (брутто)
прописью прописью

Что именно проверить. Проверьте, соответствует ли наименование товара в товарной накладной указанному в договоре (спецификации к договору). Указывать только артикул без наименования товара, его кода и характеристики нельзя.

Обратите внимание на стоимость и количество товаров. Контролирующие органы настаивают, в частности, на том, что данные счета-фактуры должны совпадать с данными отгрузочного документаПисьмо ФНС от 11.04.2012 № ЕД-4-3/6103 (п. 1).

Количество мест и масса товара, приведенные под таблицей, должны совпадать с данными в табличной части товарной накладной.

Неправильно указанные в товарной накладной даты могут привести к трениям с покупателем относительно несвоевременности исполнения договорных обязательств

Неправильно указанные в товарной накладной даты могут привести к трениям с покупателем относительно несвоевременности исполнения договорных обязательств

Какие возможны риски. Несоответствие наименования товара в накладной указанному в договоре может привести к спорам с контрагентом по поводу принятия и оплаты товара, а также возврата уплаченного авансап. 1 ст. 468 ГК РФ.

А налоговики сочтут, что из-за расхождений в наименовании товар нельзя идентифицировать. Итог будет таким же, как и при других ошибках: отказ в вычете по НДС и исключение расходов по налогу на прибыль.

Несоответствие количества мест и массы товара, указанных под таблицей, с данными в таблице — это основание для налоговой запросить дополнительные пояснения.

Что предпринять. Все ошибки в табличной части надо исправлять на месте, при приеме товаров. Однако возможны случаи, когда несоответствия вы обнаружили позже. Например, организация получает счет на оплату, в котором указана сумма, отличная от той, что была в накладной. Или в выставленном счете-фактуре значится другое наименование товара. Запросите у контрагента пояснения. Если причина — ошибки в ТОРГ-12 и вы согласны на новую стоимость или иное наименование, то попросите поставщика исправить накладную.

Отсутствие подписей сторон

В товарной накладной ТОРГ-12 предусмотрены подписи лиц, совершивших отгрузку и приемку товаров, а также лиц, ответственных за ее оформление со стороны продавца (грузоотправителя) и покупателя (грузополучателя). При этом законом установлен обязательный реквизит — должности и подписи сторон сделкипп. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Приведем фрагмент товарной накладной с подписями сторон и расшифровками подписей.

Приложение (паспорта, сертификаты и т.п.) на
 
прописью
листах
    По доверенности № __ от «__» _______ года,
Всего отпущено на сумму
 
прописью
   
выданной
 
кем, кому (организация, должность, фамилия, и., о.)
 
 
руб.
 
 
коп.
   
 
 
Отпуск груза разрешил
 
должность
 
подпись
 
расшифровка подписи
   
 
 
Главный (старший) бухгалтер
 
подпись
 
расшифровка подписи
    Груз принял
 
должность
 
подпись
 
расшифровка подписи
Отпуск груза произвел
 
должность
 
подпись
 
расшифровка подписи
    Груз получил грузополучатель
 
должность
 
подпись
 
расшифровка подписи
М. П. «___» ________________ года     М. П. «___» ________________ года

Что именно проверить. Проверьте наличие всех подписей. Этот реквизит обязательный, поскольку закон требует и подписи лиц, совершивших сделку, и подписи лиц, ответственных за оформление.

В бумажной товарной накладной подпись должна проставляться собственноручно. Документ с факсимильной подписью в качестве оправдательного документа для учета расходов контролирующими органами не принимаетсяПисьма Минфина от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 10.06.2021 № 03-11-11/45946.

Подписи должны проставляться с указанием фамилий, инициалов и должностей лиц, подписавших товарную накладную.

Товарную накладную должны подписывать:

в строке «Отпуск груза разрешил» — представитель продавца (руководитель организации или иное уполномоченное лицо);

в строке «Главный (старший) бухгалтер» — главный бухгалтер продавца или другой уполномоченный работник бухгалтерии;

в строке «Отпуск груза произвел» — лицо, фактически отгрузившее товар со склада и имеющее право подписи документов на отпуск. Например, кладовщик или менеджер по продажам со стороны продавца. Если подпись ставит лицо, действующее на основании доверенности, указывать ее реквизиты необязательно, отдельной строки в ТОРГ-12 для этого не предусмотрено;

в строке «Груз принял» — лицо, принявшее товар в месте его передачи, отличном от склада покупателя (грузополучателя). Например, на складе продавца (грузоотправителя) это может быть работник покупателя, скажем менеджер по закупкам. Или, если товар перевозит транспортная компания, нанятая покупателем, это может быть ее представитель. На лиц, получающих товар от имени покупателя, оформляется доверенность, ее реквизиты указывают в строке «По доверенности № __ от “__” _____ года»;

в строке «Груз получил грузополучатель» — лицо, принявшее груз на складе покупателя (например, кладовщик).

Справка

Печать не является обязательным реквизитом первичного документаПисьма Минфина от 06.08.2015 № 03-01-10/45390; ФНС от 13.01.2016 № СД-4-3/105@. Но если стороны имеют печати и должны их проставлять по условиям договора, то в подтверждение отгрузки товаров ставить печать продавец и покупатель обязаны. Однако для налоговых целей, если подписи на документе есть, но контрагент не проставил печать, товарную накладную дооформлять необязательноОпределение ВС от 11.10.2019 № 305-ЭС19-16988.

Как обеспечить своевременное получение первички, читайте:

2020, № 17

Какие возможны риски. Отсутствие подписей в накладной может стать причиной отказа налоговых органов в признании расходов и в вычете входного НДСп. 1 ст. 252, п. 1 ст. 172 НК РФ; Письмо ФНС от 16.06.2017 № ЕД-4-15/11485; Определение ВС от 28.01.2016 № 306-КГ15-18697.

Что предпринять. Если нет подписей ответственных лиц контрагента на накладной, попросите его дооформить документ.

* * *

Если ваш продавец находится в другом населенном пункте, возможны проблемы с получением оригинала накладной. Копия, принятая, к примеру, по email, может использоваться только для оперативного принятия каких-то управленческих решений. Для бухгалтерского и налогового учета позаботьтесь об оригиналах. Иначе, помимо штрафа 10 000 руб. за отсутствие первички, налоговики снимут расходы, вычет входного НДС, начислят штрафы и пенист. 120, п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 172 НК РФ; Письмо Минфина от 20.11.2020 № 03-03-06/3/101451.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку
Комментарии (0)

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала по теме:
Документооборот / Первичные документы / ЭДО
Торговля - учет
Документооборот / Первичные документы / ЭДО

2024 г.

2023 г.

№ 24
Документальное подтверждение расходов: подводные камни оформления
№ 23
Как учесть расходы на получение УКЭП сотрудника
№ 22
Как хранить документы на бумаге и в электронном виде по новым правилам
№ 20
Что изменилось в правилах заполнения путевого листа
№ 17
В Закон об электронной подписи внесены изменения
№ 16
Про УКЭП и МЧД: 8 ответов на 8 вопросов наших читателейЧему уделить внимание при организации ЭДО
№ 13
Покупки у физлиц: особенности учета, оформления и оплаты
№ 10
Ответы на документальные вопросы по экспортно-импортным операциям
№ 8
Как заполнять транспортную накладную, если груз отправляет экспедитор
№ 7
Оформляем, подписываем и храним электронные документы
№ 4
Требования к оформлению путевого листа в 2023 годуФормирование акта об оказании услуг: внимание на «опасные» реквизиты
№ 2
Околоновогодние вопросы: сверка с контрагентами, декабрьские акты и авансы...
№ 1
Где, когда и как получить новую УКЭП

2022 г.

№ 23
Главбухам-аутсорсерам для подписи электронной отчетности клиентов нужна лицензия ФСБ
№ 21
Какой первичкой подтвердить расходы: Минфин снова уточняет
№ 17
Как удаленно подписывать документы организации электронной подписьюОбещание, данное в мессенджере, можно зафиксировать у нотариуса
№ 14
Как еще экономят на бумаге при оформлении документовМожет ли у директора быть две подписи?Можно ли печатать первичку и другие документы на черновиках
№ 12
Расходная первичка поступила с опозданием — как отразить в учете операцию
№ 9
Оформляем объединение отдельных объектов ОС в один
№ 8
Новая форма транспортной накладной, ее электронная версия и не только
№ 7
Можно ли скопировать ключ ЭП организации с токена?
№ 6
Все ли организации могут учесть расходы на приобретение УКЭП?Какая доверенность потребуется при электронном взаимодействии с ФНС
№ 3
Как вернуть и отразить в учете переплату контрагентуСколько электронных подписей можно записать на одном токене
№ 2
Как подписать электронный документ представителю юрлица или предпринимателя в 2022 годуТранспортные накладные переводят в электронный вид
№ 1
Нотариальные документы можно проверить онлайн
Торговля - учет

2024 г.

2023 г.

2022 г.

ПОЛЕЗНОЕ
АКТУАЛЬНОЕ

КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Вебинар 27 марта НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ
Нужное
Содержание