Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 8 июня 2018 г.

Л.А. Елина,
ведущий эксперт

Собираясь в отпуск, главный бухгалтер оставляет дела либо на заместителя, либо на иного работника. Однако некоторые бухгалтеры предпочитают сами решить до отпуска максимальное количество задач. Поскольку так спокойнее. Либо просто в организации нет достаточно квалифицированного работника, способного заменить главбуха. Какие-то важные бухгалтерские дела можно сделать заранее, а вот с некоторыми лучше не спешить.

Перед отпуском: что главбух может сделать досрочно

Зарплата: лучше выдавать точно в срок

Заработную плату нужно выдавать работникам не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договоромч. 6 ст. 136 ТК РФ; Письмо Минтруда от 14.02.2017 № 14-1/ООГ-1293; Информация Роструда «О применении статьи 2 Федерального закона от 3 июля 2016 г. № 272-ФЗ...».

Если день выплаты зарплаты попадает на выходной или праздник, то выплатить зарплату надо в последний рабочий день перед этим выходным или праздникомч. 8 ст. 136 ТК РФ. Иных оснований для досрочной выплаты зарплаты Трудовой кодекс не содержит.

Об особенностях передачи полномочий директора и главбуха на время их отпуска мы рассказывали:

2017, № 10, с. 64

Если вы перечислите какую-либо часть зарплаты раньше срока, то вы можете нарушить предусмотренный ТК двухнедельный интервал. Но и задерживать выплату зарплаты нельзя. Так что, даже если день выплаты зарплаты приходится на время вашего отпуска, ее должны выдать работникам (или перечислить на их карточки) вовремя.

Напомним, что за несвоевременную выплату зарплаты возможны штрафыч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ:

•на организацию — в сумме 30 000—50 000 руб.;

•на руководителя — в сумме 10 000—20 000 руб.;

•на ИП — в сумме 1000—5000 руб.

Отпускные: можно выдать загодя

Как известно, отпускные надо выдать не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпускач. 8, 9 ст. 136 ТК РФ; Письма Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1, от 22.03.2012 № 428-6-1 (п. 3).

За просрочку с выплатой грозит штрафч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, надо будет выплатить компенсацию работникуст. 236 ТК РФ.

А вот выдать заранее отпускные работнику, у которого отпуск начнется в текущем месяце, никто не запрещает. К примеру, главбух уходит в отпуск 6 июня, а другой работник — 20 июня. Отпускные главбуху надо выплатить не позднее 1 июня (так как 2 и 3 июня — выходные), а работнику их можно выплатить 5 июня — перед уходом главбуха в отпуск. Причем пересчитывать такие отпускные не придется. Ведь размер зарплаты за май уже известен.

Если же отпуск работника начинается в следующем месяце и зарплата за текущий месяц еще не известна, то вы не сможете корректно рассчитать сумму отпускных. Поэтому в таких случаях лучше не спешить и выплачивать отпускные в установленный срок.

Досрочная уплата НДФЛ — риск

Организация как налоговый агент сначала должна удержать НДФЛ из доходов работников, а лишь затем перечислить его в бюджет. За свой счет уплачивать этот налог нельзяпп. 4, 9 ст. 226 НК РФ.

НДФЛ с зарплаты надо удержать при выплате зарплаты за вторую половину месяцап. 2 ст. 223 НК РФ. А перечислить — не позднее дня, следующего за днем выплаты работнику доходап. 6 ст. 226 НК РФ.

У фирмы могут возникнуть различные проблемы, если бухгалтер, пребывая в чемоданном настроении, забудет перед отпуском сделать что-нибудь важное

Если вы перечислите зарплатный НДФЛ до выдачи работнику зарплаты, то инспекция посчитает, что вы уплатили его из своих средств. Эти суммы вы не сможете зачесть в счет предстоящей уплаты НДФЛ. Вам придется уплатить такой налог заново. Кроме того, организацию могут оштрафовать. Сумма штрафа составляет 20% от не уплаченного в срок налогаст. 123 НК РФ.

Правда, одной организации удалось убедить судей в возможности досрочной уплаты НДФЛ налоговым агентомПостановление АС МО от 20.07.2017 № А40-167366/2016. И Верховный суд отказался пересматривать делоОпределение ВС от 21.12.2017 № 305-КГ17-15396. Однако на позицию проверяющих это не повлияло.

Как и ранее, суммы, уплаченные досрочно в счет НДФЛ, и Минфин, и ФНС считают переплатой, которую вы сможете толькоПисьма Минфина от 16.09.2014 № 03-04-06/46268; ФНС от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@:

•или вернуть;

•или зачесть в счет других федеральных налогов.

Лишь при перечислении в бюджет удержанного НДФЛ с отпускных и больничных у бухгалтеров есть некая свобода действий. Это можно сделать в любой день периода, началом которого будет день выплаты самих отпускных или больничных, а окончанием — последний день месяца. Ведь НДФЛ с пособий и отпускных надо перечислить в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором были такие выплатып. 6 ст. 226 НК РФ.

Иные налоги и страховые взносы можно платить раньше срока

Налоги, которые организация должна уплачивать в качестве налогоплательщика, можно перечислять в бюджет заранее. Кроме того, заранее можно перечислять и страховые взносыпп. 1, 9 ст. 45 НК РФ.

Так что если перед уходом в отпуск вы перечислите в бюджет налоги, срок уплаты которых еще не подошел, проблем быть не должно.

К примеру, плательщики НДС должны не позднее 25.07.2018 перечислить в бюджет первую треть суммы НДС, подлежащую уплате за II квартал. Однако если эта дата приходится на отпуск главбуха и на расчетном счете достаточно денег, такой платеж можно сделать и раньше — хоть в начале июля, хоть в конце июня. Главное — правильно рассчитать сумму налога, подлежащую уплате в бюджет.

Заблаговременная сдача отчетности: можно, но не всегда нужно

Если вы отправите «страховую» отчетность (СЗВ-М, 4-ФСС и расчет по страховым взносам) за 1—2 дня до окончания отчетного периода, инспекторы наверняка без проблем примут ее у вас. Законодательство это не запрещает. Технических проблем быть также не должно, даже если вы сдаете такую отчетность в электронном виде через ТКС.

О том, какие еще тонкости нужно учесть при подготовке к отпуску главбуха и руководителя, вы можете узнать из наших обучающих тестов:

2018, № 10, с. 28; 2017, № 21, с. 80

 

О том, как подстраховаться при запросах ИФНС во время отпуска главного бухгалтера, мы рассказывали:

2017, № 10, с. 86

Но вы должны понимать: если потом окажется, что указанные вами в отчетности данные неверные (к примеру, из-за того что кто-то из работников заболел и уволился в эти 1—2 дня), то придется сдавать уточненки.

Так, например, в июне можно сдать через ТКС форму СЗВ-М за июнь. Программа проверки контрольных соотношений, которые должны соблюдаться в СЗВ-М, выдаст ошибку, только если вы попытаетесь отчитаться за месяц, который еще не началсятаблица 7 приложения к Постановлению Правления ПФР от 07.12.2016 № 1077п. И ПФР не примет в июне отчетность за июль и последующие месяцы.

Но если в июне после предоставления в ПФР отчета за июнь на работу будет принят новый сотрудник, то на него необходимо будет заполнить дополняющую форму СЗВ-Мсайт ПФР. Ее надо направить в ПФР до 16 июля (поскольку 15.07.2018 — воскресенье). Иначе грозит штраф.

Налоговые декларации тоже можно направить в инспекцию до окончания периода, за который они составлены (если в организации мало операций). Но досрочная отчетность может вызвать нежелательное внимание налоговиков. Так что лучше не спешить и либо доверить сдачу отчетности работнику, который будет замещать вас на время отпуска, либо брать отпуск с таким расчетом, чтобы у вас осталось время для сдачи отчетности после его окончания.

* * *

Уходя в отпуск, не забудьте поручить кому-либо из работников проверять документы, поступающие на имя вашей организации по телекоммуникационным каналам связи от налоговой службы и фондов. Помните, что на них надо оперативно реагировать. Так, к примеру, для представления пояснений, запрошенных налоговыми инспекторами в ходе камеральной проверки, отводится 5 рабочих днейп. 3 ст. 88 НК РФ. В такой же срок надо устранить расхождения, выявленные Пенсионным фондом в сведениях персонифицированного учетаст. 17 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ; п. 3.2.5 Постановления Правления ПФР от 11.01.2018 № 3п.