Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 ноября 2019 г.

СРОЧНО ОСН УСН ЕНВД ЕСХН ПСН

М.А. Кокурина,
старший юрист

График отпусков на 2020 г. должен быть утвержден руководителем не позднее 17 декабря 2019 г. Если в компании есть профсоюз, то нужно подготовить проект графика в начале декабря, чтобы успеть согласовать необходимые правки. Опоздание с утверждением графика даже на несколько дней может обернуться штрафом от трудинспекции. Хотя, возможно, в суде удастся признать нарушение малозначительным и получить лишь устное предупреждение.

В отпуск по порядку запишись!

Незаполненный график = отсутствие графика

Могу ли я пустой график отпусков с фамилиями работников подписать у руководителя, а планируемые ими отпуска по факту в него вносить, чтобы не делать каждый раз приказы на перенос?

— Не можете. Потому что по ТК РФ требуется именно зафиксировать очередность отпусков не позднее чем за 2 недели до наступления нового года, а не подписать пустой бланк графика отпусков. Если очередность выхода сотрудников в отпуска не составлена, то это является нарушением трудового законодательства. За него трудинспекция может оштрафоватьч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

•организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 руб.;

•руководителя организации — на сумму от 1000 до 5000 руб.

Внимание

Отпуска без сохранения заработной платы, даже если они запланированы заранее, в графике указывать не нужно.

Руководителем компании должен быть утвержден график, в котором заполнены графы, содержащие сведения о работнике, о количестве дней отпуска и о дате его начала. Если вы ведете унифицированную форму Т-7, то это графы 1—6.

Если у вас своя форма, то это могут быть иные графы, допустим графа «Период отпуска», где вы укажете даты начала и окончания отпуска.

В график попадают все сотрудники, работающие в компании до его утверждения

Нужно ли включать в график отпусков на 2020 г. сотрудников, которые работают у нас с осени 2019 г.?

— Нужно обязательно. Ведь право на отпуск за первый год работы возникает по истечении 6 месяцев непрерывной работыст. 122 ТК РФ. В первые месяцы года у этих сотрудников уже будет 6 месяцев отработки, и они вправе пойти в отпуск в 2020 г. Поэтому и отпуск предусматривайте в графике в полном объеме, положенном конкретному работнику.

График согласовывается с профкомом, представляющим интересы большинства

В организации действует профсоюз, в котором состоят менее 50% всех работников. Должен ли в таком случае работодатель согласовывать с профсоюзом график отпусков и, если да, в каком виде его направлять туда, чтобы не было разглашения персональных данных работников, которые не состоят в профсоюзе?

— Требуется согласовать график отпусков с выборным органом профсоюзной организации, представляющим интересы большинства сотрудниковст. 372 ТК РФ. То есть нужно знать не количество работников, состоящих в профсоюзной организации, а количество работников, интересы которых представляет ее выборный орган. Ведь это могут быть как члены профсоюза, так и работники, не состоящие в немст. 30 ТК РФ.

Поэтому запросите у выборного органа профсоюзной организации документы, подтверждающие количество работников, интересы которых он представляет. Например, заявления сотрудников с просьбой к профкому представлять их интересы. Если их больше половины численности сотрудников компании, то график отпусков с ним нужно согласовывать.

Тогда имейте в виду, что проект графика у вас должен быть готов не позднее 4 декабря, чтобы до 17 декабря вы успелистатьи 123, 372 ТК РФ:

•передать проект в выборный орган профсоюза и получить от него мотивированное мнение о графике, например с предложениями изменений. Напомним, на составление своего мнения профкому дается 5 рабочих дней со дня поступления к нему документа;

•обсудить с профкомом правки в проект графика. На это есть 3 дня со дня получения от него мотивированного мнения.

Внимание

Если график отпусков утвержден с учетом мнения профсоюза, то вносить в него изменения нужно будет также только с учетом мнения этой организации.

Профком по итогам ознакомления с графиком и согласования своих правок оформит решение, запись о его номере и дате вы внесете в строку графика «Мнение выборного профсоюзного органа». После этого график утверждает руководитель компании.

Передача графика отпусков в профком не будет разглашением персональных данных работников, поскольку это делается в целях исполнения работодателем требований законодательства.

Работник по договору с неопределенным сроком в графике обязателен

У сотрудника срочный трудовой договор заканчивается 31.12.2019. Его будут продлевать до 01.07.2020. У нас это ежегодная практика продления с 2014 г. Нужно ли включать срочника в график отпусков?

— Не нужно, ведь у вас еще не оформлено продление срочного договора на 2020 г. Когда оформите продление срочного договора, тогда внесете информацию об отпуске вашего срочника в график.

Но советуем обратить внимание вот на что. Если срочный договор работника продлевается периодически и общая его продолжительность составляет уже более 5 лет, то при проверке трудинспекцией высока вероятность признания договора заключенным на неопределенный срокст. 59 ТК РФ; Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований... за III квартал 2018 года, утв. Рострудом. А это чревато штрафамич. 1, 4 ст. 5.27 КоАП РФ:

•за ненадлежащее оформление трудового договора. С сотрудником изначально должен был быть оформлен трудовой договор на неопределенный срок;

•за ненадлежащее ведение графика отпусков. Работник по договору с неопределенным сроком обязательно должен быть включен в график отпусков на следующий год.

Совет

Рекомендуем просмотреть договоры со всеми вашими срочниками на предмет того, сколько лет они уже продлеваются как срочные. Если у всех срок менее 5 лет, то будьте готовы доказать, что:

•в заявлении сотрудника о приеме на работу по первоначальному срочному договору указан срок действия договора;

•имеются причины для продления срочного трудового договора. Предположим, срочник принят на место декретницы и в договоре указана дата выхода ее на работу. Но в эту дату женщина не вышла из отпуска по уходу за ребенком. Из-за чего придется оформить продление срочного договора.

Тогда штрафов быть не должно.

Если сроки продлеваемых договоров уже превысили 5 лет, то можно ничего не оформлять, с 1 января 2020 г. договоры станут бессрочными. А сотрудников по таким трудовым договорам внесите в график отпусков на 2020 г.

Некоторые срочники попадают в отпускной график

Срочный трудовой договор заканчивается 31.03.2020. Нужно ли учитывать такого сотрудника в графике отпусков на 2020 г.?

— Это зависит от того, на какой срок оформлен срочный трудовой договор. По общему правилу использовать отпуска за первый год работы можно по истечении 6 месяцев непрерывной работы у конкретного работодателяст. 122 ТК РФ.

Ситуация 1. Трудовой договор с сотрудником заключен в 2019 г. на срок до 6 месяцев. Его можно не включать в график отпусков, если в договоре нет условия о том, что работодатель обязуется предоставить отпуск сотруднику до истечения 6 месяцев работы. При отсутствии такого условия в договоре срочника не будет в графике. Но нужно будет не забыть выплатить ему при расторжении трудового договора компенсацию за неиспользованные дни отпуска за 6 месяцев работы.

Ситуация 2. Трудовой договор с сотрудником заключен на срок, превышающий 6 месяцев. Включайте сотрудника в график наравне с другими работниками, если он еще не брал отпуск в своем текущем рабочем году. Если часть отпуска сотрудник отгулял, поставьте в график полагающиеся ему оставшиеся дни.

Будущих сотрудников в графике не учитывают

Фирму открыли в декабре 2019 г., из сотрудников — только гендиректор, но и тот в отпуске за свой счет. С января 2020 г. начнем набирать работников. Со штатом определились — 5 человек. Надо ли на 2020 г. составлять график отпусков?

— Надо. Пока в графике у вас будет только директор.

Когда наберете работников, внесете в график их планируемые отпуска. Оформите тогда приказ руководителя о внесении изменений в график отпусков.

Отпускные долги нужно учитывать в графиках

Сотрудник принят на работу 19.12.2018. График отпусков на 2019 г. был составлен ранее этой даты. Спустя 6 месяцев работы сотрудник по заявлению сходил в отпуск на 14 календарных дней за период работы 19.12.2018—18.12.2019. Больше отпуск не брал. Как правильно составить график отпусков на 2020 г. по такому сотруднику?

— В случае когда у работников есть остатки отпусков за другие периоды, их лучше указать вместе с отпусками, полагающимися в предстоящем календарном году.

Кстати, можно учесть их в общем графике отпусков, а можно сделать отдельный график погашения задолженностей по отпускам. Важно, чтобы дни отпуска были посчитаны и, например, при увольнении сотрудника вы четко видели, за сколько дней неотгулянного отпуска нужно выплатить компенсацию.

За второй и последующие годы работы отпуск может предоставляться полностью в любое время рабочего годаст. 122 ТК РФ. В вашем случае желательно распределить эти дни так, чтобы бо´ль­шая часть отпуска не оказалась неотработанной. Например, предоставитьПисьмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0:

•или 14 дней в начале 2020 г., указав в графе 10 графика «За период работы 19.12.2018—18.12.2019», 14 дней в середине 2020 г. и 14 дней в конце 2020 г.;

•или 28 дней в середине 2020 г., указав в графе 10 графика «14 дней за период работы 19.12.2018—18.12.2019 и 14 дней за период работы 19.12.2019—18.12.2020», и 14 дней ближе к концу 2020 г.

Внимание

Работодатель вправе не согласиться с датами отпуска, планируемыми работником в проекте графика отпусков.

Напоминаем, что если сотрудник отгуляет отпуск раньше, чем отработает бо´ль­шую его часть, и уволится до истечения своего рабочего года, то отпускные могут оказаться переплаченными. А вернуть их возможно только одним из способов:

•или работник добровольно внесет всю сумму переплаченных отпускных в кассу работодателя либо перечислит их на счет работодателя;

•или работодатель удержит допустимые 20% из полагающейся при увольнении выплаты, если работник отказывается вернуть незаработанные отпускные добровольно. Кстати, некоторые суды соглашаются с тем, что в такой ситуации можно удерживать более 20%Апелляционные определения Волгоградского облсуда от 26.04.2018 № 33-6322/2018; Челябинского облсуда от 31.03.2015 № 11-3194/2015.

Совет

Посмотрите судебную практику по своему региону. Если большинство судов у вас не возражают против удержания свыше 20% от увольнительных выплат, то удерживайте сумму переплаченных отпускных. Есть шанс, что работник не пойдет судиться или суд поддержит в споре работодателя. Ведь после увольнения работника недостающую сумму переплаченных отпускных у вас не получится взыскать с него, скорее всего, даже через судОпределение ВС от 05.02.2018 № 59-КГ17-19; Апелляционное определение Саратовского облсуда от 29.06.2017 № 33-4755/2017.

В графике не обязательно указывать дату окончания отпуска

В 2020 г. 1 мая и 9 мая — праздничные дни. Также у нас в области есть региональный праздничный день 7 мая. Сотрудник хочет пойти в отпуск с 23 апреля на 14 календарных дней. Как отразить в графике отпусков, что отпуск будет продлен из-за праздничных дней?

При составлении графика отпусков не забудьте учесть пожелания тех работников, которые имеют право на отпуск в удобное для них время. Например, это работники с тремя детьми и более в возрасте до 12 лет

— Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или дополнительного оплачиваемого отпуска, не включаются в число календарных дней отпускаст. 120 ТК РФ. Поэтому количество дней отпуска из-за праздников не поменяется — их так и будет 14. Из-за праздников перенесется день выхода на работу.

Если вы пользуетесь унифицированной формой графика отпусков Т-7, то там не нужно указывать дату окончания отпуска с учетом того, что праздничные дни не входят в число календарных дней отпуска. Достаточно в графе 5 записать число календарных дней отпуска, а в графе 6 — намеченную дату начала отпуска.

Возможно, у вас своя форма графика, утвержденная ЛНА, с графой «Период отпуска с ___ по ___». В таком случае в графе о количестве дней отпуска вы проставите «14», а в графе о периоде отпуска укажете «С 23 апреля по 8 мая включительно». Кстати, так же нужно сделать записи в приказе о предоставлении отпуска по форме Т-6.

В табеле учета рабочего времени нужно будет сделать такие отметки: «В» («26») — 1 и 7 мая, «ОТ» («09») — 23—30 апреля, 2—6 мая, 8 мая.

В графике не обязательно учитывать планируемое увольнение

Составляю график отпусков. Сотрудница планирует сразу после отпуска по уходу за ребенком уйти в очередной отпуск с 30.08.2020 с последующим увольнением. До этого она за первый год работы (06.03.2016—05.03.2017) использовала отпуск полностью и отгуляла 10 дней отпуска в июне 2017 г. Отпуск по беременности и родам был с 04.07.2017 по 20.11.2017, а по уходу за ребенком — с 21.11.2017 по 29.08.2020. В период с 01.08.2018 по 08.10.2018 она работала на условиях неполного рабочего времени. Сколько дней отпуска я могу поставить ей в графике, чтобы она отгуляла их и при увольнении не осталось долгов?

— В график лучше поставить отпуск, положенный сотруднице в общем случае, — 28 календарных дней. Потому что неизвестно, как изменятся ее планы к августу следующего года. Возможно, сотрудница передумает увольняться или решит выйти из отпуска по уходу с начала нового года.

Если предположить, что все произойдет так, как она вам сейчас сообщила (она подаст заявление на отпуск с 30.08.2020 с последующим увольнением), то к 30 августа 2020 г. вы посчитаете имеющийся у работницы стаж для отпускаст. 121 ТК РФ:

•06.03.2017—20.11.2017 — период работы за рабочий год с 06.03.2017 по 05.03.2018 плюс время отпуска по беременности и родам (04.07.2017—20.11.2017);

•01.08.2018—08.10.2018 — период работы в режиме неполного рабочего времени.

Итого получается 10 месяцев 23 дня. Округляем до 11 месяцевп. 35 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.30 № 169.

Таким образом, сотруднице нужно будет предоставить перед увольнением 16 дней отпуска (11 мес. х 2,33 дн. – 10 дн. (отгулянных в июне 2017 г.) = 15,6 календ. дн., округляем в пользу работницыПисьмо Минздравсоцразвития от 07.12.2005 № 4334-17).

Последний день отпуска 15 сентября 2020 г. будет у нее последним днем работы.

Понравилась ли вам статья?

• Почему оценка снижена?
• Есть ошибки
  Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
• Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
• Нет ответа по поставленные вопросы
• Аргументы неубедительны
• Ничего нового не нашел
• Нужно больше примеров
• Тема не актуальна
• Статья появилась слишком поздно
• Слишком много слов
• Другое
  Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300

Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

• я подписчик электронного журнала

  Авторизоваться
• я не подписчик, но хочу им стать

  Подписаться
• хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика

  Получить демодоступ