Как учитывать расходы на каршеринг для сотрудников | Журнал «Главная книга» | № 8 за 2019 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 апреля 2019 г.

Содержание журнала № 8 за 2019 г.
ОСН УСН ЕНВД ЕСХН ПСН
И.В. Кравченко,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
Услуги каршеринга стали довольно популярными. Многие компании разрешают своим сотрудникам пользоваться этим сервисом для служебных поездок. Алгоритм простой: сотрудник арендует автомобиль через мобильное приложение, оплачивает поездку, а работодатель компенсирует ему эти траты. О том, как учесть такие компенсации и какие потребуются документы, чтобы списать их в налоговом учете, читайте ниже.

Как учитывать расходы на каршеринг для сотрудников

Затраты на каршеринг: налоговый учет в разных ситуациях

Каршеринг — это предоставление транспортных средств в краткосрочную (до 24 часов) аренду на основе поминутной тарификацииразд. 1 Требований, утв. Приказом Департамента транспорта и развития дорожно-транспортной инфраструктуры г. Москвы от 02.09.2015 № 61-02-283/5.

Для организации плюсы использования работниками услуг каршеринга для поездок по служебным делам налицо: не нужно оплачивать топливо, парковку, страховку, платить транспортный налог и т. д. Но как быть с учетом таких расходов?

Условно все ситуации, в которых сотрудники могут воспользоваться услугами поминутной аренды автомобилей, можно разделить на три группы.

Группа 1. Каршеринг в командировке. Взять машину в каршеринг сотрудники могут как для проезда к аэропорту/вокзалу либо обратно (и в пункте отправления, и в пункте назначения), так и для ее использования в месте командирования. И если в первом случае затраты на услуги каршеринга работодатель обязан возместить работнику (это требование законодательства), то, чтобы поездки на каршеринговых автомобилях в месте командирования были оплачены за счет компании, сотрудник должен заручиться согласием руководстваст. 167, ч. 1 ст. 168 ТК РФ; п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Налоговый кодекс позволяет учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, затраты на проезд работника к месту командировки и обратноподп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Каких-либо ограничений по видам транспорта, которыми сотрудник вправе пользоваться для служебных поездок, ни Трудовой, ни Налоговый кодексы не содержат. А значит, оплату услуг каршеринга для проезда к аэропорту/вокзалу либо обратно можно учесть в составе командировочных расходов.

Что касается поездок в месте командирования, то тут сложнее, ведь прямо в НК РФ про возможность учета таких расходов не сказано. Однако перечень расходов на командировки в Кодексе является открытым, поэтому, полагаем, учесть в их составе можно и каршеринговые расходы в период командировкиподп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Ведь согласно трудовому законодательству к числу командировочных расходов могут быть отнесены и иные расходы работника, согласованные с работодателемч. 1 ст. 168 ТК РФ.

Кроме того, расходы на краткосрочную аренду автомобилей налоговики обычно расценивают как расходы на такси. А учитывать для целей налогообложения такие расходы в период командировки не запрещено при условии их документального подтверждения и экономической обоснованностиПисьма Минфина от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720.

Таким образом, учесть суммы компенсации проезда по услуге каршеринга в налоговых расходах можно как общережимникам, так и упрощенцам.

Облагать НДФЛ и взносами суммы компенсации работнику таких расходов не нужноп. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ; Письма Минфина от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 28.06.2016 № 03-04-06/37671.

Пользуетесь ли вы каршерингом

Группа 2. Каршеринг для «разъездных» работников. Сотрудникам, постоянная работа которых ведется в пути или имеет разъездной характер, должны возмещаться расходы, связанные с поездками по служебным деламст. 168.1 ТК РФ. Ограничений по видам транспорта, которыми можно пользоваться для служебных поездок, нигде нет, а значит, и каршеринговые машины могут быть использованы в качестве служебного транспорта (по аналогии с такси)Письмо Минфина от 20.10.2017 № 03-03-06/1/68839.

В таком случае затраты организации, связанные с использованием работниками услуг каршеринга, могут быть учтены как расходы на содержание служебного транспорта и при ОСН, и при УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы»подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Кстати сказать, учесть каршеринговые расходы общережимники могут и по другому основанию. Ведь суммы возмещения за услуги каршеринга по сути своей относятся к компенсации затрат, связанных с выполнением работниками своих трудовых обязанностей, а значит, их можно учесть и как другие расходы, связанные с производством и (или) реализациейподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 06.07.2018 № 03-04-05/46903, № 03-04-05/46898, от 25.10.2013 № 03-04-06/45182.

А вот у упрощенцев подобной возможности для маневра нет, ведь таких затрат нет в закрытом перечне расходов, признаваемых при определении налоговой базы.

В любом случае для того, чтобы учесть затраты на каршеринг в налоговых расходах, нужно:

подтвердить экономическую обоснованность затрат, прописав в трудовых договорах сотрудников разъездной характер работы, возможность компенсации услуг каршеринга и размер возмещения или закрепив эти положения в локальном акте (коллективном договоре);

запастись документами, подтверждающими расходы.

При выполнении этих условий облагать НДФЛ и страховыми взносами суммы компенсации трат на каршеринг не придетсяПисьмо Минфина от 20.07.2018 № 03-04-05/51201. А вот если подтверждающих расходы документов не будет, то на выплачиваемые суммы придется начислить НДФЛ и страховые взносы, ведь в таком случае теряется компенсационный характер этих выплат.

Группа 3. Каршеринг для офисных работников. Совершать поездки с использованием каршеринга в служебных целях могут, например, руководители подразделений (на деловые встречи) или бухгалтеры (в налоговую инспекцию либо банк и т. д.). Возмещать расходы на поездки таким сотрудникам работодатель не обязан, но вправе это делать.

В таком случае если возможность использования услуг каршеринга за счет компании закрепить в локальном акте, то для целей налогообложения компенсацию проезда можно учесть в налоговых расходах как при ОСН, так и при УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы»п. 26 ст. 270, п. 25 ст. 255, подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181.

По мнению налоговиков, с компенсации проезда офисных работников следует удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы. Хотя с этим можно поспорить. Ведь фактически компенсация затрат на поездки в служебных целях доходом работника не является. Но если дело дойдет до суда, то предположить исход спора сейчас сложно, ведь судебная практика по этому вопросу пока не сложилась.

Внимание

Затраты на каршеринг учитывайте в налоговых расходах:

при ОСН — на дату утверждения руководителем авансового отчета или служебной записки;

при УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» — на дату утверждения руководителем авансового отчета (если услуги каршеринга оплачивались за счет ранее полученного аванса) или на дату выплаты работнику компенсации по служебной записке (если услуги оплачивались за счет собственных средств работника).

Чем подтвердить расходы на каршеринг

Для учета затрат на оплату услуг каршеринга в налоговых расходах вам понадобятся следующие документы.

1. Договоры, заключенные работниками с каршеринговыми организациями. Прежде чем воспользоваться услугами каршеринга, сотрудники должны стать абонентами каршеринговых компаний, пройдя соответствующую процедуру регистрации. Итогом ее будет подписание договора аренды транспортного средства. Он-то и подтвердит право работника использовать автомобиль.

Правда, сейчас многие компании (к примеру, BelkaCar, Яндекс.Драйв) лично договор не подписывают. Им достаточно обмена электронными данными при регистрации, чтобы открыть доступ физлицу к личному кабинету и разрешить аренду автомобилей. Поэтому зачастую сам договор аренды транспортного средства носит неперсонифицированный характер. Найти его можно либо в личном кабинете мобильного приложения, либо на официальных сайтах каршеринговых компаний.

Поэтому если ваши сотрудники пользуются услугами именно таких организаций, то попросите их, помимо договора, представить еще и скриншот из личного кабинета с информацией о пользователе. Это подтвердит факт того, что работник действительно зарегистрирован в системе и имеет право пользоваться услугами краткосрочной аренды автомобилей.

2. Платежные документы. Поездки оплачиваются автоматически с банковской карты работника, привязанной к личному кабинету, согласно выбранному тарифу. А после завершения поездки на электронную почту, используемую при регистрации, направляется онлайн-чек за поездку. Посмотреть и распечатать чек работник также может в личном кабинете. Чек подтвердит фактическое перечисление денег работником за услуги каршеринга.

Обращаем ваше внимание, что некоторые компании снимают деньги во время поездки частями. К примеру, Яндекс.Драйв списывает со счета по 314,15 руб. при аренде автомобилей экономкласса, а после завершения аренды со счета снимается итоговый остаток. В связи с этим компания выставляет не один чек, а несколько (на каждую сумму). Поэтому, если работник представит в бухгалтерию несколько чеков за одну поездку, не удивляйтесь.

Более подробную информацию (в том числе ф. и. о. работника, которых в чеке нет) о списаниях за поездки можно посмотреть в банковской выписке работника, которую, кстати, будет нелишним попросить у сотрудника.

Справка

Оштрафовать водителя каршерингового автомобиля могут не только сотрудники ГИБДД, но и операторы каршеринга. Например:

за отключение или повреждение датчиков, следящих за манерой езды водителя, штраф до 300 тыс. руб.;

за передачу управления машиной другому лицу — в среднем 100—200 тыс. руб.;

за парковку на газоне — до 100 тыс. руб.;

за выезд за пределы разрешенной оператором зоны — в среднем 10 тыс. руб.;

за курение в салоне — от 2 до 5 тыс. руб.;

за возврат машины с пустым бензобаком — от 500 до 2000 руб.

Имейте в виду, если компания решит компенсировать работнику траты на оплату таких штрафов, то учесть их в целях налогообложения не получится.

3. Отчеты о поездках. Этот документ сотрудник может найти в личном кабинете в разделе «Поездки»/«История поездок» и подать в бухгалтерию в виде скриншота.

В указанном разделе отражаются карточки всех предыдущих поездок, нажав на которые можно увидеть подробный отчет об автомобиле и о поездке. Как правило, в отчете содержится информация о дате и времени совершения поездки, об адресах ее начала и окончания, о времени в пути и стоимости.

Также такой отчет некоторые каршеринговые компании (например, BelkaCar, TimCar) после совершения поездки дополнительно отправляют на электронную почту, используемую сотрудником при регистрации. Но в этом отчете может не быть информации о маршруте. Поэтому, если сотрудник решит распечатать с электронной почты такой неполный отчет, попросите его приложить к нему скриншот маршрута из личного кабинета.

Такая детальная информация поможет компании подтвердить служебный характер поездки и доказать обоснованность понесенных расходов.

По статистике, средняя продолжительность каршеринговой поездки по Москве составляет 23 минуты

По статистике, средняя продолжительность каршеринговой поездки по Москве составляет 23 минуты

4. Авансовый отчет (при необходимости). Он потребуется для подтверждения расходования денег организации (ИП), в случае если суммы на оплату услуг каршеринга выдаются сотрудникам заранее.

5. Служебные записки работников (при необходимости). Если оплата поездок происходит за счет личных средств работника, а не за счет аванса, выданного ранее работодателем, то для получения компенсации каршеринговых трат сотруднику необходимо написать служебную записку и приложить к ней оправдательные документы.

Такие записки помогут доказать целесообразность расходов на каршеринг. В записке необходимо указать цель поездки, маршрут, аргументы, обосновывающие необходимость использования услуг каршеринга, сумму, в которую обошлась поездка. А после руководитель должен утвердить записку, сделав, к примеру, отметку «Утверждаю. Бухгалтерии — оплатить» и поставив дату и свою подпись.

Отметим, что среди наиболее распространенных причин использования услуг каршеринга можно выделить следующие: поздний (ранний) вылет (прилет), удаленность аэропорта (вокзала) от места пребывания, высокая ценность перевозимого работником имущества (документов) или его значительный вес (количество), отсутствие служебного транспорта у компании, срочный характер служебного поручения, невозможность воспользоваться иными средствами передвижения и т. д.

Все это может быть использовано работником в качестве обоснования производственной необходимости расходов на каршеринговые услуги.

К примеру, служебная записка об оплате услуг каршеринга в командировке может быть составлена следующим образом (скачать бланк).

Генеральному директору ООО «Альфа»
Мурзаеву А.А.
от юрисконсульта
Ворониной А.А.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
07.03.2019

В соответствии с Приказом от 01.03.2019 № 44 в период с 04.03.2019 по 06.03.2019 я находилась в служебной командировке, где проводила подготовительную работу перед заключением контракта. Поскольку вылет в командировку был совершен в позднее время суток и добраться до аэропорта общественным транспортом было невозможно, мне пришлось воспользоваться услугами поминутной аренды автомобилей (каршерингом). Стоимость поездки составила 745 руб. Прошу компенсировать мне эти траты.

К служебной записке прилагаю документы, подтверждающие использование услуг краткосрочной аренды автомобилей:
— договор с каршеринговой компанией;
— скриншот страницы личного кабинета;
— детальный отчет о поездке;
— онлайн-чек;
— выписку с банковского счета.

Юрисконсульт
 
А.А. Воронина

Если же компенсация услуг каршеринга в вашей организации — дело распространенное, то советуем закрепить возможность использования услуг краткосрочной аренды автомобилей в служебных целях работниками в локальном акте, например в положении о каршеринге. Рекомендуем отметить в документе:

кто из работников (с указанием перечня работ, профессий, должностей и т. п.) и в каких случаях (например, в командировках) вправе пользоваться каршерингом за счет компании;

какие траты и при каких условиях компания будет компенсировать сотрудникам;

какие документы должны представлять работники в бухгалтерию после совершения поездки и др.

К примеру, некоторые из этих пунктов могут выглядеть так.

Положение о каршеринге

...

5. Сотрудникам, пользующимся услугами поминутной аренды автомобилей, работодатель возмещает только стоимость аренды транспортного средства в соответствии с тарифом, установленным в договоре с каршеринговой организацией. Прочие расходы (в том числе штрафы за нарушение правил пользования каршеринговым автомобилем, правил дорожного движения, за утрату документов и т. д.) не компенсируются.

...

10. Для получения денежной компенсации за совершенные в служебных целях поездки на каршеринговых автомобилях работник должен представить в бухгалтерию подтверждающий расходы комплект документов:
— договор аренды транспортного средства, заключенный работником с каршеринговой организацией, и (или) скриншот страницы личного кабинета;
— платежные документы;
— отчет о поездке;
— служебную записку с указанием цели поездки.

Чем подробнее будет составлено положение о каршеринге, тем меньше появится поводов для споров не только с контролирующими органами, но и с работниками касательно компенсации расходов на проезд.

Вместо положения о каршеринге компания может зафиксировать факт использования каршеринговых автомобилей в качестве служебного транспорта соответствующим распорядительным документом организации (приказом или распоряжением директора). В нем также следует прописать порядок возмещения работникам трат на услуги каршеринга. Составить этот документ можно, к примеру, так (скачать бланк).

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
111673, г. Москва, ул. Суздальская, д. 20
ИНН 7720123456/КПП 772001001

Приказ № 15к

г. Москва

27.02.2019

Об использовании услуг каршеринга в служебных целях

В связи с необходимостью оперативного решения производственных вопросов, руководствуясь ст. 164 Трудового кодекса Российской Федерации,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Разрешить с 27 февраля 2019 г. использование услуг каршеринга для поездок в служебных целях работникам, перечисленным в Приложении 1 к настоящему Приказу, в случаях, перечисленных в Приложении 2 к настоящему Приказу.

2. Расходы на оплату услуг каршеринга в служебных целях возмещать работникам на основании документов, подтверждающих эти затраты, в размере стоимости аренды транспортного средства в соответствии с тарифом, установленным в договоре с каршеринговой организацией.

3. Главному бухгалтеру обеспечить компенсацию работникам расходов на услуги каршеринга в служебных целях на основании служебной записки работника с приложенными к ней документами, подтверждающими затраты.

4. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

Генеральный директор
 
А.А. Мурзаев

* * *

В бухучете каршеринговые траты включайте в состав расходов по обычным видам деятельностипп. 5, 7 ПБУ 10/99 и отражайте так:

Дт 71 – Кт 50 (51) — на дату выдачи денег под отчет (если деньги на услуги каршеринга выдавались авансом);

Дт 26 – Кт 71 — на дату утверждения авансового отчета или служебной записки;

Дт 71 – Кт 50 (51) — на дату окончательного расчета: выплаты перерасхода по авансовому отчету или выплаты возмещения каршеринговых трат работнику;

Дт 50 (51) – Кт 71 — на дату возврата работником остатка аванса.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
Дивидендные вопросы
КОРОНАВИРУС
ПОЛЕЗНОЕ
Электронные трудовые книжки_семинар
ОПРОС
Как вы думаете, будет ли повторно введена массовая самоизоляция?
Да, по всей России
Да, но лишь в некоторых регионах
Нет
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.4%
июль 2020 г.
45000000
Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

4.25%
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
РеспектЭлектронные трудовые книжки
Содержание
Нужное