У организации есть автомобиль: как оформить его использование сотрудником
Определяем правила использования корпоративного автотранспорта
Организация может купить или арендовать автомобиль и использовать его в своей деятельности. Перед тем как предоставить служебный автомобиль своему сотруднику, надо определить, кто и на каких условиях будет им пользоватьсяп. 2 ст. 209 ГК РФ.
Если автомобилей у организации немного, то условия их использования можно прописать в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с конкретным сотрудникомстатьи 57, 72, 74 ТК РФ. Однако это может быть не всегда удобно, так как для внесения изменений в трудовой договор, касающихся использования авто, сотрудника придется письменно уведомлять о предстоящих изменениях за 2 месяца и указывать их причины.
Поэтому удобнее разработать локальный нормативный акт, например положение об использовании служебного транспорта (в том числе и в ситуации, когда у организации целый автопарк)статьи 8, 22, 248 ТК РФ. И в нем все подробно прописать, в частности:
•категории сотрудников, которые могут использовать служебный автотранспорт;
•цели использования автотранспорта;
•расходы, которые оплачивает организация в зависимости от класса автомобиля и категории сотрудника, а также их размеры. Например, расходы на ремонт автотранспорта и его техобслуживание, затраты на ГСМ;
•политику организации в отношении ДТП (кто и в каком порядке будет возмещать ущерб пострадавшим);
•порядок уплаты штрафов за нарушение работником ПДД;
•порядок отчетности об использовании автомобиля (правила оформления путевых листов, авансовых отчетов).
Дополнительно можно прописать правила эксплуатации автомобиля (если это для организации актуально), например разрешение/запрет:
•на использование служебного автомобиля в личных целях;
•на выезд за пределы региона — места нахождения организации;
•на парковку автомобиля вне охраняемых стоянок;
•на использование неисправного автомобиля;
•на передачу автомобиля третьим лицам.
Приведем фрагмент такого положения.
2.1. Служебный автотранспорт используется сотрудниками организации только для целей, связанных с исполнением должностных обязанностей.
2.2. С целью оперативного решения служебных вопросов, связанных с исполнением должностных обязанностей, сотрудники организации могут использовать служебный автотранспорт в нерабочее время, в выходные, праздничные дни.
2.3. Право на управление автомобилем имеют:
— сотрудник в должности водителя;
— сотрудник в другой должности, в непосредственное управление которому предоставлен автомобиль.
2.4. Общим условием допуска сотрудника к управлению служебным автомобилем является наличие у него водительского удостоверения категории, соответствующей типу автомобиля.
2.5. На всех лиц, указанных в п. 2.3, оформляется путевой лист. Путевой лист выписывается на автомобиль перед выездом.
2.6. В случае использования автотранспорта сверх установленного режима работы, а также срочных выездов сотрудник делает запись в путевом листе.
2.7. Движение автомобилей в пределах Ленинградской области осуществляется по служебной необходимости, выезд автомобиля за пределы осуществляется только с оформлением служебной командировки.
2.8. Оставление автомобиля без присмотра, парковка вне охраняемых стоянок запрещаются.
