Оформляем и оплачиваем время простоя

Документируем начало и окончание простоя

Для правильной оплаты времени простоя и для учета в «прибыльных» расходах сумм такой оплаты необходимо задокументировать факт, период и причины временной приостановки работы отдельных работников, подразделений компании или всей фирмы.

Законодательных требований к оформлению простоя нет. Поэтому можете самостоятельно решить, как оформить приостановку деятельности в каждом конкретном случае.

Составляем акт о простое

Такой документ составьте, когда простой возник в связи с незапланированным происшествием.

Допустим, поставщик не привез комплектующие или в цехе был пожар и пострадало оборудование, на восстановление которого уйдет какое-то время. То есть когда нужно незамедлительно зафиксировать факт, который привел к простою.

Кстати, акт может понадобиться в дальнейшем при проведении служебного расследования (в частности, с целью привлечения к материальной ответственности виновного лица).

Издаем приказ об объявлении простоя

Назвать приказ можно и по-другому, допустим — приказ о приостановлении деятельности компании. Но такой документ нужен обязательно и всегда — независимо от того, неожиданно возник простой или он был запланирован (предположим, предвидится обычный сезонный спад спроса и руководитель собирается временно приостановить производство).

В приказе об объявлении простоя нужно:

•обосновать причину введения режима простояАпелляционное определение Свердловского облсуда от 06.07.2016 № 33-11505/2016;

•указать, если уже известно, по чьей вине произошла приостановка работы компании;

•установить, в каком размере нужно оплатить простой.

Кстати, приказ о простое будет распространяться и на дистанционных сотрудников, если приостановка деятельности компании или подразделения будет мешать выполнению их работы. Допустим, офис ремонтируется, работников нет на местах и отсутствует техническая возможность давать задания дистанционным сотрудникам.

Всех работников, которые простаивают, нужно ознакомить с приказом об объявлении простоя под роспись. Дистанционщикам можно выслать приказ в электронном виде.

Уведомляем о простое орган занятости

Если речь идет о простое в работе всей компании, о нем придется сообщить в орган занятостип. 2 ст. 25 Закона от 19.04.91 № 1032-1; Письмо Роструда от 19.03.2012 № 395-6-1 (п. 6). Уведомление можно составить в произвольной форме и отправить его в течение 3 рабочих дней после издания приказа о простоеп. 2 ст. 25 Закона от 19.04.91 № 1032-1.

Наказать за неподачу такого уведомления могут, если орган занятости выявит нарушение в течение 3 месяцев со дня, следующего за днем истечения трехдневного срока на подачу уведомленияст. 19.7, ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ; п. 14 Постановления Пленума ВС от 24.03.2005 № 5. Тогда оштрафуют за непредставление или несвоевременное представление в госорган сведений, представление которых предусмотрено закономст. 19.7 КоАП РФ:

•организацию — на сумму 3000—5000 руб.;

•руководителя — на сумму 300—500 руб.

В профсоюз об объявлении простоя сообщать не нужно.

Издаем приказ об окончании простоя

Если дата окончания приостановки работы была известна сразу, ее указали в приказе об объявлении простоя и его не продлевали, то отдельного документа о прекращении простоя издавать не нужно.

А вот если в приказе об объявлении простоя не указано, когда окончится простой, то о возобновлении работы нужно издать приказ. В нем надо указать, с какой даты простаивавшие сотрудники должны выйти на работу. С таким приказом работников тоже нужно ознакомить под роспись.

Уведомляем работников об окончании простоя

Если на время простоя вы распускали работников по домам, то заранее разошлите им уведомления о дате, с которой нужно будет приступить к работе. При явке работников дайте им на ознакомление и подпись приказ об окончании простоя.

Заполняем табель учета рабочего времени

Введите в табель дополнительную графу на случай, если простой будет длиться не весь рабочий день.

В табеле учета рабочего времени простой отражается так:

•если это простой по вине работодателя, то кодом «РП» или «31»;

•если это простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя, то кодом «НП» или «32».

Под кодами поставьте количество часов простоя или работы в конкретный день, если в этот день сотрудник успел поработать.

Оплачиваем время простоя, возникшего по вине работодателя

На основании приказа об объявлении простоя и табеля учета рабочего времени рассчитайте работникам (в том числе и совместителям) оплату времени простоя.

Оплачивайте простой в размере не ниже, чем предусмотрено в Трудовом кодексе.

Шаг 1. Посчитайте средний заработок сотрудникапп. 9, 13 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922:

•если в компании не ведется суммированный учет рабочего времени, то для расчета понадобится средний дневной заработок;

•если в компании ведется суммированный учет рабочего времени, то нужен средний часовой заработок.

Шаг 2. Посчитайте размер оплаты простоя по вине работодателя.

Если в компании не ведется суммированный учет рабочего времени, то по формуле:

При этом если простой длился не весь рабочий день, то рассчитать продолжительность простоя нужно так:

Если же в компании ведется суммированный учет рабочего времени, то используйте такую формулу:

Оплачиваем время простоя, возникшего по причинам, не зависящим от работодателя и работника

Рассчитывайте оплату простоя:

•или исходя из месячной тарифной ставки (оклада):

•или исходя из дневной тарифной ставки:

При этом, если простой длился не целый рабочий день, а несколько часов, нужно рассчитать часовую часть оклада или дневной ставки. Как это сделать, мы писали в , 2016, № 11, с. 41;

•или исходя из часовой тарифной ставки:

В коллективном или трудовом договоре может быть установлен более высокий размер оплаты времени простоя, чем это предусмотрено ТК РФст. 157 ТК РФ.

Учитываем оплату времени простоя

Выплаты работникам за время простоя:

•учитывайте в составе внереализационных расходов для целей налогообложения прибылиподп. 3, 4 п. 2 ст. 265 НК РФ;

•облагайте НДФЛ и страховыми взносами. Причем взносы в ПФР с выплат работникам, занятым на работах с вредными, тяжелыми и опасными условиями труда, исчисляются по дополнительным тарифам независимо от присутствия или отсутствия работника на рабочем месте в период простояподп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 210 НК РФ; Письмо Минтруда от 20.01.2015 № 17-3/В-14.

В бухучете при оплате времени простоя нужно сделать такие проводки.

Содержание операции	Дт	Кт
Начислена оплата времени простоя работникам	20	70
Начислены страховые взносы	20	69
Удержан НДФЛ с суммы выплаты за время простоя	70	68
Оплачено время простоя	70	50 (51)

* * *

Кстати, если в компании начинается сокращение штата и руководитель вводит режим простоя для сокращаемых работников до прекращения с ними трудовых договоров, суд может расценить это как способ уменьшить выходное пособие таким работникамст. 180 ТК РФ; п. 17 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2; Апелляционное определение Новосибирского облсуда от 02.04.2015 № 33-2769/2015г..