Прощаемся с бумажной трудовой книжкой | Журнал «Главная книга» | № 21 за 2019 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 25 октября 2019 г.

Содержание журнала № 21 за 2019 г.
ИНТЕРВЬЮОСН | УСН | ЕНВД | ЕСХН | ПСН
Беседовала М.А. Кокурина,
старший юрист
С 2020 г. планируется переход к составлению сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде, что постепенно полностью заменит привычную бумажную трудовую книжку. О новшествах в кадровом документообороте, ожидающих работников и работодателей, мы побеседовали с Иваном Ивановичем Шкловцом, заместителем руководителя Федеральной службы по труду и занятости.

Прощаемся с бумажной трудовой книжкой

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

— Иван Иванович, объясните, пожалуйста, что будут включать в себя «сведения о трудовой деятельности работника», которые в народе уже получили название электронной трудовой книжки? И где будут размещаться такие сведения?

— С 2020 г. сведения о работе, которые традиционно вносятся в трудовые книжки, будут формироваться в электронном виде и называться «сведения о трудовой деятельности работника». Это основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, включающая сведения о работнике, о выполняемой им работе, о переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника, а также об основаниях прекращения трудового договора.

Сведения о трудовой деятельности будут представляться работодателем в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации.

— Но получается, что не все сведения из бумажной версии книжки будут фигурировать в электронной версии?

— Да, это так. Для передачи сведений в ПФР подготовлена форма (СЗВ-ТД), объем сведений которой максимально приближен к сведениям, содержащимся в трудовой книжке. Их достаточно для формирования пенсионных прав работника. Однако есть и отличия. В отчете не будет сведений об образовании, обучении, награждениях и ряда других, присутствующих в трудовой книжке. Идентификация работника будет проводиться по номеру СНИЛС.

Если, например, работник пожелает довести до нового работодателя информацию о своих заслугах на прежних местах работы, он может принести оттуда копии приказов о поощрениях и награждениях.

А если новый работодатель захочет удостовериться в подлинности документов о профессиональном или дополнительном профессиональном образовании, он сможет с согласия работника запросить необходимую информацию в учебном заведении или самостоятельно проверить ее на сайте Рособрнадзора, заполнив специальную форму, либо в Федеральном реестре сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обученииПравила, утв. Постановлением Правительства от 26.08.2013 № 729.


В электронной трудовой книжке будут отражаться только сведения, необходимые для формирования пенсионных прав работника.


— С какого момента переносить данные из бумажной трудовой книжки в электронный аналог? С самого начала трудовой деятельности работника?

— Нет. Нужно будет перенести из трудовой книжки сведения за период работы у работодателя начиная с 1 января 2020 г.проект закона № 748744-7

Например, в середине 2020 г. к вам выйдет сотрудник, который впервые устроился на работу в 2001 г. и с периодичностью раз в год/в два года менял место работы. Все эти сведения не нужно вносить в электронную систему. В нее перенесете только сведения о работодателях, у которых он трудился начиная с 1 января 2020 г.

— Если человек впервые устраивается на работу после 1 января 2020 г., ему нужно будет заводить трудовую книжку на бумажном носителе?

— Да. Следующий год будет переходным, и работникам, впервые устраивающимся на работу в течение 2020 г., трудовые книжки будут по-прежнему оформляться в бумажном виде.

С 1 января 2021 г. сведения о трудовой деятельности людей, впервые поступающих на работу, будут формироваться уже только в электронном виде и трудовая книжка на указанных работников оформляться не будет.

— Каким образом работодатель при приеме на работу сотрудника получит сведения о его предыдущем месте работы, должности и периоде работы?

— В 2020 г. сведения о предыдущих местах работы работодатель еще сможет узнать из трудовой книжки, которую работник будет предъявлять при приеме на работу. В дальнейшем доступ к полным сведениям о трудовой деятельности будет иметь сам работник.

При увольнении прежний работодатель будет обязан выдать работнику сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая техническая возможность). Эта поправка предусмотрена в ТК РФпроект закона № 748684-7.

А при приеме на работу новый работодатель, помимо прочего, вправе потребовать у работника такие документы:

в 2019 г. — трудовую книжкуст. 65 ТК РФ;

с 2020 г. — сведения о трудовой деятельности, например, в виде справки в распечатанном виде либо в электронной форме с цифровой подписью.

Другими словами, при трудоустройстве гражданин будет обязан передавать эти сведения новому работодателю. Если по какой-то причине он не получил их у бывшего работодателя, гражданин вправе обратиться за сведениями о своей трудовой деятельности в отделение ПФР, в МФЦ или получить их через личный кабинет на сайте ПФР или на портале госуслуг.

— Новый работодатель сам не сможет запрашивать у предшествующего работодателя сведения о трудовой деятельности соискателя или принимаемого на работу нового сотрудника?

— Сможет, но только с письменного согласия трудоустраивающегося к нему работника. Так как передача прежним работодателем новому работодателю сведений о трудовой деятельности является передачей персональных данных третьему лицу.

— Какое заверение работодателем сведений о трудовой деятельности будет считаться надлежащим? Будут ли для такого заверения какие-то особые требования?

— Пока введение особых требований к заверению сведений о трудовой деятельности не предполагается.

Оформлять сведения в бумажном виде следует обычной отметкой о заверении, которая включаетп. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу...»:

слово «Верно»;

наименование должности лица, заверившего сведения, его собственноручную подпись и ее расшифровку;

дату заверения выписки из документа.

Сведения в электронном виде будут предоставляться, очевидно, по форме, приближенной к статистическому отчету.

— Работодателю нужно будет как-то специально готовиться к переходу на электронные трудовые книжки?

— Да. Ряд мероприятий потребуется провести уже в 2019 г. К примеру, нужно:

установить программное обеспечение для передачи сведений в ПФР;

завести адрес электронной почты, на который работники будут направлять запросы о предоставлении им сведений о трудовой деятельности;

проверить локальные нормативные акты, регулирующие вопросы ведения трудовой книжки, в частности дополнить их положениями, связанными с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде и постепенным уходом от бумажных трудовых книжек;

разработать и утвердить формы уведомления работников о переходе на электронные трудовые книжки и заявления для сотрудников, которые изъявят желание продолжать вести бумажную трудовую книжку.

Работники, которые хотят, чтобы и после 2020 г. их трудовая книжка велась в бумажном виде, должны подать своему работодателю соответствующее заявление

Работники, которые хотят, чтобы и после 2020 г. их трудовая книжка велась в бумажном виде, должны подать своему работодателю соответствующее заявление

— Предположим, работник написал заявление о том, чтобы его трудовую книжку продолжали вести в бумажном виде. Для работодателя это означает, что он обязан и электронные сведения о трудовой деятельности сотрудника подавать, и его бумажную книжку заполнять?

— Да. Начиная с 2020 г. работодатели будут обязаны:

письменно уведомить всех работников о переходе на электронные трудовые книжки, в том числе разъяснить сотрудникам право подать в течение 2020 г. заявление о продолжении ведения трудовых книжек;

подавать в ПФР сведения о трудовой деятельности всех своих работников в электронном виде;

продолжать вести бумажные трудовые книжки в установленном порядке.

— А что нужно будет делать с бумажной трудовой книжкой тех работников, которые не напишут заявление о продолжении ведения такой книжки?

— Если в течение 2020 г. кто-то из работников такое заявление не подаст, начиная с 1 января 2021 г. им нужно будет выдавать трудовые книжки на руки. И работодатель освобождается от ответственности за их хранение.

Если работник не сможет по каким-либо причинам получить трудовую книжку, нужно будет направить ему по месту жительства уведомление о необходимости ее получения или дачи согласия на направление трудовой книжки по почте. При отсутствии такого согласия работодатели обязаны будут продолжать хранить трудовые книжки у себя.

— Когда и каким образом будет прекращено ведение трудовых книжек на бумажном носителе?

— Как я уже сказал, в отношении работников, которые в течение 2020 г. не изъявят желание продолжать вести бумажные трудовые книжки, они перестанут вестись с 2021 г.

Для работников, подавших заявление о продолжении ведения их бумажных трудовых книжек, книжки нужно будет вести до окончания 2026 г.

Предполагается, что начиная с 2027 г. формирование сведений о трудовой деятельности будет осуществляться только в электронном виде. Трудовые книжки на бумаге не будут вестись вообще.

— Будут ли установлены сроки, в течение которых работодатель обязан хранить сведения о трудовой деятельности уволившегося работника?

— В настоящее время срок хранения трудовых книжек установлен Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и составляет 75 лет, если трудовая книжка не вручена работнику или не востребованап. 664 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Пока изменений по срокам хранения таких документов не принято.

Все сведения о трудовой деятельности работников являются составной частью индивидуального лицевого счета застрахованного лица, поэтому на эти сведения распространяется порядок хранения, предусмотренный для индивидуального лицевого счета. Соответственно, сведения будут храниться в ПФР в течение всей жизни застрахованного лица.

Работодатели обязаны будут хранить сведения о трудовой деятельности работника после его увольнения в электронном виде в течение 3 лет. Этот срок будет установлен поправками в раздел 8 «Кадровое обеспечение» Приказа Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558.

— Какие сроки предполагаются для подачи в ПФР сведений о трудовой деятельности?

— Планируется утвердить новую форму отчета, который работодатели будут представлять в ПФР ежемесячно. Предполагается, что сведения по форме СЗВ-ТД каждый страхователь должен будет сдавать не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Таким образом, первый отчет за январь 2020 г. надо будет подать в феврале 2020 г.

C 1 января 2021 г. работодатели должны будут подавать в ПФР также сведения в случае приема на работу или увольнения не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме или увольнении работникапроект закона № 748744-7.

Из-за перехода на электронные трудовые книжки работодателям придется сдавать дополнительные отчеты в ПФР

Из-за перехода на электронные трудовые книжки работодателям придется сдавать дополнительные отчеты в ПФР

— Чтобы работодатели своевременно и в полном объеме передавали сведения о трудовой деятельности в ПФР, планируется ли ответственность за нарушение сроков или объема подачи такой информации?

— В Кодекс об административных правонарушениях предлагается ввести новый состав правонарушения за непредставление или представление недостоверных сведений о трудовой деятельности работниковпроект закона № 748758-7.

Наказание за это правонарушение предусматривается в виде предупреждения. Однако при систематическом нарушении виновные могут быть привлечены к ответственности в виде штрафа.

— Кто будет штрафовать за несвоевременную или неполную подачу сведений о трудовой деятельности в ПФР?

— Привлекать к административной ответственности за такое нарушение будут органы государственной инспекции труда.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Кадры / оплата труда»:

2019 г.

2018 г.

2017 г.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ОПРОС
Хотели бы вы сменить профессию, по какой причине?
Да, работаю не по призванию
Да, плохо оплачивается
Да, отнимает слишком много сил и времени
Да, скучно
Да, сплошные стрессы и нервотрепка
Не думал (а) об этом
Нет, это профессия моей мечты
Нет, чувствую себя на своем месте
Вы в своем уме? Начать все заново?..
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

-0.21%
август 2019 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

20 195

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

6.5%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
ИПБ 2020АйСи Групп годовой отчет
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ