Новости Тренинги Типовые ситуации Калькуляторы Формы
Журнал Вебинары Календарь Консультации Форум Тесты
Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 8 апреля 2019 г.

Содержание журнала № 8 за 2019 г.
ОСН УСН ЕСХН ПСН ЕНВД
М.А. Кокурина,
старший юрист
В случае смены работником фамилии в трудовой договор достаточно от руки внести новую фамилию. А вот при потере трудового договора или порче трудовой книжки придется делать дубликаты таких документов.

Кадровые «нужно» и «можно»

Утерянный трудовой договор новым не заменяется

Не могу найти трудовой договор с работником. Трудится у нас давно, договор точно оформлялся, потому что у самого работника есть экземпляр на руках. Нужно ли делать новый договор от новой даты с указанием даты начала работы у нас?

— Не нужно. Делайте дубликат, то есть повторный экземпляр подлинника, полностью воспроизводящий его содержание: и дату, и все условия, установленные первоначально при приеме на работу. Если позднее были дополнительные соглашения к договору, которые тоже утеряны, то дублируйте и их.

Для этого попросите сотрудника принести его экземпляры и составьте себе точно такие же, если у вас не сохранилось электронных версий таких документов.

На повторном экземпляре договора должны поставить «живые» подписи обе стороны:

работник, с которым был оформлен трудовой договор;

работник, уполномоченный в организации подписывать трудовые договоры. Кстати, отметку «Дубликат» от руки или при помощи штампа лучше сделать, если новый экземпляр от работодателя будет подписывать человек, который еще не работал, когда оформлялся первоначальный договор. В иных случаях отметку о дублировании можно не ставить, замена утерянного договора новым экземпляром никак не выявится.

Смена фамилии не повод для оформления нового трудового договора

Работница сменила фамилию. Нужно ли переоформлять с ней трудовой договор?

— Не нужно. Также не нужно оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору.

Смена фамилии сотрудницей в связи со вступлением в брак не повод для заключения с ней нового трудового договора. Достаточно внести исправления в старый договор

Смена фамилии сотрудницей в связи со вступлением в брак не повод для заключения с ней нового трудового договора. Достаточно внести исправления в старый договор

Достаточно в договоре зачеркнуть старую фамилию, надписать над ней от руки новую, а также записать реквизиты нового паспорта и документа, на основании которого вы внесли такое изменение (например, свидетельства о перемене имени, свидетельства о браке или о расторжении брака)утв. Приказом Минюста от 13.08.2018 № 167. Такую надпись должен заверить работник, который ее вносил.

Не забудьте, что новую фамилию нужно вписать еще и в кадровые документы:

в трудовую книжку. На титульном листе надпишите новую фамилию, зачеркнув тонкой чертой старую. На внутренней стороне обложки книжки должны быть ссылка на изменяющие документы и подпись внесшего изменения работника;

в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

в лицевой счет и в личную карточку работника;

в график отпусков и в табель учета рабочего времени с нового месяца.

Кстати, банковскую карту из-за смены фамилии работник должен менять сам. Пока он не принесет вам новую карту на новую фамилию, зарплату ему вы должны будете платить на действующую карту. Поэтому в бухгалтерской программе фамилию работницы поменяете после того, как она принесет вам переоформленную на новое имя банковскую карту.

Нечитаемую трудовую книжку придется дублировать

В отделе кадров залили трудовую книжку чаем. Некоторые записи не читаются вообще. Нужно ли делать для работника новую трудовую книжку?

— Не нужно. Вы должны сделать дубликат книжки. Ваши действия такие.

Внимание

Поскольку трудовая книжка испорчена работодателем, с работника не нужно брать деньги за бланк дубликата.

Шаг 1. Составьте акт о порче трудовой книжки незамедлительно после происшествия. Запишите показания хотя бы двух свидетелей о том, где, когда и во сколько произошла порча, и соберите их подписи.

Шаг 2. Запросите в письменном виде у пострадавшего работника разрешение на отправку его персональных данных его бывшим работодателям, чтобы они подтвердили периоды работы у них. Пусть ответ сотрудник тоже даст письменный.

Шаг 3. Разошлите запросы о периодах работы сотрудника тем работодателям, чьи записи в трудовой книжке не читаются, или попросите работника принести имеющиеся у него документы о прежней работе (например, копии трудовых договоров или приказов о приеме на работу, об увольнении, о поощрениях).

Шаг 4. Получите новый бланк трудовой книжки и начните заполнять его. На титульном листеп. 1.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (далее — Постановление № 69):

в правом верхнем углу сделайте от руки надпись или поставьте штамп «Дубликат». При этом на титульном листе испорченной книжки, под ее номером, запишите: «Взамен выдан дубликат ТК № ___»;

внесите записи, действительные на момент заполнения дубликата. Например, последнюю фамилию работника.

Отразитеприложения 2, 3 к Инструкции, утв. Постановлением № 69:

получение бланка трудовой книжки — в приходно-кассовой книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

факты выдачи работнику испорченной книжки и оформления дубликата — в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Шаг 5. При получении ответов на запросы от прежних работодателей внесите все собранные сведения о работе сотрудника в дубликат книжки.

Не все журналы кадрового учета обязательны

Как определить, за отсутствие каких кадровых журналов или книг учета компанию могут оштрафовать? Можно ли обойтись, предположим, без журнала учета командированных работников, книги учета движения трудовых книжек или журнала медосмотров?

— Документы для учета событий кадровой жизни различаются по степени обязательности.

Степень 1. Обязательное наличие и форма ведения установлены законодательством. Такими документами являются:

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нееутв. Постановлением № 69;

журнал регистрации несчастных случаев на производствест. 230.1 ТК РФ; Постановление Минтруда от 24.10.2002 № 73.

За отсутствие таких документов или отсутствие в них необходимых записей трудинспекция может оштрафовать как за нарушение трудового законодательствач. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Что вдохновляет вас в работе

Степень 2. Обязанность учета события установлена законодательством, но в какой форме это сделать, решает работодательст. 68 ТК РФ; абз. 13 п. 8 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 12.04.2011 № 302н. Например, такими документами могут быть журнал учета направлений на медицинский осмотр, журнал ознакомления с локальными нормативными актами. То есть работодатель обязан фиксировать факт направления работников на медосмотр или ознакомления их с ЛНА компании, но будет ли делаться запись об этом в журнал, ведомость или лист ознакомления, не важно.

Штрафовать инспекция будет за нарушение трудового законодательства, если нет вообще никакого документа, допустим, содержащего подписи работников об ознакомлении с ЛНА. То есть нет подтверждения того, что работодатель выполнил свою обязанность по ознакомлению сотрудников со своими ЛНА при приеме на работу или при изменении этих актов.

Степень 3. Ведение журналов — право работодателя. Для удобства работы он может вести, например, журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки, регистрации приказов по личному составу, учета листков нетрудоспособности, учета выдачи справок. В частности, журнал учета трудовых договоров полезен тем, что по нему удобнее отслеживать сроки действия срочных трудовых договоров, чтобы исключить пропуск такого срока и превращение срочного договора в договор, заключенный на неопределенный срокстатьи 58, 59 ТК РФ.

За отсутствие этих журналов трудинспекция вправе оштрафовать только в случае, если вы установили их обязательное ведение в своем ЛНА, но не ведете ихстатьи 8, 22 ТК РФ.

Штатное расписание составляется не для работников

Принимаем сотрудника на работу. Нужно ли знакомить его со штатным расписанием?

— Не нужно. Потому что штатное расписание не относится к локальным нормативным актам, которые «непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника»Письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1 (п. 1).

Но проследите, чтобы размеры оклада сотрудника, доплат и надбавок к нему были указаны в трудовом договорест. 57 ТК РФ. А также чтобы перед подписанием трудового договора работник под роспись был ознакомлен и с должностными инструкциями, и с ЛНА, содержащими правила формирования суммы оплаты трудаст. 68 ТК РФ.

Главбуху можно передать право подписи в кадровой сфере

Руководитель хочет, чтобы главбух подписывал за него кадровые приказы. Можно ли так делать?

— Можно, если оформить такие полномочия одним из следующих способов.

Способ 1. Сделать главбуху доверенность на подписание кадровых документов, указав, к примеру, следующие «кадровые» полномочия.

Общество с ограниченной ответственностью «Долина ветра» (ООО «Долина ветра») в лице генерального директора Рябушкина Семена Петровича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает главного бухгалтера ООО «Долина ветра» Мельникову Анастасию Павловну (паспорт 45 00 106238 выдан 01.12.2004 ОВД «Крюково» УВД ЗелАО г. Москвы, код подразделения 772-104; зарегистрирована по адресу: г. Москва, ЗелАО, ул. Каменка, к. 1640, кв. 51) совершать от имени и в интересах ООО «Долина ветра» следующие действия:
— заключать, изменять, расторгать трудовые договоры с работниками ООО «Долина ветра» (далее — работники), а также договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности;
— издавать в отношении работников приказы по личному составу (о приеме на работу, о переводе на другую работу (должность), об увольнении, о применении дисциплинарного взыскания, о поощрении);
— назначать ответственных лиц за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, проведение служебных расследований;
— подписывать акты, заключения служебных расследований, справки, выдаваемые работникам, а также документы, предоставляемые в сторонние организации.

Нотариально заверять такую доверенность не требуется.

Вариант с доверенностью подходит, если вы хотите, чтобы кадрами занимался конкретный главбух. То есть при его увольнении другой человек на этой должности автоматически не получит такие полномочия.

Способ 2. Дополнить должностные полномочия главбуха. Для этого «кадровые» полномочия нужно прописатьст. 20 ТК РФ; Письмо Роструда от 08.04.2011 № 941-6-1; п. 12 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2:

в должностной инструкции главбуха, дополнив, например, раздел «Права главного бухгалтера». С новой редакцией инструкции нужно будет ознакомить главбуха под роспись;

в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Применение способа 2 будет означать, что новый главбух, который сменит уволившегося, будет обладать такими же полномочиями в кадровой сфере.

Приказ о повышении зарплаты необязателен

У нас повышается оклад по одной должности. Нужно ли издавать приказ о таком повышении?

— Это не обязательно. Но нужно оформить:

дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником, которому повышен оклад. В соглашении надо указать новый размер оклада и дату, с которой он будет выплачиваться;

приказ о внесении изменений в штатное расписание или об утверждении его в новой редакции.

Копию можно заменить выпиской

Можно не выдавать работнику запрошенную им копию приказа об отпуске, поскольку там есть сведения еще о нескольких сотрудниках?

— Можно, чтобы не нарушать правила защиты персональных данных других сотрудников, упомянутых в приказе. Сделайте из приказа выписку сведений, касающихся только этого работника, и предоставьте ее сотруднику не позднее 3 рабочих дней со дня подачи им запросаст. 62 ТК РФ.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку
Комментарии (0)

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала по теме:
Кадры / Оплата труда
Кадры / Оплата труда

2024 г.

№ 6
Из-за чего нужно обжаловать результаты внеплановой трудовой проверкиКак действовать при обжаловании результатов внеплановой трудовой проверкиТрудинспекторы получили доступ к налоговой тайне
№ 5
Для задержки зарплаты у работодателя нет никаких оправданийЗапрет на сокращение одиноких родителей: новые правилаМожно ли учесть в расходах серую зарплатуПриостановка работы из-за задержки зарплаты не спасет совместителя от увольнения
№ 4
Как оформить временного работника на замену двух декретницНесет ли в себе налоговые риски перечисление подотчета на зарплатные картыНужно ли компенсировать «сгоревшие» допвыходные по уходу за детьми-инвалидамиРазъяснения СФР: как правильно сообщать об удаленке и неполном рабочем времени по форме ЕФС-1Уточнен порядок выплаты компенсации за задержку зарплаты
№ 3
Испытательный срок не может длиться вечноКоснутся ли работодателя «возрастные» изменения в воинском учете в 2024 году
№ 2
Может ли работник передумать и взять за работу в выходные деньги вместо отгуловРасчеты с подотчетниками: разбираем вопросы о разном
№ 1
Накопление допвыходных родителем ребенка-инвалида: особые случаиПри простое все работники равныПрием на работу вахтовикаЧто влечет за собой повышение МРОТ

2023 г.

№ 24
Введен штраф за нарушение трудоохранных обязательств перед «вредниками»Допвыходные для ухода за детьми-инвалидами: копим и используемЗарплатно-премиальные вопросы: когда и сколько можно выплатить в декабреКак рассчитывается компенсация за вынужденный прогул
№ 23
Какие обязанности по воинскому учету есть у работодателяКвота по трудоустройству инвалидов: разъясняет Минтруд
№ 22
Ликбез для работодателя по организации воинского учета
№ 21
«Постмобилизационные головоломки» с решениямиДолжен ли работник принести работодателю справку о диспансеризацииМедосмотры работников: как организовать, оформить и учесть расходыУчебный отпуск прерывает основной отпуск
№ 20
Нужен ли новый медосмотр при переходе с одной вредной работы на другую
№ 19
В каких случаях работнику при увольнении положено выходное пособиеВнеплановый контроль: из-за чего может нагрянуть трудинспекцияЗарплатные даты: как правильно установить и соблюдатьПравила внепланового трудового контроля
№ 18
«Алиментные» ситуации: считаем, удерживаем, индексируемРеорганизация и сотрудники: кто, что и когда должен сообщить в СФР
№ 17
Как считать компенсацию за неотгулянный отпуск, если сотрудник отработал меньше годаКогда специалист, поступивший в магистратуру, сохраняет право на учебный отпускПравила военно-учетного поведения работодателя: за что новые штрафы
№ 15
Вводим дресс-код для работников с оглядкой на судебную практикуКак налоговики понимают, что работников маскируют под самозанятыхНаем на сезон: лучше временные работники или самозанятые?
№ 14
Как столичным работодателям учитывать нерабочий день 26 июняМожно ли взять допвыходные по уходу за ребенком-инвалидом, живущим в другом городеЧто ожидает работодателя при возвращении «приостановленного» сотрудника
№ 13
Нельзя лишать работника стимулирующей части зарплаты на весь период взысканияПремии: как учитывать, когда индексировать и из-за чего можно не платитьРаботодатель не должен мешать сотруднику в обеденный перерыв
№ 12
Признание увольнения незаконным: что думают судьиРаботник призван на военные сборы: что делать бухгалтеруШпаргалка по ПСВ и РСВ: на кого подавать сведения, а на кого нет
№ 11
Зарплатные субсидии за прием на работу участников СВОРоструд подготовил памятку по обязательным медосмотрамСписание подотчетных сумм: разбираемся с документами и налогами
№ 9
Студент-сотрудник: возможны ли срочный договор, испытательный срок и отпуск на сессиюРаботнику положена компенсация и за неначисленную зарплату
№ 8
Как в трудовой книжке исправить запись о переименовании организацииМожно ли наказать работника, прогулявшего обучение
№ 7
Устанавливаем видеонаблюдение в офисе с учетом судебной практики
№ 5
«Должен» — «не должен» в работе с персональными даннымиВозможности совместительства ограничены только временемТрудинспекторы почти всегда предупреждают о своем приходе
№ 4
Считаем отпуска и зарплаты с учетом праздничных и выходных дней
№ 3
Можно ли продлить испытательный срок нового работникаУпорядочение отчетности в органы занятости: что это означает для работодателяУтверждены требования к подтверждению уничтожения персональных данныхЧто нужно знать для организации суммированного учета рабочего времени
№ 2
Когда нужна доплата до МРОТМобилизованным гражданам предоставлены новые трудовые гарантииНовые бланки трудовых книжек в действииЧто надо помнить, если в компании есть работник-донор
№ 1
Зарплатные и отпускные вопросы в свете новогодних праздниковИспытательный срок: что нужно знатьНовшества в отношении иностранных работников — 2023

2022 г.

№ 24
Как отличить разъездной характер работы от командировокПередать трудовую книжку уволенного работника через его экс-коллегу нельзяПриостановление исполнительного производства в отношении мобилизованного сотрудникаЧто делать, если работодатель задерживает зарплату
№ 23
Запреты на работе: какие права нельзя отобрать за зарплатуЧто работодатель может запретить работникам
№ 22
«Мобилизационные» обстоятельства кадровой работыУволенный работник просит копии рабочих документов: что выдавать, а что нет?
№ 21
Директора мобилизовали: кому передать полномочия и какКадровые грани мобилизации: как все оформитьКадровые последствия «мобилизационного» приостановления договораМестные администрации вправе запрашивать данные о мужчинах-работникахМобилизационные хлопоты с сотрудником, которого нет на месте
№ 20
Воинский учет: вести его и сдавать отчетность должны все организацииКак работодателю сохранить прожиточный минимум сотруднику-должникуПочему работодателю важно понимать, что мобилизация ≠ военные сборы
№ 19
Персональные данные сотрудников: какие обязанности появились у работодателейСрок выплаты зарплаты нарушен — что за это будет?Что меняется с новыми правилами расследования производственных травмЧто нового при оформлении расследования несчастных случаев на производстве
№ 18
Как не ошибиться, удерживая долги из зарплаты сотрудниковНужно ли было подавать уведомление об обработке персональных данных до 1 сентября
№ 17
«Переводные» разъяснения Минтруда для первоначального работодателяОбещание, данное в мессенджере, можно зафиксировать у нотариусаОтветы Минтруда для работодателей, принимающих временных работниковСверхурочная работа: сложные вопросы оформления и оплатыУдержания из зарплаты сотрудника с учетом прожиточного минимума
№ 16
Как передать уволенному работнику трудовую книжкуНДФЛ с компенсации за задержку зарплаты: Минфин и ФНС изменили позицию
№ 15
Временный перевод к другому работодателю: взгляд с обеих сторонКак в трудовом договоре указывать сроки выплаты зарплатыКогда договор о полной материальной ответственности не работает
№ 14
Индексация ≠  повышение зарплаты до МРОТТест: как правильно организовать удаленку
№ 13
Как работники с работодателя серую зарплату взыскивалиЧто думает ВС РФ об оформлении трудовых договоров
№ 12
Ведение трудовой книжки и учет трудового стажа работника из УкраиныКогда больничный лист не спасет работника от увольнения по инициативе работодателяСчитаем отпускные при наличии «президентских» нерабочих дней в расчетном периоде
№ 11
А ну-ка, удержи: переплата за «авансовый» отпуск при увольнении работникаКак IT-компании уведомлять военкомат об увольнении работника-«отсрочника»Зарплатный аванс: чтобы не больше, но и не меньшеКадрово-бухгалтерские будни: что, когда и как оформлятьКак поступить с работником, который не справляется со своими обязанностямиОтпуск отгулян авансом: отражаем перерасчет в налогах и бухучетеСправку об отсутствии судимости можно требовать не у всех соискателейЧто такое необоснованный отказ в приеме на работу: точка зрения ВС РФ
№ 10
Нюансы расчета «алиментной» задолженности сотрудниковОбзор судебных дел по спорам, связанным с заключением трудового договораФаксимильная подпись и трудовой договор несовместимы
№ 9
Во избежание простоя: временная смена трудовой функции, режима работы или работодателяСубсидии за наем молодежи: кто, сколько и как может получить
№ 8
Любимые вопросы работодателей об индексацииНи от кого не зависящий простой: оформляем, оплачиваем, учитываем
№ 7
Аренда жилья и другие расходы при переезде сотрудника: что с налогамиНеотгулянный отпуск: компенсируем при увольненииРаботник «потерялся» на митинге, в отпуске или в командировке: кадрово-бухгалтерские последствия
№ 6
Работодатели могут продолжать перечислять работникам зарплату на карты банков, попавших под санкцииУвольнение за прогул: разбираемся с причинами отсутствия на работе
№ 5
2 основных вопроса про компенсацию отгуловСЗВ-ТД о приеме на работу: с приказом и без негоКак перевести будущую маму на легкий трудКак работодателям размещать сведения о вакансиях на портале «Работа в России»Правила хорошего тона при отгулах
№ 4
«Вирусное» отстранение: когда допустимо и какие последствияГенерального директора ООО дисквалифицировали: как смягчить последствияКак удержать с работника алименты и другие долги, чтобы к вам не было претензийНа удаленку рекомендовали отправить как можно больше работниковПрием на работу генерального директора ООО: три основных шагаУчет расходов на добровольное личное страхование и пенсионное обеспечение работников
№ 3
«Медицинский» перевод на другую работу: как, куда, на сколькоКак устроить у себя ЭКДО
№ 1
В 2022 году МРОТ равен 13 890 руб.: что предпринять работодателямПФР подкорректировал правила заполнения СЗВ-СТАЖЧто полагается за работу в январские каникулы
ПОЛЕЗНОЕ
АКТУАЛЬНОЕ

КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Вебинар 27 марта НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ
Нужное
Содержание